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Análise crítica pela direção em momentos de crise (ou fora deles)

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    Marina Beffa

    Marina Beffa

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    Auditora Líder ISO 9001:2015 e analista de Estratégia, Excelência e Gestão. Adoro design de interiores, mas tenho zero habilidades, então prefiro trabalhar com design de processos haha! Me encontre também no Linkedin.

    Em épocas de crise, começamos a repensar muitas coisas. Isso acontece porque as crises nos tiram do nosso modo automático, mudam o nosso entorno e nos obrigam a nos adaptarmos ao novo. No artigo de hoje, eu vou falar sobre análise crítica pela direção.

    Estou trabalhando na Delegação Anti-crise da Forlogic. Desde o início estamos conversando sobre como atingir os resultados dos processos e projetos mudando o “como” eles são executados: nossos kick-offs foram reformulados, nosso SAMBA será um pouco diferente em abril, nossas reuniões de acompanhamento da equipe se tornaram diárias, entre tantas outras mudanças. 

    Trabalho com qualidade e estratégia, então puxei o levantamento de riscos com os líderes. Uma das primeiras conclusões que chegaram foi: recessão econômica mundial. Foi nesse momento que minha ficha caiu realmente, pois no começo do ano eu documentei a análise SWOT que fizemos para o Divertimento Estratégico e o cenário econômico era otimista.

    Na hora, pensei: “Olha, que mudança de contexto pesada!”. Deixa eu anotar isso para levar na análise crítica. Logo em seguida, “despensei”: “Mas a análise crítica é só daqui duas semanas, não podemos esperar a reunião. Mas como vou evidenciar essa análise? Terei que levar para a análise crítica de novo?”.

    A pergunta que ficou então é: “Mas se eu não levei para a reunião de análise crítica, eu não fiz análise crítica?”.

    Afinal, o que é análise crítica então?

    Fui novamente consultar a ISO 9000: Sistemas de gestão da qualidade – Fundamentos e vocabulário. Segundo ela, análise crítica é a “determinação da pertinência, adequação ou eficiência de um objeto para alcançar os objetivos estabelecidos”. 

    Também fui atrás da ISO 17000, que fala sobre avaliação de conformidade, e lá a análise crítica é definida comoverificação de pertinência, da adequação e da eficácia das atividades de seleção e de determinação, e dos resultados dessas atividades com relação ao entendimento, por um objetivo de avaliação de conformidade, dos requisitos especificados”.

    Ao ler essas definições e pensar em todo esse contexto, cheguei a conclusão de que uma análise crítica é, portanto, o ato de verificar se o que foi feito atingiu o resultado pretendido, e confirmei o que eu estava pensando: a ISO 9001:2015 nunca disse que a análise crítica é uma reunião.

    Em algum momento, fazer análise crítica através de uma reunião com a alta direção se tornou uma das formas de fazer e foi a forma que “pegou”. Eu até entendo o porquê e concordo, marcar uma reunião formal parece a forma mais fácil de fazer, ainda mais porque a ISO diz que a análise crítica deve ser feita a intervalos planejados. 

    Mas essa não é a única forma de fazer. Ainda mais em momentos como esse, de crise, onde nada foi planejado. A gente se acostumou a fazer a análise crítica na reunião periódica e registrar a ata dela. Mas todas as outras decisões que são tomadas pela e com a alta direção também são análise crítica, e devemos considerá-las como tal.

    Mitos da qualidade

    Quando vamos implantar coisas novas na empresa, geralmente procuramos saber de que forma outras empresas estão fazendo, o famoso benchmarking. O problema é que cada empresa tem seu contexto e as coisas funcionam diferente dentro das particularidades de cada contexto.

    Nós aqui na Forlogic, por exemplo, conseguimos fazer uma transição rápida e de 100% da equipe para o home office, e sei que essa é uma realidade impossível para muitos de nossos clientes. Portanto, não posso sair falando que todo mundo tem que trabalhar home office (isso parece óbvio, mas tem aquela frase: o óbvio só parece óbvio para mentes preparadas). Ou seja, se eu estou perdida sobre como fazer determinada coisa, eu vou copiar e testar até perceber se dá ou não dá para executar daquela determinada forma. É um processo de tentativa e erro.

    E tudo bem, é assim que acontece mesmo! Só que se a gente não tiver a clareza que aquilo está sendo testado na nossa realidade, acabamos tomando várias coisas como verdades absolutas e tentamos nos adaptar aos mitos.

    A reunião de análise crítica é só uma dessas coisas. Ainda temos vários exemplos de mitos como esse:

    • só lista mestra de documento mostra os documentos pendentes de revisão;
    • só descrição de cargos e salários mostra responsabilidades e papéis;
    • só certificado pode demonstrar competência;
    • só a auditoria presencial funciona;
    • entre outros.

    Essa é uma boa oportunidade para repensarmos nossos “comos

    A crise nos traz vários riscos, mas também várias oportunidades – se estivermos preparados, e dispostos, para enxergá-las – e uma delas é a de melhoria do nosso sistema de gestão.

    Neste momento, estou repensando sobre a análise crítica. Vamos eliminar a reunião de análise crítica na Forlogic? Não sei, e acho que nossa dinâmica funciona bem, então não é preciso! Mas sei que estamos fazendo análise crítica de vários pontos fora da reunião de análise crítica.

    Mas Marina, então porque não repensar?

    A ISO apoia todas as mudanças que quisermos fazer no nosso SGQ, afinal ela nos deu um requisito falando só disso, que é o 6.3 Planejamento de mudanças.

    O importante é que as boas práticas da qualidade continuem sendo atendidas, como diz o requisito: o SGQ não pode perder sua integridade.

    No meu caso, a análise crítica é só umas das coisas que saltou na frente dos meus olhos, mas essa é uma boa hora para relermos a ISO 9001 e qualquer outra ISO que nos dispusemos a atender, e repensar tudo que viemos fazendo até aqui. Então fica a tarefa de casa: de que forma podemos melhorar e mudar nosso SGQ para acompanhar o contexto da nossa empresa?

    Leia a série completa:

    #1 – Qual é o papel da Qualidade contra o Coronavírus (COVID-19)?

    #2 – Como fazer gestão de crise, um exemplo prático da ForLogic #coronavírus

    #3 – Coronavírus: Liderança em tempos de crise

    #4 – Coronavírus: como fazer gestão de crise do zero?

    #5 – Gestão de mudanças abruptas: o que fazer quando o imponderável acontece?

    #6 – Análise crítica pela direção em momentos de crise (ou fora deles)

    #7Liderança em tempos difíceis: você é o capitão do navio, mas que tipo de capitão?

    Imagem do banner da nova página sobre gestão de riscos.

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    5 comentários em “Análise crítica pela direção em momentos de crise (ou fora deles)”

    1. Sergio Luiz Dias da Luz

      Muito bom o texto, como a própria norma diz temos que sempre buscar a melhoria de nossos processos. E neste momento de crise, até pelas circunstâncias, temos que buscar formas para atender as necessidades que se apresentam e também para superar os obstáculos que irão surgindo. Você colocou muito bem que a análise crítica não necessariamente tem que ser feita através de reunião, o que ela pede é que seja retida informação documentada para evidenciar o resultados das análises realizadas, levando em consideração os itens previstos no requisito 9.3 – Análise Crítica pela Direção, tanto para entrada com para as saídas
      .

    2. Qualidade [Mercolab]

      Esse ponto do artigo: “Ao ler essas definições e pensar em todo esse contexto, cheguei a conclusão de que uma análise crítica é, portanto, o ato de verificar se o que foi feito atingiu o resultado pretendido, e confirmei o que eu estava pensando: a ISO 9001:2015 nunca disse que a análise crítica é uma reunião”, foi muito bom!!
      Parabéns!!!

    3. Pingback: Como simplificar a análise crítica pela Direção - Blog da Qualidade

    4. Pingback: #073 - MÉTODOS DE ANÁLISE E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS.

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