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3 características dos planos de ação que NÃO funcionam!

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Monise Carla

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Auditora Líder ISO 9001:2015, ISO 22000:2018 e ISO 31000:2016. Redatora do Blog da Qualidade e Especialista de Comunicação no Qualiex! Eu ajudo profissionais a resolverem problemas de qualidade por meio de tecnologia e acredito que esse é o primeiro passo para uma vida de Excelência. Gosto de rock, desenho animado e vejo qualidade e excelência em tudo isso. Não me leve tão a sério no Twitter, mas se preferir, você também pode me encontrar no Facebook e Linkedin.

Planos de Ação são essenciais para quem quer chegar a algum lugar, e existem várias boas práticas que podem ser consideradas para sua elaboração. No entanto, segundo Falconi, existem Planos de Ação ruins, que são aqueles que não geram nenhum resultado. Mas como reconhecê-los? Várias empresas estão executando planos para melhorar seus processos, aumentar a produtividade da equipe, gerar comprometimento com a qualidade, entre tantos outros. Mas essas ações vão se arrastando em pequenas atividades que parecem intermináveis, trabalhosas, e nas quais os progressos vão se arrastando lentamente. Sábado passado, eu me sentei e disse que só iria fazer outra atividade depois que escrevesse um texto para o Blog da Qualidade. A partir de então comecei a ler várias coisas de vários temas para ver se eu teria algum insight ou se me viria algum assunto interessante que fosse legal abordar aqui. Porém, na segunda feira, eu não havia escrito nada.
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Qual era o meu problema?
  • Eu tinha uma meta clara: escrever um texto para o Blog.
  • Eu tinha referências: vários blogs e sites favoritos que leio com frequência.
  • Eu tinha foco: li seriamente durante horas, praticamente 15 horas, somando todas.
  • Eu sabia o que fazer: tenho o hábito de escrever, o que faz com que essa tarefa não seja algo totalmente novo.
  • Eu tinha um propósito: quem é que não acha legal compartilhar conhecimento e experiência?
Depois de analisar estes fatos, acabei descobrindo que meu plano de ação é ruim simplesmente porque ele tem essas 3 características principais:

1 – Estabelecendo metas que não esclarecem o objetivo

Um objetivo precisa de uma meta e uma meta precisa de um objetivo. Quando eu coloco uma meta que não deixa claro o objetivo, eu tenho aquela sensação de que em qualquer direção que eu ande, estarei a caminho da meta. Se eu ficasse esse tempo todo em redes sociais, eu poderia ter algum insight sobre um texto novo? Sim! E se eu passasse o dia conversando com minha mãe sobre a vida eu poderia ter uma ideia do que escrever? Sim! Se eu dormisse o dia todo, poderia sonhar com algo que me desse alguma ideia? Vai saber… Vamos supor que eu tenha o objetivo de “melhorar os processos da empresa”, então vou desdobrar esse objetivo colocando a meta de “Melhorar o processo de atendimento ao cliente em 2 semanas, para que ele tenha mais velocidade, aumentando os atendimentos diários de 10 para 16”. Eu fui mais específica, eu disse um tempo e disse um resultado. Não serão todos planos de ação que caberão para atingir essa meta. Lembre-se: metas mal estabelecidas levarão a planos de ação que não darão resultados. Quando qualquer plano de ação cabe a meta, há muito mais chances de não chegarmos a lugar algum. Neste caso, é bom desconstruir metas. Talvez se a minha fosse: “Escrever um texto sobre como as metas podem influenciar seu resultado, para ser publicado terça-feira no Blog da Qualidade” ficaria mais fácil. Se você estabelecer metas S.M.A.R.T terá menos problemas!

2 – Parece que você está executando, mas não está!

Existem planos de ação que levam a falsa sensação de execução, mas na verdade, você não saiu do planejamento: “Ler texto sobre indicadores”, “Verificar relatório de produtividade”, entre outros. No meu exemplo, eu fiquei “Lendo blogs de referências” por 2 dias! Eu não saí do planejamento!!! Eu estava no P do PDCA esse tempo todo! O que definiria a minha execução seria escrever, de fato. E na verdade, eu nem considerei isso como uma ação. Se eu tivesse listado todas as ações necessárias para chegar ao resultado esperado, teria uma visão muito mais clara do trabalho. Talvez teria definido um tema antes de ir estudar, assim alocaria tempo de maneira assertiva.

3 – Não há um resultado específico e mensurável!

Quando plano de ação não gera um documento, ou um número, ou uma evidência clara, ou algo que dê para aplicar a etapa CHECK e ACTION do PDCA, não é um plano de ação, é uma tarefa! Plano de ação BOM gera resultado. No meu exemplo, “escrever o artigo para o Blog”, apesar de não especificar tema, gera um documento, algo que é possível verificar. Mas no plano de ação “Ler Blogs Referências”, não gera nada. Como medir o resultado do conhecimento? Como saber o quanto contribuiu pra minha meta? É praticamente impossível! Tarefas não tem obrigação de dar resultados complexos. “Pagar uma conta”, “Ir a reunião”, “Mandar um e-mail”, “Ler um artigo”, são tarefas! Você não precisa aplicar o ciclo PDCA nela, no máximo o PLAN e o DO… você só consegue aplicar o PDCA completo e com efetividade, principalmente o CHECK e o ACTION, em planos de ação.

Trabalhe com disciplina e mude hábitos

A partir deste texto, eu estou revisando e melhorando os meus planos de ação para aumentar minha curva de produtividade e resultado. Tem mais a ver com uma mudança de hábito e disciplina, mas se você experimentar aí vai notar a grande diferença que pode fazer! Se você conhece mais características de planos de ação ruins, comenta aí com a gente!  

Sobre o autor (a)

11 comentários em “3 características dos planos de ação que NÃO funcionam!”

  1. Sou um leitor assíduo do blog e de suas publicações, Monise. Você sempre acaba abordando assuntos que de alguma forma me remetem à situações que encontro durante minha jornada de trabalho.

    Sempre defendi o estabelecimento de metas adequadas e coerentes, porém nunca tinha parado para pensar que talvez uma meta “com objetivo vago”, seja a origem da falta de eficácia nos planos de ações.

    Outro problema bastante recorrente em um Plano de Ação, pode estar na DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES (Who).
    Em muitos casos, onde a responsabilidade não é claramente definida, a indecisão acaba por desalinhar o sequenciamento das ações, uma vez que alguma ação não foi implantada.

    Mais um vez, parabéns pelo artigo !

  2. Juliano Rodrigues Ramos

    Uma dica simples que tenho utilizado, e acredito estar funcionando é dividir meus planos de ações em tarefas pequenas e agrupá-las diariamente.
    Depois disto utilizo um controle bem simples (Notas-Autoadesivas do Windows) onde defino minha “Meta Diária”. Um grupo de tarefas que devem ser concluídas até o final do dia de trabalho e que irão me ajudar a atingir minha “Meta Final”.

    E…parabéns por mais este artigo! Você concluiu muito bem a meta afinal! rsrs

  3. Párabens pelo artigo,

    Tenho apenas um cometário, é possivel sim você fazer PDCA em qualquer tarefa que você faça, ele não serve somente para planos de ação. Vamos pegar seu exemplo, “Mandar um e-mail”:

    Você pode planejar o envio(PLAN)
    Escrever o email(DO)
    Ler o email que escreveu(CHECK)
    e se tiver algo errado, corrigir(ACTION).

    Resultado direto foi um e-mail bem escrito que vai atingir melhor o resultado esperado, assim utilizando o PDCA por completo e com efetividade.

    O PDCA pode e normalmente é utilizado em quase tudo que fazemos não somente profissionalmente, mas nós não vemos que fazemos, onde muita vezes nem sabemos que se chama PDCA.

    1. José,

      Muito legal sua consideração, mas discordo. Sim, o PDCA pode ser aplicado em várias coisas na vida, e a cultura de planejar e depois refletir sobre é muito importante, mas aqui nesse caso, o CHECK, não significa só “ver se está tudo ok”, significa “deu o resultado que a gente queria?”. O próprio Falconi dá o exemplo de que o plano de ação BOM se estabelece a partir de uma lacuna e ele carrega o conhecimento.

      Vou explicar com um exemplo mais fácil depois a gente volta para o seu exemplo, tudo bem?

      Suponhamos que coloquei uma meta de vender 15 mil reais em 1 mês. Meu resultado está em 10 mil reais. Por que eu não consigo chegar a 15 mil reais? Por que eu não sei! Ou seja, preciso de um plano de ação para alcançar meu resultado.

      Se você tem uma meta, o plano de ação é aquilo que te fará chegar a até a meta. Você chegou até a meta? O CHECK analisa se deu o resultado que você esperava, de fato. Suponhamos que eu consegui vender 15mil reais, só que em 2 meses, eu consegui meu resultado mas em um tempo muito maior, ou seja, minha ação corretiva está no tempo! Então o CHECK vai avaliar o resultado e como atingiu o resultado.

      Sobre enviar um e-mail, ok, você pode planejar o envio e pode escrever o e-mail. Legal, mas se isso não for um plano de ação como “envio de e-mail marketing” que é mensurável e dá pra monitorar, eu não vejo COMO fazer o CHECK de um e-mail enviado para o meu chefe, por exemplo. MUITO MENOS o ACTION que é agir corretivamente. Agora se eu tiver um processo de envio de e-mail, aí sim, eu consigo fazer o CHECK e o ACTION.

      Inclusive, quando a gente vai fazer uma viagem, por exemplo, seria muito produtivo usar o PDCA, por isso ele é ótimo.

      Bom, eu sugiro que você veja o vídeo do Falconi falando sobre isso: https://www.youtube.com/watch?v=TwisE9OTENc

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