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A última chance para evitar reincidência de não conformidades!

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    Vanessa Prado

    Vanessa Prado

    Aqui no Blog da Qualidade vocês perceberão que exploramos bastante o tema “Reincidência de Não conformidades”, tem diversos artigos sobre esse assunto direta ou indiretamente. 

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    Claro que não é à toa. Nossos clientes pedem, entendemos que essa é uma dor da maioria dos profissionais da Qualidade e os problemas que vivenciamos aqui dentro da firma são os principais motivos que nos entusiasmam a falar disso.

    Além disso, o processo de gestão de não conformidades tem diversas etapas, cada uma com suas peculiaridades a serem observadas, também envolvem muitas pessoas diferentes e isso faz com que o amadurecimento desse processo aconteça a longo prazo, variando conforme a intensidade da dedicação dos envolvidos nesse processo. Por isso é um assunto que dá o que falar!

    Hoje, em especial, eu gostaria de desdobrar um assunto que o Rogério Meira brilhantemente levantou a bola no artigo O segredo (guardado a 7 chaves) da reincidência das Não Conformidades

    Qual o problema de reincidência de não conformidades?

    A partir de agora acho que falarei a mesma língua de alguns profissionais da Qualidade: reincidência de não conformidades. Vamos combinar, pior do que tratar não conformidades é tratar sempre as mesmas não conformidades (problemas), não é mesmo?

    Se pensarmos pelo lado de que ter não conformidades é bom, uma vez que elas são uma fonte de melhoria contínua, não há problema algum. Pelo contrário, demonstra engajamento do pessoal com a melhoria do processo, registrando as não conformidades identificadas.

    Porém, por outro lado, se torna um problema se as não conformidades identificadas e registradas estão se repetindo. Na verdade, elas apenas estão se acumulando, gerando retrabalho, não promovendo melhorias nos processos, e pior, colocando em xeque o Sistema de Gestão da Qualidade da sua empresa.

    O encerramento da não conformidade com chave de ouro

    Sobre o tratamento da não conformidade, vamos aqui nos dedicar a falar do pedaço (etapa) “Verificação de eficácia”, porque é aqui sua última chance de atuar para evitar reincidência das não conformidades.

    Com isso, eu gostaria de apontar o que eu considero como as principais observações a serem feitas pelo responsável da verificação de eficácia ao realizar esta etapa; e definitivamente promover a melhoria contínua, eliminando na raiz aquele problema que sempre dá as caras.

    Análise de causa rasa

    É importante que o verificador de eficácia tenha conhecimento dos processos da empresa, mas também atue com uma visão de “fora da caixa” para não ser tendencioso durante a análise de causa. O que eu quero dizer com isso: sabe quando a pessoa “acha” que já sabe qual a causa do problema e começa a responder os 5 porquês de maneira tendenciosa a chegar naquela causa que ele “acha” que é? Pois é, isso gera uma análise rasa.

    Ação incoerente com a causa

    Então vamos supor que foi feita uma ótima análise de causa, utilizando a ferramenta correta de forma correta, com envolvimento do responsável pelo processo, com a pessoa que executa o procedimento e chegou na verdadeira causa raiz. Ótimo, até aqui! 

    Porém, se as ações que você definir não tiverem conexão (ou coerência) com as causas levantadas ou se você não definir ação para todas as causas que necessite, pode sentar-se e rezar, porque se depender do seu plano de ação, ocorrerá reincidência da não conformidade.

    É neste ponto que você poderá incorrer na armadilha que o Rogério Meira fala no artigo que citei lá em cima.

    Verificação de eficácia baseada em evidências

    Para encerrar o tratamento da não conformidade com chave de ouro coloque evidências no seu parecer sobre a eficácia da ação.

    É preciso ter um parecer sem viés de subjetividade, portanto, com evidências claras de que a causa foi afetada.

    A sua gestão de não conformidades precisa estar estruturada de forma que seja possível identificar rapidamente casos de reincidência do problema. Não caia na armadilha de justificar a eficácia apenas se baseando em não conformidades de auditoria, porque é claro que auditorias são feitas por amostragem. Olhe para dentro de casa com olhar crítico e seja sincero sobre seu Sistema de Gestão.

    Gestão de não conformidades

    As não conformidades merecem uma gestão, merecem ser vistas como um processo com uma sistemática apropriada.

    E nesse processo de gestão de não conformidades, você vai pensar em cada parte, em cada pedacinho do ciclo de vida de uma não conformidade, da abertura ao encerramento, completando o ciclo PDCA.

    Seja por planilhas ou por um software, gerencie as não conformidades. Não olhe para cada uma delas pontualmente, observe de forma abrangente e envolva outras áreas que possivelmente estão sendo impactadas por uma não conformidade.

    O mais importante é você enxergar rapidamente as incidências e reincidências e mudar a rota das suas ações em tempo hábil para que não ocorram outras e outras e outras NC até que a verificação de eficácia da primeira NC seja concluída. Provavelmente as reincidências estão acontecendo porque você não está identificando e mudando as ações inicialmente planejadas.

    Se já tentou aplicar isso na sua gestão de não conformidades, mas não está sendo funcional, é muito demorado porque é feito em planilhas, aproveite para conhecer o módulo Ocorrências do Qualiex que foi desenvolvido especialmente para essa finalidade.

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