Sistemas de gestão

Análise crítica pela direção em momentos de crise (ou fora deles)

Imagem com um notebook em cima de uma mesa de vidro com alguns resultados na tela. Essa imagem, simboliza o artigo do Blog da Qualidade sobre análise crítica pela direção.
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Em épocas de crise, começamos a repensar muitas coisas. Isso acontece porque as crises nos tiram do nosso modo automático, mudam o nosso entorno e nos obrigam a nos adaptarmos ao novo. No artigo de hoje, eu vou falar sobre análise crítica pela direção.

Estou trabalhando na Delegação Anti-crise da Forlogic. Desde o início estamos conversando sobre como atingir os resultados dos processos e projetos mudando o “como” eles são executados: nossos kick-offs foram reformulados, nosso SAMBA será um pouco diferente em abril, nossas reuniões de acompanhamento da equipe se tornaram diárias, entre tantas outras mudanças. 

Trabalho com qualidade e estratégia, então puxei o levantamento de riscos com os líderes. Uma das primeiras conclusões que chegaram foi: recessão econômica mundial. Foi nesse momento que minha ficha caiu realmente, pois no começo do ano eu documentei a análise SWOT que fizemos para o Divertimento Estratégico e o cenário econômico era otimista.

Na hora, pensei: “Olha, que mudança de contexto pesada!”. Deixa eu anotar isso para levar na análise crítica. Logo em seguida, “despensei”: “Mas a análise crítica é só daqui duas semanas, não podemos esperar a reunião. Mas como vou evidenciar essa análise? Terei que levar para a análise crítica de novo?”.

A pergunta que ficou então é: “Mas se eu não levei para a reunião de análise crítica, eu não fiz análise crítica?”.

Afinal, o que é análise crítica então?

Fui novamente consultar a ISO 9000: Sistemas de gestão da qualidade – Fundamentos e vocabulário. Segundo ela, análise crítica é a “determinação da pertinência, adequação ou eficiência de um objeto para alcançar os objetivos estabelecidos”. 

Também fui atrás da ISO 17000, que fala sobre avaliação de conformidade, e lá a análise crítica é definida comoverificação de pertinência, da adequação e da eficácia das atividades de seleção e de determinação, e dos resultados dessas atividades com relação ao entendimento, por um objetivo de avaliação de conformidade, dos requisitos especificados”.

Ao ler essas definições e pensar em todo esse contexto, cheguei a conclusão de que uma análise crítica é, portanto, o ato de verificar se o que foi feito atingiu o resultado pretendido, e confirmei o que eu estava pensando: a ISO 9001:2015 nunca disse que a análise crítica é uma reunião.

Em algum momento, fazer análise crítica através de uma reunião com a alta direção se tornou uma das formas de fazer e foi a forma que “pegou”. Eu até entendo o porquê e concordo, marcar uma reunião formal parece a forma mais fácil de fazer, ainda mais porque a ISO diz que a análise crítica deve ser feita a intervalos planejados. 

Mas essa não é a única forma de fazer. Ainda mais em momentos como esse, de crise, onde nada foi planejado. A gente se acostumou a fazer a análise crítica na reunião periódica e registrar a ata dela. Mas todas as outras decisões que são tomadas pela e com a alta direção também são análise crítica, e devemos considerá-las como tal.

Mitos da qualidade

Quando vamos implantar coisas novas na empresa, geralmente procuramos saber de que forma outras empresas estão fazendo, o famoso benchmarking. O problema é que cada empresa tem seu contexto e as coisas funcionam diferente dentro das particularidades de cada contexto.

Nós aqui na Forlogic, por exemplo, conseguimos fazer uma transição rápida e de 100% da equipe para o home office, e sei que essa é uma realidade impossível para muitos de nossos clientes. Portanto, não posso sair falando que todo mundo tem que trabalhar home office (isso parece óbvio, mas tem aquela frase: o óbvio só parece óbvio para mentes preparadas). Ou seja, se eu estou perdida sobre como fazer determinada coisa, eu vou copiar e testar até perceber se dá ou não dá para executar daquela determinada forma. É um processo de tentativa e erro.

E tudo bem, é assim que acontece mesmo! Só que se a gente não tiver a clareza que aquilo está sendo testado na nossa realidade, acabamos tomando várias coisas como verdades absolutas e tentamos nos adaptar aos mitos.

A reunião de análise crítica é só uma dessas coisas. Ainda temos vários exemplos de mitos como esse:

  • só lista mestra de documento mostra os documentos pendentes de revisão;
  • só descrição de cargos e salários mostra responsabilidades e papéis;
  • só certificado pode demonstrar competência;
  • só a auditoria presencial funciona;
  • entre outros.

Essa é uma boa oportunidade para repensarmos nossos “comos

A crise nos traz vários riscos, mas também várias oportunidades – se estivermos preparados, e dispostos, para enxergá-las – e uma delas é a de melhoria do nosso sistema de gestão.

Neste momento, estou repensando sobre a análise crítica. Vamos eliminar a reunião de análise crítica na Forlogic? Não sei, e acho que nossa dinâmica funciona bem, então não é preciso! Mas sei que estamos fazendo análise crítica de vários pontos fora da reunião de análise crítica.

Mas Marina, então porque não repensar?

A ISO apoia todas as mudanças que quisermos fazer no nosso SGQ, afinal ela nos deu um requisito falando só disso, que é o 6.3 Planejamento de mudanças.

O importante é que as boas práticas da qualidade continuem sendo atendidas, como diz o requisito: o SGQ não pode perder sua integridade.

No meu caso, a análise crítica é só umas das coisas que saltou na frente dos meus olhos, mas essa é uma boa hora para relermos a ISO 9001 e qualquer outra ISO que nos dispusemos a atender, e repensar tudo que viemos fazendo até aqui. Então fica a tarefa de casa: de que forma podemos melhorar e mudar nosso SGQ para acompanhar o contexto da nossa empresa?

Leia a série completa:

#1 – Qual é o papel da Qualidade contra o Coronavírus (COVID-19)?

#2 – Como fazer gestão de crise, um exemplo prático da ForLogic #coronavírus

#3 – Coronavírus: Liderança em tempos de crise

#4 – Coronavírus: como fazer gestão de crise do zero?

#5 – Gestão de mudanças abruptas: o que fazer quando o imponderável acontece?

#6 – Análise crítica pela direção em momentos de crise (ou fora deles)

#7Liderança em tempos difíceis: você é o capitão do navio, mas que tipo de capitão?

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