Gestão de processos

Administrando o Tempo: 3 perguntas para começar!

como-administrar-o-tempo-peter-drucker
Imprimir artigo

Só se aprende a utilizar bem o tempo quando se pratica, isto é um fato, mas só com esforço e disciplina conseguimos administrar o tempo para eliminar desperdícios.

Nosso foco de hoje é usar a abordagem de Peter Drucker para entender como devemos administrar nosso tempo. Segundo ele, existem 3 perguntas a serem feitas:

Pergunta 1 – O que não precisa ser feito?

O primeiro passo é identificar tudo aquilo que não é produtivo. É simples chegar a essa conclusão! Faça uma lista de todas as suas atividades e pergunte uma a uma “O que aconteceria se eu não fizesse isso?” Se a resposta for: “Nada” então não tem porque fazê-la. Muitas pessoas estão extremamente ocupadas fazendo coisas que não trazem resultado nenhum. Jantares, relatórios que não são entregues a ninguém e nem são usados para fomentar alguma ação, reuniões que não resultam em atividades, enfim. Para eliminar isso é só aprender a falar “NÃO” quando algo não contribui para aquilo que é do seu interesse ou da organização. Que tal começar a treinar? Organize, retire e diga NÃO àquilo que não é vai trazer resultado positivo.

Pergunta 2 – O que eu posso delegar?

Mesmo eliminando aquilo que não precisa ser feito, sobrarão muitas atividades que são importantes e devem ser executadas, mais atividades que o tempo disponível para execução, com toda certeza. Mas aí que vem a próxima pergunta: “Qual dessas atividades que estão sob minha responsabilidade, poderiam ser feitas por outra pessoa tão bem ou melhor do que eu faria?“. Existem muitas atividades delegáveis e isso vai melhorar a sua eficácia. Mas lembre-se: Delegar não é largar! Avalie outras pessoas que possam te ajudar no desempenho de suas tarefas, nem sempre a ocasião exige que seja você o único executor dela. Algumas atividades podem estar com você apenas por vaidade ou ego, mas considere que o tempo disponível não é suficiente para realizar tudo.

Pergunta 3 – O que eu faço que desperdiça o tempo da minha equipe?

É muito comum acontecer de sermos os maiores causadores de desperdício de tempo de outras pessoas. Acontece de fazermos coisas que sabote, atrapalhe e desperdice o tempo da sua equipe e não há uma forma de descobrir isso a não ser perguntar as pessoas: “O que estou fazendo que toma o seu tempo e contribui para sua eficácia?“. Você deve estar preparado para a resposta, mas não se preocupe, somente pessoas altamente eficazes tem coragem de fazer essa pergunta; seja uma delas!

Drucker dá um exemplo bem claro disso: um Diretor Financeiro fazia questão de ter a presença de todos os empregados em todas as reuniões. Por estarem presentes, as pessoas se achavam na obrigação de participarem com perguntas, que na maioria das vezes eram irrelevantes para o tema discutido, fazendo as reuniões serem improdutivas e demoradas. Quando ele fez a pergunta 3 aos colaboradores eles também afirmaram que aquela reunião era uma grande perda de tempo. Mas o executivo se preocupava muito com a informação correr pela organização, então como resolver isso? Ele passou a informar à todas as pessoas que haveria a reunião, mas convocando só a presença de alguns, os que estavam totalmente ligados ao assunto. No final do convite, ele colocava a seguinte frase “Queira comparecer, se você considerar que precisa das informações ou deseja participar da discussão com considerações relevantes.” Após a reunião terminada, ele enviava um resumo para todos, assim eram informados conforme o desejo do Diretor Financeiro. A reunião que durava 3 horas agora dura 1 hora e com melhor participação e produtividade.

No próximo post, vou compartilhar quais os sintomas que provam que realmente estamos perdendo tempo. Até mais!

 

Referência

DRUCKER, Peter Ferdinand. O melhor de Peter Drucker: obra completa. São Paulo: Nobel, 2002.

Autores

Comentários

Posts Relacionados

vicente-falconi-comprometer-pessoas
← Post mais recente
Cultura da Qualidade: Vicente Falconi diz como comprometer pessoa...