A importância da autonomia para combater a burocracia na Qualidade

Vamos falar sobre a importância da autonomia? Parece um tema ultra filosófico, que não tem nada a ver com o que fazemos todos os dias. Puxando um outro artigo que escrevi, sobre descentralização, parece um dos modismos de agora. Sabe aqueles que surgem nas startups da vida?

Talvez, até seja assim que as pessoas entendem a importância da autonomia. Mas não é esse o foco que eu quero dar nesse artigo. Quero falar um pouco sobre como a falta de autonomia contribui para a burocratização do sistema, das empresas no geral. Acho importante trabalhar esse assunto pois burocracia é um problema bastante relatado por nossos clientes e leitores.

Dessa forma, não vou falar de Autonomia de maneira geral, mas só nesse pequeno escopo mesmo: o da burocratização. Com isso, espero que você tenha alguns insights sobre o estado atual da sua empresa. Que consiga identificar aí algum dos problemas citados aqui.

O que é autonomia e qual é sua importância?

Muitas vezes, ao pensar em autonomia, as empresas simplesmente travam. Afinal, não sabem como começar a “implantá-la”. Isso ocorre porque autonomia é um tema muito, mas muito, amplo.

Se olharmos a definição do dicionário Michaelis, por exemplo, já temos uma ideia mais concreta de toda essa amplitude. Olha só:

autonomia

1 Capacidade de autogovernar-se, de dirigir-se por suas próprias leis ou vontade própria; soberania.

2 Faculdade própria de algumas instituições quanto à decisão sobre organização e normas de comportamento, sem se dobrar ou ser influenciadas por imposições externas.

[…]

4 ADM Direito de se administrar livremente, dentro de uma organização mais vasta, liderada por um poder central.

5 Liberdade moral ou intelectual do indivíduo; independência pessoal; direito de tomar decisões livremente.

6 FILOS Liberdade do homem que, pelo esforço de sua própria reflexão, dá a si mesmo os seus princípios de ação, não vivendo sem regras, mas obedecendo às que escolheu depois de examiná-las.

[…]

Só neste pequeno trecho, temos uma infinidade de interpretações (E eu ainda omiti algumas que não estão diretamente ligadas ao nosso contexto neste artigo). Agora, imagine como pode ser confuso trabalhar todos esses aspectos ao mesmo tempo. Complicado, não é mesmo?

Por isso, nesse texto, vou propor a minha definição de autonomia. Será ela que vou trabalhar daqui para frente. Não é a única existente e muito menos “a correta”. É apenas um significado que vai direcionar o texto, para que a Autonomia seja um pouquinho mais concreta e palpável quando citada aqui. Então, para esse artigo, vamos considerar autonomia como:

A capacidade de remover impedimentos desnecessários para executar melhor o trabalho. (Davidson, Blog da Qualidade, 2019, haha)

A importância da autonomia deve intervir sobre aquilo que não agrega valor

Proponho essa definição porque, a meu ver, antes de pensar em qualquer outro contexto, a autonomia deve agir sobre aquilo que não agrega valor ao processo. Vamos usar como exemplo a tratativa de não conformidades. Pense comigo:

• Se o colaborador não pode (ou não consegue) abrir uma NC, o que acontece? Ele precisa recorrer a outra pessoa que faça isso. “Recorrer a outra pessoa” é parte do trabalho dele?
• Se a qualidade nunca tem as informações suficientes para analisar a NC ou a eficácia da tratativa, o que acontece? Ela precisa recorrer ao colaborador que fez a tratativa. “Recorrer ao colaborador por falta de informações” é parte do trabalho da qualidade?
• Se o colaborador não tem capacitação para tratar a NC do processo dele, o que acontece? Ele precisa recorrer a outra pessoa para fazer a tratativa. “Recorrer a outra pessoa por falta de capacitação”, é parte do trabalho dele?

É fácil cair na cilada de acreditar que isso tudo faz parte do trabalho.

Pensamos que essas atividades são normais e que está tudo bem. Entretanto, na verdade elas são falhas de processo. Falhas que impedem as pessoas de executar suas tarefas de forma ágil e fluida e, com isso, geram outras atividades desnecessárias. (essas atividades desnecessárias são carinhosamente chamadas de burocracia).

Pensando na definição que estamos considerando para autonomia, essas atividades impedem as pessoas de trabalhar livremente nos processos. Afinal, sempre há algum fator limitante para a execução.

Excesso de burocracia é falta de autonomia

Entendendo burocracia de forma mais ampla, você vai perceber que os exemplos que dei anteriormente já podem ser considerados burocráticos. Entretanto, existe uma burocracia mais latente, que é mais visível e incomoda mais:

• criar documentos que não tem utilidade no processo;
• centralizar toda a tomada de decisões em uma só pessoa (ou setor);
• dificultar o trânsito das informações dentro da empresa (todos as informações precisam passar por todo mundo);
• formulários que coletam informações que não são necessárias no contexto em que são utilizados;
• e por aí vai.

E, mais uma vez, voltamos a questão da importância da autonomia. Quando se tem autonomia, pode-se decidir o que agrega ou não valor ao processo. Existe uma capacidade de decisão que está diretamente ligada à autonomia que me foi dada, que foi dada ao colaborador, pois, sabendo disso:

• Eu não vou criar um documento só porque a norma pede, pois isso não vai contribuir com meu processo. É desnecessário, quando não nocivo.
• Não vou consultar meu gerente em todas as ações, porque sei que posso decidir aquilo que impacta/facilita meu trabalho.
• Não vou continuar preenchendo 10 campos de formulário que não servem para o meu processo.

Autonomia não é anarquia

Acredito que as pessoas e empresa ainda tenham um pouco de medo da autonomia porque a confundem com anarquia. Elas acham que vai ser um Deus Nos Acuda dentro da organização. Que as pessoas vão fazer o que quiserem. Mas é justamente o contrário!

A autonomia tem a ver com o que você faz. Então, vamos pensar na minha definição. Ela fala do trabalho que cada um exerce. Então, para ter autonomia, eu preciso entender o meu trabalho. Assim, eu tenho autonomia naquilo que tenho competência para fazer. Eu só atuo e altero naquilo que sei que posso melhorar e evoluir.

Dessa forma, se trabalhada da maneira correta, a autonomia tende a reforçar a ordem, e não a destruí-la. Pois para ter autonomia, eu preciso compreender o que impacta o meu trabalho e atuar sobre isso. Preciso cortar o que é desnecessário e focar no que posso tornar mais ágil.

Se meu processo tem uma etapa inconsistente, lenta, demorada e que atrapalha o resultado final, tenho autonomia de alterar isso junto às pessoas que são impactadas por essa mudança. Claro, comunicando-a a quem é necessário e alterando processos (o ACT do PDCA) de forma sistêmica.

É preciso, mais que tudo, entender que não é só uma questão de “fazer ou não fazer”. O ponto principal é entender o que atrapalha o processo, retirar isso e criar melhorais contínuas. E todo tipo de impedimento desnecessários, atrapalha o processo e influencia na importância da autonomia.

Autonomia não é restritiva

Talvez você esteja pensando: “Mas Davidson, desse jeito que você está falando, só quem trabalha no processo tem autonomia nele”. E de certa forma, isso está correto.

A única coisa que não podemos esquecer é que pensar em processos é pensar “de ponta a ponta”. E processo ponta a aponta é aquele que começa no fornecedor e termina na entrega do cliente. Nesse meio tempo, temos diversos subprocessos aos quais estamos inseridos.

A partir do momento que eu entendo que sou parte do processo geral, e não apenas de um pequeno subprocesso, entendo que posso atuar em tudo que afeta a qualidade do meu processo ou serviço.

É claro que meus limites de conhecimento podem me impedir de dar grandes contribuições em todo o processo. Porém, se eu entender que recebo saídas de outro subprocesso e produzo entradas para o subprocesso posterior, só aqui tenho 2 pontos de contato em que posso atuar. 2 pontos que podem criar diversas barreiras desnecessárias a execução do processo e ao aumento da satisfação do meu cliente (seja ele interno ou externo).

Autonomia é uma questão de velocidade

Eu sei que existe mais uma porção de coisas que poderiam ser ditas sobre autonomia. Que ela está ligada à satisfação e até mesmo ao desenvolvimento das pessoas. E isso é igualmente importante.

Entretanto, espero que eu tenha conseguido te mostrar que essa questão é mais terrena. Que ela está dispersa nos seus processos e pode estar atrapalhando a execução deles. O que traz uma série de efeitos negativos. E aqui, efeitos negativos podem ser entendidos como baixos resultados e não alcance das metas.

Espero que esse artigo tenha acendido esse alerta sobre a importância da autonomia. Mais que isso, espero que ele tenha trazido a você a ideia de que autonomia é mais que um lema e, com isso, tenha despertado em você a vontade de atuar mais na sua empresa! Porque isso é protagonismo, e protagonismo requer autonomia!