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Auditoria no Financeiro? Mas a ISO 9001 fala disso?!?

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Edson Silva

Edson Silva

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Cofundador da EDX Consultores, responsável pelos produtos da área de Estratégia & Gestão e de Gestão. Atua há mais de vinte e cinco anos como consultor, desenvolvendo projetos junto a organizações dos segmentos de serviços (com destaque para as áreas de saúde, educação e logística), industrial (empresas dos ramos automotivo, eletroeletrônico e metalomecânico), do agronegócio, do saneamento básico e da mineração, apoiando-as na implantação de ferramentas de Gestão Estratégica (Planejamento Estratégico, BSC e Gestão do Conhecimento, entre outros).

Em meu último post aqui no Blog da Qualidade, trouxe algumas dicas de como auditar a gestão de pessoas com base na ISO 9001:2015. O desafio de hoje talvez seja ainda maior: “Auditoria no Financeiro” como auditar os processos econômico-financeiros (ou a gestão dos recursos de uma organização)? Minha missão aqui: desmistificar isso!

Da mesma forma que a auditoria em processos de gestão de pessoas, este também é um tema que precisa ser compreendido no contexto de cada organização, levando em conta suas práticas, ferramentas, sistemas e necessidades por recursos, não somente para o sistema de gestão da qualidade, como descrito na subcláusula 7.1.1 da norma, mas sim para todo o negócio.

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Por onde começar a auditoria no Financeiro?

Primeiramente, vamos compreender o que a ISO 9001:2015 nos fala sobre o tema “Recursos”, em sua cláusula 7.1.

Na subcláusula 7.1.1 (“Generalidades”) está escrito:

“A organização deve determinar e prover os recursos necessários para o estabelecimento, implementação, manutenção e melhoria contínua do sistema de gestão da qualidade. A organização deve considerar:

  1. as capacidades e restrições de recursos internos existentes;
  2. o que precisa ser obtido de provedores externos.” 

Talvez por receio de interpretações equivocadas do texto, os elaboradores da norma no âmbito do TC-176 da ISO, lá em 2015, focaram o primeiro parágrafo nos “recursos necessários para (…) do sistema de gestão da qualidade”, sem qualquer menção à dimensão econômico-financeira da verdadeira gestão de recursos em uma organização. Por outro lado, nas cláusulas 7.2 (“Pessoas”), 7.3 (“Infraestrutura”) e 7.4 (“Ambiente para a operação dos processos”), o texto normativo é mais claro.

Vamos pensar um pouco… É possível falar em recursos, sejam eles humanos, de infraestrutura e/ou de ambiente de trabalho, sem falar em como prevê-los ?

Claro que não! Por isso, o Setor Financeiro precisa ser o foco da auditoria quando o tema são os recursos necessários ao negócio da organização.

Não tem outro jeito, embora os auditores dos nossos organismos certificadores de sistema, em sua maioria, fujam do tema com o Diabo foge da cruz!

Orientação das certificadoras? Falta de conhecimento básico de finanças? Interpretação mambembe da norma? Não sei dizer! Mas que há um “medo” neste ponto, disso eu tenho certeza!

Aí entra a primeira “dica” para quem for “auditar o Financeiro”: compreenda língua falada pelos profissionais do setor!

Sim! É necessário, para não dizer mandatório, saber, por exemplo, a diferença entre “econômico” e “financeiro”, entre outras definições.

Com relação a esse ponto específico, das inúmeras definições que são encontradas no Google, eu gosto daquelas encontradas no site capitalsocial.cnt.br para o que eles denominam as “situações econômica e financeira” de uma dada organização, transcritas abaixo de forma literal:

  • Situação econômica:Tem a ver com “os lucros ou prejuízos apurados dentro de seu regime de competência. A organização com ótima situação econômica possui grande quantidade de bens e direitos, a constituir seu patrimônio bruto. Essa situação significa que esses bens não foram obtidos por meio de financiamento ou aporte de terceiros: o que está em seu poder de fato diz respeito ao Patrimônio Líquido (ou riqueza) da empresa. Neste sentido, o gestor precisa avaliar periodicamente os resultados contábeis de sua empresa, a fim de entender se o negócio está dando lucro ou prejuízo e avaliar a dimensão efetiva de seu patrimônio, seu ativo e seu passivo.”
  • Situação financeira: Está relacionada “ao caixa da empresa, ou melhor, diz respeito aos rendimentos e às despesas que a organização apresenta ao longo de um período determinado, o que constitui seu orçamento, podendo ser positivo ou negativo. Se a empresa tem recursos disponíveis para cobrir suas obrigações mais urgentes e as contas a pagar do período, tudo estará bem com sua situação financeira. Porém, se a empresa não traz recursos acessíveis ou suficientes para honrar seus compromissos de momento, sua situação financeira vai se mostrar em apuros.”

Parece complicado, não é mesmo? Mas não é!

Se o auditor chegar ao Setor Financeiro com esses conceitos básicos, mais de meio caminho já terá sido andado. Note: o auditor não precisa ser um especialista na área (eu mesmo não sou e, por isso mesmo, me preparo muito para auditar esse tema de um modo específico em cada organização por onde passo). Ele (ou ela) deve conhecer o básico para não desempenhar um papel menor na auditoria.

E depois, como auditar o financeiro?

Bem, aí tem-se que conhecer a cultura da organização, sua forma de tratar o tema e as ferramentas tecnológicas que ela adota (existem muitos sistemas, programas, plataformas e outras soluções relacionadas a esse assunto), entre outros pontos. De um modo geral, a segunda “dica” é: dividir o tempo de auditoria em três grandes blocos.

O primeiro deles, com foco na gestão econômica da organização, tem como objetivo conhecer como vem sendo o desempenho de sua gestão no que diz respeito ao que realmente interessa: crescer e, com isso, aumentar a riqueza de seus acionistas, cotistas, proprietários, qualquer que seja o termo utilizado. Podem ser avaliados, por exemplo, o último balanço patrimonial e a famosa DRE – Demonstração do Resultado do Exercício.

Na sequência, a auditoria pode seguir com a avaliação de como se dá a construção (estabelecimento de premissas, estimativas de evolução de receitas e custos de um ano para o outro, consolidação dos dados e informações) do orçamento empresarial para um dado período (normalmente de um ano), bem como sua gestão ao longo desse mesmo período, o que inclui sua execução e os controles necessários.

Um orçamento que se preze leva em conta dois aspectos fundamentais: (i) os investimentos necessários para dar conta dos processos da organização e seu crescimento (às vezes chamados de CAPEX, do inglês “Capital Expenditure”) e (ii) os custos operacionais (ou OPEX – “Operational Expenditure”).

O auditor deve avaliar como isso se dá no cotidiano da organização, identificando se há um alinhamento entre a teoria (o orçamento em si) e a prática (a realidade nua e crua dos processos).

O segundo bloco, como não poderia deixar de ser, refere-se à gestão financeira propriamente dita, no dia a dia da organização. O destaque aqui fica por conta da gestão do fluxo de caixa da organização e suas consequências para sua saúde financeira. Será que o equilíbrio necessário entre as “entradas” e as “saídas” do fluxo de caixa está sendo atingido? Será que a organização possui um nível alto de inadimplência? Será que os fornecedores estão sendo pagos dentro do prazo, conforme combinado em pedidos de compra e/ou contratos? Há um endividamento alto, em comparação com o porte da empresa?

Ambos os conceitos dos dois blocos iniciais para Auditar no Financeiro precisam trazer respostas para uma questão fundamental: a organização tem, de fato, recursos para apoiar seu negócio (e não somente seu sistema de gestão da qualidade)?

Esta interpretação mais ampla da norma costuma agregar valor ao processo de auditoria, saindo da visão talvez propositalmente restrita do texto normativo, e indo para o que interessa: como o SGQ e os recursos disponíveis, de fato, SUPORTAM O NEGÓCIO!

Mas, e o terceiro bloco da auditoria?

O terceiro bloco da auditoria só poderia ser: tratar a gestão econômico-financeira de uma organização como um PROCESSO, devendo ser auditada como tal e junto aos seus gestores!

Aí valem aquelas mesmas dicas que foram mencionadas no post que fala de como auditar o RH. Dá uma olhada lá…

A importância de olhar o todo

A última “dica”: auditar o processo na segunda metade do período de auditoria, de modo a que a equipe auditora possa confrontar o que presenciou nos processos (finalísticos e de apoio) e aquilo que a Direção está prevendo de recursos. Em outras palavras: é importante auditar primeiramente os demais processos do sistema de gestão, deixando a gestão econômico-financeira mais para o final da auditoria.

Viu só? O auditor não precisa ter medo de auditar o processo de gestão de recursos da empresa. É só se preparar bem, desmistificando aquilo que parece um bicho de sete cabeças e, o mais importante, agregando valor a essa parte da auditoria tão negligenciada na maioria das vezes.

 

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