Líder de implantação MPS-BR e ISO:9001 no Grupo Forlogic. Tecnóloga em Análise e Desenvolvimento de Sistemas pela UTFPR, e pós-graduada em Testes de Software pela UEL. Mais informações no Linkedin.
Continuando com nossos estudos para a certificação PMP – Project Management Professional, vamos começar hoje um processo muito importante para a gestão de projetos: o Gerenciamento do Tempo. Umas das principais responsabilidades de um gerente de projetos é determinar se a data de término do projeto pode ser alcançada e selecionar mecanismos para que isso aconteça, antes do início da execução do projeto.
O processo de gerenciamento de tempo abrange os seguintes subprocessos:
- Planejar o gerenciamento do Cronograma: esse processo envolve responder a questões de como o gerente de projetos irá documentar, planejar, gerenciar e controlar o cronograma do projeto, como já citei em outros posts o planejamento é sempre a definição da “regra do jogo”, como a equipe e as partes interessadas devem agir para atingir os objetivos do projeto. É muito importante nesse processo definir como o andamento do projeto será medido em relação ao tempo, para isso métricas do desempenho devem ser definidas. A principal saída desse processo é o plano de gerenciamento do cronograma, que deve incluir informações como: quais metodologias e ferramentas de software serão utilizadas, regras de estimativas (como será a medição? Horas, dias, semanas?), entre outras.
- Definir as atividades: esse processo consiste na decomposição dos pacotes de trabalhos, que foram identificados na elaboração da EAP, em atividades pequenas o suficiente para facilitar a estimativa, o agendamento, a monitoria e o controle do projeto e o alcance dos objetivos do mesmo.
- Sequenciar as atividades: após a decomposição dos pacotes de trabalho em atividades, essas devem ser sequenciadas, incluindo os marcos do projeto, que consistem em eventos significativos para o projeto que não são atividades de trabalho e não possuem duração, por exemplo um ponto de verificação exigido pela empresa. Após sequenciar as atividades teremos como resultado um “diagrama de redes”, que merece um post a parte para explicar sua utilização.
Figura 1 – Diagrama de Redes (Fonte PMBOK 5ª edição)
- Estimar os recursos das atividades: após as atividades sequenciadas, os recursos necessários devem ser analisados. Os recursos consistem em equipamentos, materiais, pessoas necessárias para que a atividade seja executada. Esse processo resulta em uma estrutura analítica de recursos (EAR), essa estrutura apresenta os recursos necessários organizados por categorias e tipos.
- Estimar as durações das atividades: para estimar a duração das atividades é muito importante envolver a equipe de desenvolvimento, pois essa possui o conhecimento técnico para determinar quanto tempo a atividade levará para ser concluída, além disso envolver a equipe de desenvolvimento na estimativa aumenta o seu comprometimento com os prazos já que a mesma o definiu. A principal responsabilidade do gerente de projetos nessa atividade e evitar a inserção de “gorduras” nas estimativas.
“Gorduras” consistem em tempo extra adicionados as estimativas, isso acontece quando a equipe não possui informações suficientes para estimar. Estimativas irreais afetam diretamente a credibilidade do gerente de projetos.
O PMBOK cita o conceito de gerência de reservas, que é muito diferente do conceito de “gorduras”, pois para gerenciar reservas de tempo e custos, os Riscos devem ser identificados e ter a maior quantidade de informações possíveis. Com o gerenciamento de riscos, as informações sobre reservas não permanecem ocultas, ao contrário, os estimadores discutem abertamente as incertezas com o gerente de projetos, o que não acontece quando se insere “gorduras”.
As técnicas utilizadas para estimativas, também merecem um post a parte.
- Desenvolver o cronograma: Assim que a sequência das atividades e as estimativas de duração das mesmas são definidas, é hora de colocar essas informações em uma ferramenta de elaboração de cronogramas, assim as datas de conclusões poderão ser identificadas. O cronograma deve ser baseado no calendário, aprovado e realista.
- Controlar o cronograma: controlar significa medir em relação ao que foi planejado, o projeto será considerado malsucedido caso não seja finalizado na data acordada, por isso os esforços para controlar o cronograma vão além de medir o andamento, devem também ser tomadas ações corretivas e preventivas durante todo o projeto para mantê-lo dentro do planejado.
Para ser um gerente de projetos bem-sucedido você precisa ser capaz de manter os prazos e custos acordados. Por isso a importância do planejamento antes do início da execução do projeto. Deve também apresentar e discutir as restrições com o Patrocinador do projeto, para que esse entenda e aceite o cronograma e os custos, disso depende a boa reputação de um gerente de projetos.
3 comentários em “Certificação PMP: Gerenciamento do Tempo”
ótimo post. Para gerenciamento de tempo, gostaria de sugerir o ProofHub. Ele vem com tantos recursos incríveis. Deve tentar ferramenta.