Bióloga, especialista em Auditoria e Gestão Ambiental, Auditora Líder da ISO 9001:2015, ISO 31000:2018 e ISO 2200:2018. Ajuda profissionais da qualidade a simplificarem seus processos, contribuindo com tecnologia e conteúdo.
Eu passei grande parte da minha vida vivendo diariamente com meu avô. Tenho saudades das nossas longas conversas sobre ações da humanidade e ele sempre me dizia: filha “nem tudo que reluz é ouro” e aos 30 anos eu consegui ver muito sentido nesta frase popular observando o comportamento de algumas organizações que conheço.
Muitas empresas gastam uma energia “danada” em processos seletivos buscando profissionais altamente qualificados, pessoas com sabedoria e capacidade cognitiva valiosas, e isso está mais do que certo, porém ter colaboradores competentes não é o único ingrediente para o sucesso de uma organização.
Em qualquer empresa, o sucesso dos resultados se dá através da padronização dos processos e as consequentes entregas consistentes para o cliente.
Diante destes fatos está muito claro para mim que ter profissionais incríveis trabalhando para você não é e nem será o suficiente para atingir o nível de excelência nas operações da sua empresa.
As empresas são como uma seleção de futebol, sabe?! Você se lembra dos integrantes da seleção brasileira de 2018?
O Neymar, Gabriel Jesus, Casemiro, Marcelo, Philippe Coutinho, todos eles são grandes jogadores e têm sucesso fora do país atuando em times incríveis como Paris de Saint-Germain, Manchester, Real Madrid, Bayern, mas quando se fala em seleção brasileira e Copa do Mundo eles não trabalham juntos, não seguem os processos, apenas ocupam o mesmo lugar no campo de futebol. E em muitas empresas a realidade também é essa.
Trabalhar de maneira sistêmica é importante para otimizar os processos
Os processos são um conjunto de ações organizadas e sistematizadas, ou seja, são um conjunto de atividades realizadas por pessoas ou equipamentos de uma organização que transformam as entradas.
Ter processos mapeados, claros e disponíveis para que os colaboradores executem garante a assertividade na execução das ações das organizações, a excelência neste caso é uma consequência.
Bom, desde mil novecentos e bolinhas, Deming em sua ânsia de ter as pessoas trabalhando com alegria nos orientava sobre como ter sucesso e uma das dicas era/é quebrar barreiras entre os departamentos:
os colaboradores dos setores de pesquisa, projetos, vendas, compras ou produção devem trabalhar em equipe, tornando-se capazes de antecipar problemas que possam surgir durante a produção ou durante a utilização dos produtos ou serviços.
Na minha opinião a regra deveria ser: todo colaborador precisa saber quais são as entradas e saídas de cada processo e quais são as expectativas do “cliente interno” para o qual eu entrego um determinado resultado.
Com isso a redução de problemas, prejuízos, ruídos entre as áreas seria praticamente extinta, sabe o tal do processo ponta a ponta?! O segredo está na padronização e execução dos processos.
Processos e a gestão de documentos
O que apoia a gestão dos processos nas organizações é a gestão de documentos, que nada mais é do que uma forma de retenção de conhecimento organizacional.
Se eles não se encontram disponíveis e no formato adequado para consulta dos colaboradores não adianta manter esse controle.
A própria ISO9001:2015 traz no item 7.5.3.2, que:
7.5.3.2 Para o controle de informação documentada, a organização deve abordar as seguintes atividades, como aplicável:
a) distribuição, acesso, recuperação e uso;
Ou seja, o colaborador precisa saber que a informação existe e onde consultar.
O principal desafio é gerenciar os documentos sem burocracia, fazer com que eles sejam utilizados, revisados e mantidos ao alcance de todos os interessados. Além disso, é necessário ter segurança e confiabilidade nessa gestão para garantir saídas de processos em conformidade com os requisitos do cliente.
Ao controlar a informação documentada podemos nos deparar com vários problemas, como:
- Segurança da Informação (Confidencialidade): há casos em que a informação documentada pode ser acessada só por quem tem permissão e em alguns modelos de gestão há falhas neste controle além de tornar a gestão burocrática.
- Controle de Prazos: acompanhar a lista mestra não é uma tarefa fácil, quem dirá ficar horas cobrando os colaboradores por e-mail das revisões de documentos.
- Rastreabilidade: ter um histórico de alterações e revisões de documentos de forma simples e ágil é um desafio para a maioria das empresas.
- Documentos Obsoletos/Quebra de Processo: todos os problemas acima são sérios, mas a quebra de processo pode gerar perdas irreparáveis para as organizações.
O uso de um documento obsoleto, por efeito de downloads ou impressões desnecessárias, acarreta prejuízos financeiros, retrabalho e insatisfação do cliente.
Como podemos garantir a eficácia na execução dos processos com o Docs?
A gestão manual de documentos, assim como o uso de ferramentas complexas e burocráticas para gerenciar as informações documentadas impactam negativamente no engajamento dos colaboradores e na execução dos processos.
O controle da informação documentada é fundamental para garantir que as melhores práticas da organização sejam padronizadas, que instruções de trabalho estão atualizadas para uso e que os procedimentos não contenham erros que desencadeie reincidências nos processos.
Pensando nos principais desafios enfrentados pelos profissionais da qualidade na gestão de documentos, criamos o Qualiex Docs. Nosso sistema simplifica a gestão, otimiza o tempo dos líderes dos processos e dos colaboradores, além de garantir a segurança das informações, rastreabilidade e a confiabilidade nos dados.
O que o Qualiex Docs resolve?
A nossa solução traz vários ganhos para o seu sistema de gestão de documentos, vou listar alguns:
Centralização das informações e segurança nos acessos
Conversando com várias empresas, vejo que é comum as informações ficarem centralizadas na qualidade ou nos setores da organização e isso torna o acesso às informações burocrático, impactando no engajamento das equipes.
No Docs conseguimos reunir as informações em um só local, com possibilidade de trabalhar permissões de acesso à informação, bloquear downloads e impressões desnecessários eliminando o risco de consulta de documentos sigilosos por pessoas que não tem permissão de acesso, consulta de documentos obsoletos e quebras de processo.
A centralização dos dados facilita a visualização das informações do SGQ e aumenta o engajamento da equipe.
Facilidade nas revisões de documentos
Além de gerar alertas automáticos por e-mail para os responsáveis por revisar os arquivos, o Docs permite que o fluxo de aprovação do documento seja executado dentro da ferramenta, com isso evitamos revisões com base em documentos obsoletos e garantimos a rastreabilidade das alterações, pois no sistema é possível acessar as revisões anteriores bem como validar quando e por quem a informação foi avaliada.
Controle eficaz de cópias físicas
Algumas empresas não possuem recursos para que os colaboradores acessem a informação documentada em meio eletrônico.
Além disso, para garantir a eficácia nas operações emitem cópias físicas para disponibilizar as informações.
Contudo, se a gestão da distribuição de cópias físicas, não feita de forma eficaz, pode gerar não conformidade nos produtos e serviços da organização.
Pensando nesta necessidade, temos uma funcionalidade no Docs para registro de distribuição de documentos físicos e quando um documento é revisado.
O módulo Docs do Qualiex alerta sobre a substituição das cópias nos pontos de distribuição, evitando o esquecimento e a consulta de documentos obsoletos.
Ciência de leitura nos documentos
Ao inserir ou revisar uma informação documentada no Qualiex é possível gerar uma pendência de leitura para os colaboradores com acesso aquela informação.
Essa funcionalidade, permite rastrear e acompanhar, nos relatórios e na Dashboard, quais são os colaboradores que estão cientes das políticas, procedimentos, manuais e outros documentos da organização.
Reduz o tempo gasto com cobranças e avisos manuais
Quem faz a gestão de documentos de forma manual, perde muito tempo acompanhando a lista mestra e cobrando os envolvidos das revisões por e-mail. Enfim, é um processo moroso e desgastante.
No Docs é possível configurar avisos automáticos para os colaboradores, e alertar com antecedência. Assim, toda vez que um documento vencer, o sistema dispara automaticamente avisos para as pessoas. Portanto, isso contribuirá com: a redução dos atrasos e o tempo perdido com as cobranças manuais.
Um outro ponto é que o sistema traz uma visão geral do processo disponibilizando nas dashboards diversas informações importantes como:
- Documentos Favoritos – facilitando e agilizando o acesso à informação
- Documentos Pendentes de Revisão – traz uma visão das pendências sem ter que abrir a lista mestra
- Documentos em Fluxo – consigo ver tudo que está sendo altera e por quem está sendo alterado de forma prática
- Pendências de Leitura – simplifica o monitoramento dos documentos que não foram lidos e por quais colaboradores
A redução do tempo gasto com rotinas manuais permite o gestor atuar de forma mais assertiva nos processos. Assim, é possível termos uma gestão de documentos mais simples, com menos burocracia e eficiente utilizando a ferramenta certa.
Se quiser, podemos continuar esta conversa fazendo um diagnóstico da sua empresa e conhecendo seu contexto e seus desafios com a gestão de documentos.
Não consegui listar todos os benefícios do Qualiex Docs neste artigo. Contudo, você pode entrar em contato, com nossa equipe de especialistas para entender melhor como podemos te ajudar a ter processos mais eficazes. Basta CLICAR AQUI para solicitar um contato.
1 comentário em “Como desburocratizar a gestão de documentos e otimizar os processos”
Gerente de processo e produto, ótima ferramenta para a ajuda na organização de sistema de qualidade e rastreabilidade de processos de fabricação.