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Como desburocratizar a gestão de documentos e otimizar os processos

Como desburocratizar a gestão de documentos
Vanessa Ribeiro

Vanessa Ribeiro

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Bióloga, especialista em Auditoria e Gestão Ambiental, Auditora Líder da ISO 9001:2015, ISO 31000:2018 e ISO 2200:2018. Ajuda profissionais da qualidade a simplificarem seus processos, contribuindo com tecnologia e conteúdo.

Eu passei grande parte da minha vida vivendo diariamente com meu avô. Tenho saudades das nossas longas conversas sobre ações da humanidade e ele sempre me dizia: filha “nem tudo que reluz é ouro” e aos 30 anos eu consegui ver muito sentido nesta frase popular observando o comportamento de algumas organizações que conheço.

Muitas empresas gastam uma energia “danada” em processos seletivos buscando profissionais altamente qualificados, pessoas com sabedoria e capacidade cognitiva valiosas, e isso está mais do que certo, porém ter colaboradores competentes não é o único ingrediente para o sucesso de uma organização.  

Em qualquer empresa, o sucesso dos resultados se dá através da padronização dos processos e as consequentes entregas consistentes para o cliente. Diante destes fatos está muito claro para mim que ter profissionais incríveis trabalhando para você não é e nem será o suficiente para atingir o nível de excelência nas operações da sua empresa.

As empresas são como uma seleção de futebol, sabe?! Você se lembra dos integrantes da seleção brasileira de 2018? O Neymar, Gabriel Jesus, Casemiro, Marcelo, Philippe Coutinho, todos eles são grandes jogadores e têm sucesso fora do país atuando em times incríveis como Paris de Saint-Germain, Manchester, Real Madrid, Bayern, mas quando se fala em seleção brasileira e Copa do Mundo eles não trabalham juntos, não seguem os processos, apenas ocupam o mesmo lugar no campo de futebol. E em muitas empresas a realidade também é essa.

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Trabalhar de maneira sistêmica é importante para otimizar os processos

Os processos são um conjunto de ações organizadas e sistematizadas, ou seja, são um conjunto de atividades realizadas por pessoas ou equipamentos de uma organização que transformam as entradas.

Ter processos mapeados, claros e disponíveis para que os colaboradores executem garante a assertividade na execução das ações das organizações, a excelência neste caso é uma consequência.

Bom, desde mil novecentos e bolinhas, Deming em sua ânsia de ter as pessoas trabalhando com alegria nos orientava sobre como ter sucesso e uma das dicas era/é quebrar barreiras entre os departamentos: os colaboradores dos setores de pesquisa, projetos, vendas, compras ou produção devem trabalhar em equipe, tornando-se capazes de antecipar problemas que possam surgir durante a produção ou durante a utilização dos produtos ou serviços.

Na minha opinião a regra deveria ser: todo colaborador precisa saber quais são as entradas e saídas de cada processo e quais são as expectativas do “cliente interno” para o qual eu entrego um determinado resultado. Com isso a redução de problemas, prejuízos, ruídos entre as áreas seria praticamente extinta, sabe o tal do processo ponta a ponta?! O segredo está na padronização e execução dos processos.

Processos e a gestão de documentos

O que apoia a gestão dos processos nas organizações é a gestão de documentos, que nada mais é do que uma forma de retenção de conhecimento organizacional. Se eles não se encontram disponíveis e no formato adequado para consulta dos colaboradores não adianta manter esse controle.

A própria ISO9001:2015 traz no item 7.5.3.2, que:

7.5.3.2 Para o controle de informação documentada, a organização deve abordar as seguintes atividades, como aplicável:

     a) distribuição, acesso, recuperação e uso;

Ou seja, o colaborador precisa saber que a informação existe e onde consultar.

O principal desafio é gerenciar os documentos sem burocracia, fazer com que eles sejam utilizados, revisados e mantidos ao alcance de todos os interessados. Além disso, é necessário ter segurança e confiabilidade nessa gestão para garantir saídas de processos em conformidade com os requisitos do cliente.

Ao controlar a informação documentada podemos nos deparar com vários problemas, como:

  • Segurança da Informação (Confidencialidade): há casos em que a informação documentada pode ser acessada só por quem tem permissão e em alguns modelos de gestão há falhas neste controle além de tornar a gestão burocrática.
  • Controle de Prazos: acompanhar a lista mestra não é uma tarefa fácil, quem dirá ficar horas cobrando os colaboradores por e-mail das revisões de documentos.
  • Rastreabilidade: ter um histórico de alterações e revisões de documentos de forma simples e ágil é um desafio para a maioria das empresas.
  • Documentos Obsoletos/Quebra de Processo: todos os problemas acima são sérios, mas a quebra de processo pode gerar perdas irreparáveis para as organizações. 

O uso de um documento obsoleto, por efeito de downloads ou impressões desnecessárias, acarreta prejuízos financeiros, retrabalho e insatisfação do cliente.

Como podemos garantir a eficácia na execução dos processos com o Docs?

A gestão manual de documentos, assim como o uso de ferramentas complexas e burocráticas para gerenciar as informações documentadas impactam negativamente no engajamento dos colaboradores e na execução dos processos.

O controle da informação documentada é fundamental para garantir que as melhores práticas da organização sejam padronizadas, que instruções de trabalho estão atualizadas para uso e que os procedimentos não contenham erros que desencadeie reincidências nos processos.

Pensando nos principais desafios enfrentados pelos profissionais da qualidade na gestão de documentos, criamos o ForLogic Docs. Nosso sistema simplifica a gestão, otimiza o tempo dos líderes dos processos e dos colaboradores, além de garantir a segurança das informações, rastreabilidade e a confiabilidade nos dados.

O que o Forlogic Docs resolve?

A nossa solução traz vários ganhos para o seu sistema de gestão de documentos, vou listar alguns:

Centralização das informações e segurança nos acessos

Conversando com várias empresas, vejo que é comum as informações ficarem centralizadas na qualidade ou nos setores da organização e isso torna o acesso às informações burocrático, impactando no engajamento das equipes. 

No Docs conseguimos reunir as informações em um só local, com possibilidade de trabalhar permissões de acesso à informação, bloquear downloads e impressões desnecessários eliminando o risco de consulta de documentos sigilosos por pessoas que não tem permissão de acesso, consulta de documentos obsoletos e quebras de processo.

A centralização dos dados facilita a visualização das informações do SGQ e aumenta o engajamento da equipe.

Facilidade nas revisões de documentos

Além de gerar alertas automáticos por e-mail para os responsáveis por revisar os arquivos, o Docs permite que o fluxo de aprovação do documento seja executado dentro da ferramenta, com isso evitamos revisões com base em documentos obsoletos e garantimos a rastreabilidade das alterações, pois no sistema é possível acessar as revisões anteriores bem como validar quando e por quem a informação foi avaliada.

Controle eficaz de cópias físicas

Algumas empresas não possuem recursos para que os colaboradores acessem a informação documentada em meio eletrônico, e para garantir a eficácia nas operações é necessário a emissão de cópias físicas para disponibilização das informações. Essa gestão da distribuição de cópias físicas, se não feita de forma eficaz, pode gerar não conformidade nos produtos e serviços da organização.

Pensando nesta necessidade, temos uma funcionalidade no Docs para registro de distribuição de documentos físicos e quando um documento é revisado. O módulo Qualiex Docs alerta sobre a substituição das cópias nos pontos de distribuição, evitando o esquecimento e a consulta de documentos obsoletos.

Ciência de leitura nos documentos

Ao inserir ou revisar uma informação documentada no Qualiex é possível gerar uma pendência de leitura para os colaboradores com acesso aquela informação. Com essa funcionalidade, é possível rastrear e acompanhar nos relatórios e na Dashboard quais são os colaboradores que estão cientes das políticas, procedimentos, manuais e outros documentos da organização.

Reduz o tempo gasto com cobranças e avisos manuais

Quem faz a gestão de documentos de forma manual, perde muito tempo acompanhando a lista mestra e cobrando os envolvidos das revisões por e-mail, é um processo moroso e desgastante.

No Docs é possível configurar avisos automáticos para os colaboradores, e alertar com antecedência. Assim, toda vez que um documento vencer, o sistema dispara de modo automático avisos para as pessoas, reduzindo os atrasos e o tempo perdido com as cobranças manuais.

Um outro ponto é que o sistema traz uma visão geral do processo disponibilizando nas dashboards diversas informações importantes como:

  • Documentos Favoritos – facilitando e agilizando o acesso à informação
  • Documentos Pendentes de Revisão – traz uma visão das pendências sem ter que abrir a lista mestra
  • Documentos em Fluxo – consigo ver tudo que está sendo altera e por quem está sendo alterado de forma prática
  • Pendências de Leitura – simplifica o monitoramento dos documentos que não foram lidos e por quais colaboradores

A redução do tempo gasto com rotinas manuais permite o gestor atuar de forma mais assertiva nos processos. Assim, é possível termos uma gestão de documentos mais simples, com menos burocracia e eficiente utilizando a ferramenta certa.

Se quiser, podemos continuar esta conversa fazendo um diagnóstico da sua empresa e conhecendo seu contexto e seus desafios com a gestão de documentos.

Não consegui listar todos os benefícios do Qualiex Docs neste artigo, mas você pode entrar em contato para entender melhor como podemos te ajudar a ter processos mais eficazes.

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