Sou apaixonada por Qualidade desde criança quando realizava “auditorias” e escrevia “relatórios”para os meus pais sobre o comportamento dos meus irmãos, rs… Iniciei minha trajetória na área de Informática, mas logo percebi que minha vocação não era aquela e decidi redefinir minha rota. Então me formei em Administração, fiz MBA em Gestão da Qualidade e me qualifiquei como Auditora Líder nas normas ISO 9001, 14001 e 45001. Atuo como Consultora Empresarial há mais de 15 anos e, através disso, consigo conciliar a minha missão pessoal com a profissional, ajudando pessoas e empresas a crescerem fazendo Gestão com Qualidade e, consequentemente, contribuindo para a construção de um mundo mais organizado, equilibrado e melhor para todos.
Essa semana eu vi um post nas redes sociais que citava o aniversário de 40 anos da banda brasileira Legião Urbana e pedia que as pessoas mencionassem qual era a música preferida delas. Ao ler aquilo, eu como fã dessa banda que marcou a minha adolescência, imediatamente pensei que coisas boas se tornam atemporais.
Elas ultrapassam a barreira do tempo e permanecem vivas na atualidade, marcando gerações. Mas isso não acontece apenas no mundo artístico, e hoje eu vou trazer um exemplo de uma ferramenta que nasceu em meados da década de 50 e que continua fazendo sucesso até hoje.
Ela tem um nome que parece complicado, remete à mais uma das muitas siglas usadas na área da qualidade, porém, o que a torna tão aplicável em diferentes contextos é justamente a facilidade de utilização aliada à eficiência dos resultados. Estou me referindo a metodologia 5W2H! E te convido a continuar a leitura para descobrir todos os benefícios que essas cinco letrinhas podem trazer para a sua empresa.
Os limões que viraram limonada
Pode ser difícil para nós imaginarmos com veracidade um cenário pós-guerra. Cidades destruídas, famílias desestruturadas, pessoas desabrigadas, devastadas e abaladas emocionalmente. Agora, aumente exponencialmente esse cenário que já era complicado, focando especificamente no Japão, o país que teve milhares de civis mortos após o lançamento de bombas atômicas contra as cidades de Hiroshima e Nagasaki, a tragédia que foi determinante para a rendição japonesa e o cessar fogo da Segunda Guerra Mundial.
Essa era a realidade que as empresas daquela época enfrentavam. A urgência de retomada das atividades existia, mas por onde começar? O que fazer para mobilizar todos os recursos necessários e reerguer o país? Foi nesse contexto que nasceu a ferramenta tema deste artigo. Nos bastidores das fábricas da Toyota, onde os japoneses buscavam por soluções para reiniciar o fluxo de trabalho, tornando-o mais enxuto, ágil e eficiente. E eles conseguiram criar algo que trouxe tudo isso e que ainda tinha um elemento único e essencial: a simplicidade.
O básico bem-feito que funciona
Não é fácil criar uma solução simples e eficiente para um problema, pois normalmente, temos a tendência de buscar os caminhos mais complexos e que nem sempre nos levam ao melhor resultado. A boa notícia é que isso não se aplica ao 5W2H.
A essência da ferramenta está atrelada à importância de um bom planejamento. Hoje sabemos que esse é o ponto de partida para qualquer projeto bem-sucedido, mas os japoneses já sabiam disso desde aquela época e buscaram descobrir quais eram os tópicos indispensáveis para um bom plano de ação, aqueles que fariam total diferença no resultado, determinando o sucesso ou fracasso de todo o esforço.
Eles chegaram a conclusão de que todo planejamento deveria contemplar, minimamente, sete itens, que são:
- What (O quê?) – O que será feito, descrevendo o objetivo ou problema a ser resolvido;
- Why (Por quê?) – Apresenta um motivo ou justificativa pela qual esse trabalho deve ser realizado. Estudos apontam que as pessoas se comprometem mais com causas que fazem sentido para elas;
- Where (Onde?) – Qual será o local onde a implementação será feita? Pode ser em uma área específica da empresa ou um processo em particular. Essa definição influenciará no prazo e no orçamento;
- When (Quando?) – Deve ser definido o prazo para implementação da solução de forma global e o cronograma das atividades;
- Who (Quem?) – Define os responsáveis por cada atividade do plano;
- How (Como?) – Etapa importantíssima, pois consiste em transformar o objetivo ou problema mencionado no item
- What (O quê?) – em atividades que devem ser executadas para o que o fluxo seja objetivo e eficiente;
- How much (Quanto?) – Deve ser especificado qual será o investimento financeiro necessário para resolver o problema.
As letras iniciais das palavras que formam os sete passos essenciais do planejamento (WWWWWHH) deram o nome da ferramenta que conhecemos hoje como 5W2H.
Como você pode aplicar o 5W2H no seu negócio?
As aplicações desta ferramenta no ambiente corporativo são diversas, incluindo planejamento de ações estratégicas, resoluções de problemas operacionais e detalhamento das demandas rotineiras, ou seja, questões onde a empresa precisa realizar várias tarefas com mais eficiência e agilidade, aumentando a produtividade como um todo. Alguns exemplos práticos da aplicação desta ferramenta incluem:
- Expandir a área de atuação da empresa;
- Incluir um novo produto no portfólio;
- Fazer a adequação à uma norma ou lei;
- Implementar um plano de melhoria da gestão;
- Reduzir custos ou retrabalho;
- Desenvolver as competências da equipe.
Cinco dicas para um melhor aproveitamento da ferramenta
Apesar da simplicidade, alguns pontos podem ser considerados para potencializar os resultados desta ferramenta:
- Distribua as sete questões no formato que for mais adequado para a sua realidade. Eu gosto muito das tabelas ou planilhas, mas você pode usar um quadro ou arquivo de texto que todos possam contribuir e editar;
- Busque envolver a equipe na hora de responder as questões, garantindo uma visão mais completa e tornando as pessoas parte do processo;
- Assegure uma comunicação eficiente e clara, tanto no planejamento inicial, quanto no acompanhamento e ajustes necessários ao longo da execução;
- O grande segredo para o sucesso desta ferramenta é saber fazer as perguntas certas e considerar as melhores respostas como parte da estratégia de execução;
- Acompanhe as ações durante o andamento do projeto e faça os ajustes necessários focando sempre no objetivo a ser alcançado.
Por que essa ferramenta é usada até hoje?
A resposta mais óbvia seria essa: Porque ela é muito boa, assim como a banda Legião Urbana que eu citei no início. Mas existem outros benefícios que vou relacionar a seguir:
- Simplicidade, clareza e direcionamento nas estratégias da empresa;
- Eficiência na elaboração de um plano de ação completo e funcional;
- Maior facilidade para comunicar e gerenciar as ações;
- Aumento do engajamento da equipe com os objetivos da empresa;
- Ferramenta que pode ser usada sem nenhum investimento financeiro;
- Flexibilidade para ser usada em qualquer negócio.
Os planos não são nada sem um bom planejamento
Talvez seja verdade que nós brasileiros não tenhamos a cultura do planejamento tão forte como os japoneses. Mas isso não significa que precisamos internalizar a crença e agir de forma desorganizada com nossos projetos pessoais e, mais ainda, profissionais.
Basta entendermos que um bom plano é o fator que determinará o sucesso ou fracasso de qualquer objetivo e que todo planejamento deve ser simples, executável, ser executado e ponto final. É isso, a correta aplicação da ferramenta 5W2H vai garantir, transformando aqueles “limões” do seu dia a dia em uma excelente limonada.
E para te ajudar a ter um bom planejamento, apresento o Qualiex Planos, um software idealizado para que a execução aconteça. Aliado a um processo de acompanhamento simples, você fará uma gestão profissional dos projetos garantindo resultados satisfatórios, reduzindo custos e otimizando o tempo de gestão.
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