Centralização de informações do sistema de gestão: o que isso quer dizer para você?

Muitas empresas, ao consolidar um sistema de gestão da qualidade, buscam tomar decisões mais embasadas para melhorar a centralização de informações do sistema de gestão e melhorar a produtividade. Entretanto, em sua jornada, nem sempre esse resultado fica visível. 

Pode ter uma relação com ter o alcance dos objetivos planejados, pois assim é possível ter uma noção da evolução nesse caminho. Até explorei um pouco sobre esse assunto no artigo “Entendendo a maturidade da liderança em relação à qualidade“, mas quero trazer um outro elemento para discussão.

Nesse artigo, quero explorar um pouco sobre a centralização de informações e como isso pode confundir alguns objetivos da organização.

O que é a centralização das informações da qualidade?

Geralmente, centralização das informações está relacionada a ter uma base única onde estão todas as informações. É uma solução muito consistente pois traz algumas vantagens como: 

• Facilidade de gerenciar permissões e acessos
• Rastreabilidade
• Inúmeras possibilidades de análise
• Agilidade na tomada de decisão
• Esforço de qualificação direcionados a uma única base
• Visão sistêmica

Enfim, talvez você até tenha mais benefícios que não citei aqui. Muitas empresas já fazem isso, já que, é possível centralizar informações manualmente até por meio de planilhas. 

O problema é que vai gerar um trabalho razoável, e pior, esforço em atividades não inteligentes. Isso significa que aprendemos pouco com essas tarefas, estrategicamente falando. Trata-se apenas de ficar movimentando informações de um lado para o outro. E quase sempre, o tempo que levamos fazendo isso consome o tempo de análise. A análise e decisão sim, são os trabalhos inteligentes que deveríamos nos aprofundar.

Resolvemos isso rapidamente com o auxílio de um bom software. A vantagem do software é eliminar atividades burocráticas e manuais. Portanto, a centralização pode acontecer automaticamente e você trabalhará nas informações que deseja acessar, ou seja, você ganha tempo para se aprofundar em análises e tomadas de decisões. Desta forma, decisões inteligentes geram ações assertivas.

Quando as equipes estão gastando muito tempo reunindo informações de planilhas, cobrando reports por e-mail, perdendo dados pelo caminho, a solução é a contratação de um software. E resolve bem! Não estou criticando o modelo, ajudamos muitos clientes assim.

A partir daqui quero me aprofundar um pouquinho mais nesse assunto de centralizar informações e pensar em como isso nos ajuda a chegar aos nossos objetivos.

Vou usar como exemplo a gestão da qualidade. A equipe trabalhando com um software e centralizando o tratamento de não conformidades, o controle de documentos, gestão de riscos e por aí vai…

Por mais que ajude muito a operação do time, isso não vai garantir que você tome decisões sistêmicas e assertivas e nem que você ganhe produtividade em larga escala! Não significa que não é um bom primeiro passo, mas com certeza, não é o fim.

Centralização de informações de um sistema de gestão único

O que quero dizer começará a ficar mais claro quando tratarmos a empresa como um sistema único de gestão, e não um sistema de gestão da qualidade, sistema de gestão ambiental, sistema de gestão estratégico, ou até sistema de gestão integrado.

Centralizar as informações do sistema de gestão da qualidade, por exemplo, pode ser garantir que aquela equipe está organizada. Ela conseguirá operar e tomar decisões dentro daquele espaço limitado. Mas não garante que irá conseguir alavancar o sistema para alcançar os objetivos da empresa, como um todo.

O sistema de gestão da empresa é, ou deveria ser, um só. A visualização de um único sistema de gestão é um primeiro passo para buscar os objetivos, que não são mais da qualidade, ou qualquer outro contexto. São objetivos da organização. E isso tem muito a ver com a estratégia da empresa.

A partir de então, centralizar informações não é apenas ter todas as informações em um único lugar. Mas garantir a conexão da qualidade, por exemplo, com a estratégia, responsabilidades, funções, processos, missão, visão e valores da empresa.

Por isso, só colocar todas as informações em um lugar não fará que o seu sistema de gestão seja único. Principalmente se cada um estiver trabalhando em seu “quadrado”.

A cultura da organização

Cada organização possui a sua cultura, e a partir dessa, ela pode incorporar a qualidade, assertividade, protagonismo, excelência, empatia, cuidado, e por aí vai. Mas a cultura não deixa de ser da organização.

Da mesma forma acontece com o sistema de gestão. Ele é da organização! Pode-se incorporar práticas para garantir a qualidade da gestão, entrega do produto livre de defeitos e também a satisfação do cliente. São princípios da qualidade que buscamos ao estarmos conformes com a ISO 9001, por exemplo. Mas ainda assim, queremos que isso faça parte do sistema, e não ter um sistema a parte.

Para fechar, quero citar aqui um fragmento de um outro texto que fiz falando sobre sistema de gestão:

Enquanto trabalharmos melhorias para serem implantadas em componentes, não conseguiremos estabelecer melhorias de fato, pois melhorias devem afetar o sistema, e não só o componente.

Desta forma, o nosso trabalho deve ser fortalecer o sistema de gestão, não apenas um componente do sistema.

Isso não significa que você não deva usar um software para gestão da qualidade. Nem que na sua empresa deveria ter um software só, ou que você tenha que investir em um BI, sei lá. Todas essas são soluções muito boas, mas quero trazer outra abordagem.

A centralização de informações pode não ser apenas colocar todos os dados em um único lugar, e mais, isso não necessariamente fará o sistema se tornar mais eficiente. Por isso, nosso esforço deve estar em centralizar o sistema (e também suas informações).

Portanto, é necessário muito mais que uma base centralizada, precisamos direcionar nossas mentes e esforços para um único objetivo.