Ferramentas da qualidade

3 características do plano de ação que NÃO funciona!

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Planos de Ação são essenciais para quem quer chegar a algum lugar, e existem várias boas práticas que podem ser consideradas para sua elaboração, porém, segundo Falconi, existem Planos de Ação ruins, que são aqueles que não geram nenhum resultado. Mas como reconhecê-los?

Várias empresas estão executando planos para melhorar seus processos, aumentar a produtividade da equipe, gerar comprometimento com a qualidade, entre tantos outros, mas essas ações vão se arrastando em pequenas atividades que parecem intermináveis, trabalhosas, e nas quais os progressos vão se arrastando lentamente.

Sábado passado eu me sentei e disse que só iria fazer outra atividade depois que escrevesse um texto para o Blog da Qualidade. A partir de então comecei a ler várias coisas de vários temas para ver se eu teria algum insight ou se me viria algum assunto interessante que fosse legal abordar aqui.

Porém, na segunda feira, eu não havia escrito nada.

Qual era o meu problema?

  • Eu tinha uma meta clara: escrever um texto para o Blog.
  • Eu tinha referências: vários blogs e sites favoritos que leio com frequência.
  • Eu tinha foco: li seriamente durante horas, praticamente 15 horas, somando todas.
  • Eu sabia o que fazer: tenho o hábito de escrever, o que faz com que essa tarefa não seja algo totalmente novo.
  • Eu tinha um propósito: quem é que não acha legal compartilhar conhecimento e experiência?

Depois de analisar estes fatos, acabei descobrindo que meu plano de ação é ruim simplesmente porque ele tem essas 3 características principais:

1 – Estabelecendo metas que não esclarecem o objetivo

Um objetivo precisa de uma meta e uma meta precisa de um objetivo.

Quando eu coloco uma meta que não deixa claro o objetivo, eu tenho aquela sensação de que em qualquer direção que eu ande, estarei a caminho da meta. Se eu ficasse esse tempo todo em redes sociais, eu poderia ter algum insight sobre um texto novo? Sim! Se eu passasse o dia conversando com minha mãe sobre a vida eu poderia ter uma ideia do que escrever? Sim! Se eu dormisse o dia todo, poderia sonhar com algo que me desse alguma ideia? Vai saber…

Vamos supor que eu tenha o objetivo de “melhorar os processos da empresa”, então vou desdobrar esse objetivo colocando a meta de “Melhorar o processo de atendimento ao cliente em 2 semanas, para que ele tenha mais velocidade, aumentando os atendimentos diários de 10 para 16”. Eu fui mais específica, eu disse um tempo e disse um resultado. Não serão todos planos de ação que caberão para atingir essa meta.

Lembre-se: metas mal estabelecidas levarão a planos de ação que não darão resultados.

Quando qualquer plano de ação cabe a meta, há muito mais chances de não chegarmos a lugar algum. Neste caso, é bom desconstruir metas. Talvez se a minha fosse: “Escrever um texto sobre como as metas podem influenciar seu resultado, para ser publicado terça-feira no Blog da Qualidade” ficaria mais fácil.

2 – Parece que você está executando, mas não está!

Existem planos de ação que levam a falsa sensação de execução, mas na verdade, você não saiu do planejamento: “Ler texto sobre indicadores”, “Verificar relatório de produtividade”, entre outros. No meu exemplo, eu fiquei “Lendo blogs de referências” por 2 dias! Eu não saí do planejamento!!! Eu estava no P do PDCA esse tempo todo! O que definiria a minha execução seria escrever, de fato.

3 – Não há um resultado específico e mensurável!

Quando plano de ação não gera um documento, ou um número, ou uma evidência clara, ou algo que dê para aplicar a etapa CHECK e ACTION do PDCA, não é um plano de ação, é uma tarefa! Plano de ação BOM gera resultado. No meu exemplo, “escrever o artigo para o Blog”, apesar de não especificar tema, gera um documento, algo que é possível verificar. Mas no plano de ação “Ler Blogs Referências”, não gera nada. Como medir o resultado do conhecimento? Como saber o quanto contribuiu pra minha meta? É praticamente impossível!

Tarefas não tem obrigação de dar resultados complexos. “Pagar uma conta”, “Ir a reunião”, “Mandar um e-mail”, “Ler um artigo”, são tarefas! Você não precisa aplicar o ciclo PDCA nela, no máximo o PLAN e o DO… você só consegue aplicar o PDCA completo e com efetividade, principalmente o CHECK e o ACTION, em planos de ação.

A partir deste texto, eu estou revisando e melhorando os meus planos de ação para aumentar minha curva de produtividade e resultado. Não é fácil não, mas se você experimentar aí vai notar a grande diferença que pode fazer!

Se você conhece mais características de planos de ação ruins, comenta aí com a gente e me ajuda também! 😉

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