Gestão de processos

Análise de indicadores: como o ForLogic Indicators engaja pessoas

Colaborador da ForLogic utilizando o Indicators para fazer análise de indicadores.
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A análise de indicadores é um dos 8 gatilhos de melhoria que o Pavani indica no seu curso de processos. E isso é bastante lógico porque, de forma geral, melhorar é trazer mais resultados para a empresa. E a análise de indicadores monitora os resultados da empresa.

Dessa forma, garantir que seus indicadores estão sendo analisados nas datas corretas, de forma assertiva e confiável é o primeiro passo para atuar nos resultados que realmente importam!

Entretanto, nem sempre é fácil fazer com que as pessoas se engajem e mantenham a gestão de indicadores em dia. Certo? Eu sei, elas não fazem as coletas, não analisam os indicadores, é um Deus nos acuda. Aí, na hora da reunião de análise crítica; de analisar o resultado dos processos; da auditoria ou de demostrar os resultados para a diretoria, a gente se frustra por 2 motivos:

  1. Se frustra porque tem que começar a cobrar as pessoas com 10, 15, 20 dias (ou mais) de antecedência, ou;
  2. Se frustra porque não tem os resultados que precisa em mãos (e volta para a frustração do motivo 1).

“Mas análise de indicadores é assim mesmo, Davidson!”

Esse cenário que descrevi é tão comum que algumas empresas acham isso natural. Que para reverter essa situação é necessário um esforço sobrenatural, sobre humano, quase impensável. Em outros casos, que considero ainda piores, pensam que não tem jeito, que é assim mesmo, e que é preciso se adaptar a isso.

É claro que sempre será necessário um trabalho intenso de conscientização. Será necessário ajudar as pessoas a priorizar as coisas e mostrar a elas a importância da gestão de indicadores. Porém, é possível engajar as pessoas e conseguir mais pontualidade na análise de indicadores. As coisas não precisam ser assim!

Neste ano, as meninas do EEG (empreendimento de Estratégia, Excelência e Gestão) desenvolveram uma série de ritos que trouxeram os seguintes resultados na análise de indicadores:

Imagem de um gráfico de uma Análise de indicadores do ForLogic Indicators mostrando o resultado do indicador de análise feitas dentro do prazo nos últimos 6 meses.

Gráfico do ForLogic Indicators que mostra a porcentagem de análise de indicadores dentro do prazo nos últimos 6 meses. (clique na imagem para ampliá-la)

Não, você não leu errado. Temos alcançado mais de 90% de pontualidade há 6 meses! Com destaque para um 98,96% (junho) e dois 100% (agosto e outubro). E estamos melhorando as coisas para padronizar os 100% e tornar todo o processo de gestão de indicadores mais simples e leve para todos os envolvidos. (sim, ainda temos muito trabalho pela frente!)

Como alcançamos esses resultados na análise de indicadores?

Para chegar a esse resultado, temos um trabalho conjunto. No título desse artigo está bem claro que vou falar do nosso software de gestão de indicadores no Qualiex.

Porém, o software sozinho não chegaria a esses 100%, mesmo porque software não é gestão (Ps: a Monise me prometeu um artigo sobre esse assunto, então me ajudem a cobrá-la, kkkkkk). Então sempre vai ser necessário o fator humano. Sempre vai precisar de alguém que toque esse processo com carinho e cuidado!

É aqui que entram os ritos criados pelas meninas do EEG. Aqui, nós chamamos esses ritos de SAMBA: Sistemática de Acompanhamento das Medições Baseadas em Análises. Explicando de forma simples, o SAMBA é uma semana inteira dedicada à coleta e análise de indicadores.

Nesse artigo eu vou mostrar como os ritos e o software se complementam para engajar as pessoas e ajudar a garantir analises de indicadores mais assertivas e dentro dos prazos.

Se você não leu o artigo da Vivian que fala sobre esses ritos, acredito que valha a pena ler antes de continuar. Porque vou fazer referência direta aos ritos que estão descritos lá e às práticas que nós executamos aqui na ForLogic. Você pode ler o artigo clicando aqui.

Como o ForLogic Indicators engaja as pessoas na análise de indicadores

Mesmo que você não seja nosso cliente, pode aplicar as práticas que que Vivian relatou no artigo dela. Entretanto, se você utilizar o Indicators, as coisas ficam mais fluidas, pois:

As informações estão centralizadas

A semana do SAMBA começa na segunda bem cedinho aqui na ForLogic. Com o pessoal avisando que “está aberta a temporada de coletas e análises”. Além de ser um momento de “aviso”, também é uma oportunidade de falar um pouco sobre a importância da Gestão de Indicadores como um todo.

Então, as pessoas saem do kick-off (reunião de abertura da semana) sabendo que está na hora de pôr os indicadores em dia. Como todos sabem que nossa gestão está centralizada no Indicators, ninguém tem dúvidas sobre “com quem está a planilha de indicadores” ou “onde devo coletar e analisar os indicadores”.

Tela do Forlogic Indicators que centraliza todas as informações sobre a análise de indicadores.

Tela do Forlogic Indicators que centraliza todas as informações sobre a análise de indicadores. (clique na imagem para ampliá-la)

Além disso, ao acessar seu indicador, as pessoas têm a visão dele em tempo real. Se alguém ainda não coletou algo ou analisou um outro indicador relacionado, o colaborador sabe disso sem precisar perguntar para ninguém.

Isso facilita muito, pois tendo essa informação, é mais fácil mandar uma mensagem para o coleguinha e pedir para ele fazer aquela coleta ou análise pendente. Não é preciso falar com todos os envolvidos ou abrir diversas fontes diferentes de dados.

As informações são mais confiáveis e seguras

Quando a gestão é feita em planilhas, muitas pessoas diferentes acabam editando os documentos. O que abre uma margem muito grande para alterações errôneas ou o input de informações incorretas.

As pessoas podem alterar uma fórmula sem querer ou digitar as informações em uma célula que não deviam. Nesses casos toda a confiabilidade dos dados se perde e a análise vai ser feita em cima de dados incorretos. Assim: dados incorretos levarão a uma análise incorreta. Está, por sua vez, levará a tomada de uma decisão incorreta.

Como utilizamos o Indicators, todas as fórmulas estão sinalizadas no software e calculam o resultado quantitativo do indicador. Ninguém precisa se preocupar em fazer contas ou em “colocar as informações no lugar certo”, pois é tudo muito intuitivo e prático.

A chance de um erro humano é muito menor, pois as pessoas enviam informações para o sistema em telas específicas, por exemplo, quando vou analisar meu indicador, somente as informações dele estão disponíveis naquela tela; quando vou fazer uma coleta, somente as informações da coleta aparecem na tela. Não existe uma planilha com 536 células disponíveis para você editar.

Por tudo isso, posso afirmar sem medo que, para o usuário, é fácil, prático e simples inserir informações no sistema. E isso já engaja e quebra uma série de restrições que as pessoas têm.

As informações são mais seguras

Além disso, também há um fator importante a respeito da Segurança da informação. Em alguns casos, alguns indicadores são restritos a algumas pessoas da empresa. Entretanto, esses indicadores precisam de várias coletas em diversas áreas da empresa. Nesse caso é muito complexo garantir as coletas sem envolver o indicador e, no mínimo, alguém terá o retrabalho de coletar tudo e “passar” para a planilha final.

Aqui na empresa, não temos nenhum tipo de preocupação com isso, pois o software configura todas as permissões e acessos. Cada pessoa é responsável pelos indicadores e coletas que são de sua responsabilidade e nada mais. Não é preciso nenhum outro esforço para proteger as informações confidenciais, o software cuida disso com muita competência.

O sistema ajuda a identificar e comunicar pendências

Parece meio óbvio, mas para “matar as pendências”, as pessoas precisam saber o que estão devendo, certo? Para nós, a semana do SAMBA como um todo é uma forma de dizer isso às pessoas. É como se disséssemos a todos:

Pessoal, nós sabemos da importância da coleta/análise de indicadores para tomarmos decisões que afetam os resultados da empresa e todos temos pendências que devem ser sanadas essa semana.

E para apoiar isso, o Indicators ajuda a mostrar o que cada pessoa tem que coletar ou analisar. Por exemplo, o sistema dispara e-mails automáticos com as tarefas que precisam ser executadas, assim, fica mais fácil manter a atenção e não esquecer dos indicadores.

Além disso, aqui na empresa, muita gente viaja a trabalho, sejam realizando a implantação dos softwares, visitando clientes ou participando de eventos. Assim, nem sempre todo mundo está presente no início da semana do SAMBA, e não vê os comunicados do kick-off por exemplo. As notificações por e-mail também ajudam reforçar o SAMBA para essas pessoas que estão em viagem.

Dashboards

Além disso, as dashboards facilitam a consulta. Basta o colaborador acessar a dashboard e ver quais coletas estão vencendo ou quais irão vencer nos em datas próximas. Assim, é possível acessar facilmente as pendências, aproveitando os momentos livres para adiantar uma ou outra coleta/análise, além de facilitar às pessoas que elas se organizem para executar todas as tarefas em tempo hábil.

Já falei disso, mas gostaria de reforçar. Saber exatamente como está a situação do indicador e suas coletas também ajuda muito. Às vezes acontece de uma coleta não ter sido feita quando eu vou analisar um indicador. Se for minha, consigo executá-la direto na tela do indicador, simples e rápido, sem troca de tela. Se não for minha, consigo mandar uma mensagem ou conversar com o responsável mais rapidamente, sem dor de cabeça.

Vídeo de uma análise de indicadores no ForLogic Indicators.

Vídeo de uma análise de indicadores no ForLogic Indicators. (clique no vídeo para ampliá-lo)

O Indicators é o caminho para uma gestão profissional de indicadores

Existem diversas outras vantagens na utilização do Indicators, como a coleta automatizada via API por exemplo. Mas não quero me estender muito aqui. (mesmo porque, no word, meu texto já está com quase 4 páginas, hehe)

Então, se você também quer alcançar 100% de pontualidade na análise de indicadores, entre em contato com a gente. Nós vamos fazer um diagnóstico do seu sistema de gestão e encontrar a melhor forma de unir nosso software aos seus processos. Juntos, tenho certeza de que podemos alcançar os resultados que você espera para o seu processo. (e muito mais!)

Acesse nosso site para conhecer melhor o ForLogic Indicators. Ou, se você realmente quer evoluir sua gestão de indicadores, solicite um contato nosso respondendo o formulário abaixo:


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