Análise crítica pela direção em momentos de crise (ou fora deles)

Em épocas de crise, começamos a repensar muitas coisas. Isso acontece porque as crises nos tiram do nosso modo automático, mudam o nosso entorno e nos obrigam a nos adaptarmos ao novo. No artigo de hoje, eu vou falar sobre análise crítica pela direção.

Estou trabalhando na Delegação Anti-crise da Forlogic. Desde o início estamos conversando sobre como atingir os resultados dos processos e projetos mudando o “como” eles são executados: nossos kick-offs foram reformulados, nosso SAMBA será um pouco diferente em abril, nossas reuniões de acompanhamento da equipe se tornaram diárias, entre tantas outras mudanças. 

Trabalho com qualidade e estratégia, então puxei o levantamento de riscos com os líderes. Uma das primeiras conclusões que chegaram foi: recessão econômica mundial. Foi nesse momento que minha ficha caiu realmente, pois no começo do ano eu documentei a análise SWOT que fizemos para o Divertimento Estratégico e o cenário econômico era otimista.

Na hora, pensei: “Olha, que mudança de contexto pesada!”. Deixa eu anotar isso para levar na análise crítica. Logo em seguida, “despensei”: “Mas a análise crítica é só daqui duas semanas, não podemos esperar a reunião. Mas como vou evidenciar essa análise? Terei que levar para a análise crítica de novo?”.

A pergunta que ficou então é: “Mas se eu não levei para a reunião de análise crítica, eu não fiz análise crítica?”.

Afinal, o que é análise crítica então?

Fui novamente consultar a ISO 9000: Sistemas de gestão da qualidade – Fundamentos e vocabulário. Segundo ela, análise crítica é a “determinação da pertinência, adequação ou eficiência de um objeto para alcançar os objetivos estabelecidos”. 

Também fui atrás da ISO 17000, que fala sobre avaliação de conformidade, e lá a análise crítica é definida como “verificação de pertinência, da adequação e da eficácia das atividades de seleção e de determinação, e dos resultados dessas atividades com relação ao entendimento, por um objetivo de avaliação de conformidade, dos requisitos especificados”.

Ao ler essas definições e pensar em todo esse contexto, cheguei a conclusão de que uma análise crítica é, portanto, o ato de verificar se o que foi feito atingiu o resultado pretendido, e confirmei o que eu estava pensando: a ISO 9001:2015 nunca disse que a análise crítica é uma reunião.

Em algum momento, fazer análise crítica através de uma reunião com a alta direção se tornou uma das formas de fazer e foi a forma que “pegou”. Eu até entendo o porquê e concordo, marcar uma reunião formal parece a forma mais fácil de fazer, ainda mais porque a ISO diz que a análise crítica deve ser feita a intervalos planejados. 

Mas essa não é a única forma de fazer. Ainda mais em momentos como esse, de crise, onde nada foi planejado. A gente se acostumou a fazer a análise crítica na reunião periódica e registrar a ata dela. Mas todas as outras decisões que são tomadas pela e com a alta direção também são análise crítica, e devemos considerá-las como tal.

Mitos da qualidade

Quando vamos implantar coisas novas na empresa, geralmente procuramos saber de que forma outras empresas estão fazendo, o famoso benchmarking. O problema é que cada empresa tem seu contexto e as coisas funcionam diferente dentro das particularidades de cada contexto.

Nós aqui na Forlogic, por exemplo, conseguimos fazer uma transição rápida e de 100% da equipe para o home office, e sei que essa é uma realidade impossível para muitos de nossos clientes. Portanto, não posso sair falando que todo mundo tem que trabalhar home office (isso parece óbvio, mas tem aquela frase: o óbvio só parece óbvio para mentes preparadas). Ou seja, se eu estou perdida sobre como fazer determinada coisa, eu vou copiar e testar até perceber se dá ou não dá para executar daquela determinada forma. É um processo de tentativa e erro.

E tudo bem, é assim que acontece mesmo! Só que se a gente não tiver a clareza que aquilo está sendo testado na nossa realidade, acabamos tomando várias coisas como verdades absolutas e tentamos nos adaptar aos mitos.

A reunião de análise crítica é só uma dessas coisas. Ainda temos vários exemplos de mitos como esse:

• só lista mestra de documento mostra os documentos pendentes de revisão;
• só descrição de cargos e salários mostra responsabilidades e papéis;
• só certificado pode demonstrar competência;
• só a auditoria presencial funciona;
• entre outros.

Essa é uma boa oportunidade para repensarmos nossos “comos”

A crise nos traz vários riscos, mas também várias oportunidades – se estivermos preparados, e dispostos, para enxergá-las – e uma delas é a de melhoria do nosso sistema de gestão.

Neste momento, estou repensando sobre a análise crítica. Vamos eliminar a reunião de análise crítica na Forlogic? Não sei, e acho que nossa dinâmica funciona bem, então não é preciso! Mas sei que estamos fazendo análise crítica de vários pontos fora da reunião de análise crítica.

“Mas Marina, então porque não repensar?”

A ISO apoia todas as mudanças que quisermos fazer no nosso SGQ, afinal ela nos deu um requisito falando só disso, que é o 6.3 Planejamento de mudanças.

O importante é que as boas práticas da qualidade continuem sendo atendidas, como diz o requisito: o SGQ não pode perder sua integridade.

No meu caso, a análise crítica é só umas das coisas que saltou na frente dos meus olhos, mas essa é uma boa hora para relermos a ISO 9001 e qualquer outra ISO que nos dispusemos a atender, e repensar tudo que viemos fazendo até aqui. Então fica a tarefa de casa: de que forma podemos melhorar e mudar nosso SGQ para acompanhar o contexto da nossa empresa?

Leia a série completa:

#1 – Qual é o papel da Qualidade contra o Coronavírus (COVID-19)?

#2 – Como fazer gestão de crise, um exemplo prático da ForLogic #coronavírus

#3 – Coronavírus: Liderança em tempos de crise

#4 – Coronavírus: como fazer gestão de crise do zero?

#5 – Gestão de mudanças abruptas: o que fazer quando o imponderável acontece?

#6 – Análise crítica pela direção em momentos de crise (ou fora deles)

#7 – Liderança em tempos difíceis: você é o capitão do navio, mas que tipo de capitão?