Como agilizar a tratativa de não conformidades com o Forlogic Tracker

Eu estava lendo o artigo do Davidson sobre como montar um fluxo de tratativa de não conformidades. Ele explica com detalhes como montar o fluxo, fala sobre as etapas, o que precisa ser feito em cada uma delas (inclusive, se você estiver em dúvida sobre o que precisa no seu fluxo, dê uma olhadinha no artigo). Então resolvi contribuir escrevendo  “como agilizar a tratativa de não conformidades com o Forlogic Tracker.

Além disso, em um outro artigo, o Davidson também fala sobre o segredo de tratar não conformidades de forma eficiente, e ele explica algumas coisas que podem acontecer quando temos apenas um fluxo de tratativa, por exemplo, a equipe acabar executando uma etapa que não era necessária para aquela NC ou então deixar de executar uma etapa que seria importante em outra tratativa.

Então, se analisarmos bem, criar fluxos diferentes de acordo com o tipo de não conformidade vai permitir que você consiga tratar as não conformidades de forma mais eficaz e eficiente.

Ao usar um software é que nos damos conta de que não é necessário o uso de varias planilhas. Nem mesmo aquela papelada que, se você erra uma coisinha, precisa começar a escrever outra vez.

Com o sistema, fica tudo mais fácil, as pessoas necessárias são envolvidas na tratativa de acordo com o tipo da NC, e as etapas são passadas de forma sistêmica, sem contar os registros que são gerados (e no final ainda temos um relatório sobre todo o processo da tratativa!).

Utilize os fluxos no Tracker e saiba como agilizar a tratativa de não conformidades

Como o Davidson falou, um fluxo mostra o passo a passo do processo de tratativa, podemos pensar nele como um guia, em que as diferentes etapas serão tratadas individualmente.

Assim, pode existir mais de um fluxo, e eles podem estar na estrutura do PDCA, MASP ou então 8D, por exemplo. E você pode escolher o que melhor se encaixa no seu processo. O legal é que no Tracker você consegue rodar vários tipos de fluxos ao mesmo tempo. Tudo sem confusão, sem um monte de documentos diferentes e de acordo com o tipo das não conformidades da sua empresa.

Fluxo PDCA padrão

Nós, aqui na Forlogic, costumamos usar o mais conhecido, que é o fluxo do PDCA, mas isso não é uma regra geral, apenas se enquadra melhor, hoje, aos nossos processos.

Assim, essa é a forma como o nosso sistema padroniza a tratativa, olha só:

Agora vou aproximar a imagem, com o foco na divisão das etapas que foram cadastradas nesse modelo de fluxo:

Se a gente colocar essas etapas no fluxo PDCA, ficariam dessa forma:

P – Descrição: etapa em que é registrada toda a “historinha da não conformidade”: onde aconteceu, como aconteceu, que horas acontecer, etc; 

P – Aprovação: etapa em que o aprovador verifica se é mesmo uma não conformidade (ou não, hehe);

P – Analisar causas: analisar a causa para encontrar a raiz do problema, aqui você pode usar, por exemplo, a ferramenta do 5 porquês ou então um Diagrama de Ishikawa (que já estão disponíveis no sistema também);

P – Elaborar o plano de ação: para corrigir a causa raiz, você pode utilizar um 5W2H (que já está no sistema) para planejar as ações que serão elaboradas;

D – Plano de ação: hora de executar as ações definidas na etapa anterior;

C – Plano eficaz?: aqui, o verificador analisa se as ações foram feitas corretamente e se a causa raiz foi eliminada;

A – Padronização e divulgação: após a verificação, é hora de padronizar as mudanças no processo, reescrever procedimentos, fazer treinamentos com a equipe, entre outras ações que forem necessárias.

Fluxo personalizável

“Legal Vivian, gostei desse fluxo, mas aqui na minha empresa a gente tem uma etapa a mais”.

Não tem problema, pode acontecer que vocês usem um fluxo diferente desse do modelo. O módulo permite que o fluxo seja customizado (inclusive, não só o fluxo, mas todos os campos a serem preenchidos podem ser personalizados).

Ainda falando do post do Davidson, ele deu um exemplo de um empresa que utiliza uma etapa além do padrão PDCA, que seria a “simulação da causa raiz” no seu processo. Vamos ver como ficaria o fluxo de uma empresa com essa etapa a mais?

Olhando as etapas mais de perto:

Além da simulação, eu também acrescentei mais uma etapa, agora temos uma ação antes da análise de causa, que é a etapa de “ação de contenção”, que seria uma ação imediata a ser tomada. Dando um exemplo bem simples, é como num incêndio, você não vai analisar a causa dele antes de apagar o fogo, certo? Então a ação de contenção seria apagar o fogo.

Após analisar a causa e identificar o que de fato causou o incêndio, passamos para a etapa de “simulação” da causa raiz, em que será verificado se a causa identificada é mesmo a causa raiz, se estiver correta podemos passar para a próxima etapa, o plano de ação, dando continuidade à tratativa da ocorrência.

Imagine padronizar 5 fluxos diferentes em planilha

Agora, imagine como seria rodar 5 fluxos diferentes em planilhas. 5 parece muito? Temos clientes da área da saúde que possuem mais de 10 fluxos diferentes rodando simultaneamente dentro do SGQ. Porque cada não conformidade precisa ser tratada de forma específica.

Nesse caso, precisaria controlar todas as informações em várias abas de planilhas, gerenciar as pessoas que serão responsáveis de cada parte, garantir que os registros não se percam. Você teria mais trabalho para gerenciar os fluxos do que para tratar as NCs.

Mas em um fluxo automatizado, o processo fica claro, não correndo o risco de perder alguma etapa importante da tratativa. Por exemplo, se eu sou responsável apenas pela análise de causa, então serei notificada apenas com a etapa que preciso responder, mais nada.

Além disso, depois que o aprovador analisa e identifica o tipo da ocorrência, o fluxo começa a roda padronizado e de forma automática. Assim não há dúvidas de que aquelas sã as etapas corretas e os colaboradores não precisam fazer nada além da tratativa estabelecida.

Ou seja, o fluxo de tratativa pode ser personalizado e ele acontece de forma sistêmica, facilitando a vida dos colaboradores que precisam tratar as ocorrências.

Outras vantagens de usar o Tracker para tratar NCs

Eu faço a gestão das não conformidades aqui na empresa e, para mim, o Tracker facilita muito quando precisamos analisar uma causa raiz por exemplo, porque ferramentas como o 5 porquês e Diagrama de Ishikawa estão já disponíveis, então até uma pessoa que não conhece tanto dessas ferramentas consegue fazer uma boa análise de causa preenchendo as informações (é óbvio que com treinamento os resultados são ainda melhores, né?).

Nós usamos bastante o 5W2H para planejar as ações, colocando: o responsável da ação; como vai fazer; quando é para fazer; etc, e o Tracker já notifica a pessoa responsável, enviando um e-mail com os detalhes da não conformidade e da ação. Isso ajuda muito a reforçar combinados e a evitar que a comunicação não seja clara.

Além disso, quando preciso de um relatório da não conformidade como evidência, eu consigo ver tudo o que foi registrado durante a tratativa e isso facilita muito, porque não preciso sair perguntando para as pessoas o que foi feito ou não, é ótimo.

Aqui na empresa, nós não precisamos usar o Tracker mobile, porque todo mundo tem acesso fácil ao seu notebook. Mas para quem precisa registrar uma não conformidade identificada no meio da fábrica, por exemplo, basta um celular ou tablet para que a NC seja registrada (mesmo off-line), podendo até anexar imagens como evidências.

Ah, também vale citar que o Tracker possibilita o registro de todas as ações diretamente no sistema, diminuindo a possibilidade de informações serem perdidas durante a execução do processo, pois as informações estarão centralizadas e, a qualquer momento, pode ser gerado um relatório de tudo o que está sendo feito na ocorrência.

Ter mais de um fluxo é estratégia!

O melhor fluxo de tratativa é aquele que se encaixa aos seus processos! Aquele que abrange todas as suas etapas na tratativa da não conformidade e que facilita (ou simplifica) a vida dos colaboradores que serão envolvidos nesse processo.

Nem sempre apenas um tipo de fluxo será suficiente para tratar a não conformidade, às vezes, algumas NCs possuem diferentes necessidades e então é importante ter fluxos de acordo com o tipo da ocorrência.

Ter uma ferramenta que ajuda a padronizar todos esses fluxos e garantir que as etapas necessárias sejam sempre abordadas e que as informações não sejam perdidas agrega muito valor e agilidade ao processo.