Como escolher os participantes de uma reunião produtiva

Uma reunião produtiva pode gerar ações importantes ou resolver problemas sérios da empresa. Ao contrário, uma reunião mal organizada e sem foco vai consumir recursos da sua empresa e esgotar a energia da sua equipe. Portanto, é muito importante se atentar a alguns detalhes antes de sair chamando todo mundo para a próxima reunião.

Existe uma série de fatores que determinam a qualidade de uma reunião. Fatores que vão desde a preparação da equipe até a montagem da pauta. Entretanto, no post de hoje gostaria de falar um pouco sobre o aspecto que considero mais importante para ter uma reunião produtiva: convidar as pessoas certas!

Convidar as pessoas sem levar em conta alguns critérios um vai tornar sua reunião desfocada e pouco contributiva. Sabe aquelas reuniões em que 1 ou 2 pessoas falam e as outros 7 presentes no local apenas escuta? É disso que eu estou falando.

Quem pode contribuir para uma reunião produtiva?

Para ajudar você nisso, vou apresentar 4 aspectos essenciais de qualquer participante de reunião. Sempre que você tiver dificuldades para definir quem chamar para discutir esse ou aquele assunto, pode usar esses aspectos como filtro, facilitando a sua tomada de decisão.

1º filtro: envolvimento do colaborador com o assunto da reunião

Imagine que você precisa convocar uma reunião produtiva para reformular o processo de vendas. Para fazer isso, você precisará de pessoas que conhecem muito bem o dia a dia e as rotinas dessa área.

Perceba que isso não significa, necessariamente, convidar as pessoas de acordo com a posição hierárquica delas. Você precisa convidar as pessoas que estão envolvidas no processo, projeto ou ação, pois elas conhecem detalhes e particularidades que muitas vezes nem mesmo os gestores do processo sabem.

2º filtro: capacidade/conhecimento técnico do participante

Se você aplicar o 1º filtro, já estará muito mais próximo de ter uma reunião produtiva. Porém, ainda é possível refinar mais essa lista, afim de obter o máximo de contribuição de todos.

Os processos geralmente exigem competências diferentes das pessoas. Em um mesmo processo, um colaborador pode entender tudo a respeito da 1ª fase de execução, mas não saber absolutamente nada da 2ª fase. Então, você precisa avaliar quais conhecimentos serão necessários nessa reunião e filtrar as pessoas acordo com suas competências.

Imagine, por exemplo, uma empresa que comercializa 2 produtos muito diferentes, com especificações muito distintas. Nessa empresa há duas equipes de vendedores, uma para cara linha de produto. Se você for promover uma reunião para falar sobre o processo de vendas, talvez seja interessante convocar todos os vendedores. Entretanto, se você for discutir um problema pontual de uma das linhas de produtos, convocar todos para uma reunião pode não ser uma boa ideia, pois nem todo mundo vai conseguir contribuir tecnicamente a respeito do problema.

3º filtro: maturidade necessária para tomar as decisões

Às vezes, as pessoas têm muita competência sobre determinados assuntos, mas não têm maturidade para tomar certas decisões. E isso pode acontecer por elas ainda não terem desenvolvido visão sistêmica dentro da organização; por não conhecerem muito bem os impactos do trabalho em outros departamentos; por não conhecerem a fundo o processo, entre outros motivos. Motivos, inclusive, que vão depender muito do assunto da reunião e do tipo de decisão que vai ser tomada.

Dependendo do que vai ser discutido na reunião, envolver uma pessoa em uma tomada de decisões para a qual ela não está preparada pode deixá-la mais confusa do que engajada no processo. Então, na dúvida, quando estamos chamando todo mundo para decidir qualquer coisa, provavelmente estamos errando.

4º filtro: impacto das decisões na rotina de trabalho das pessoas

Pode ser que o assunto da sua reunião seja algo completamente novo na empresa. Que você está discutindo a implantação de uma nova norma de gestão ou de um software para gestão da qualidade. Se for esse o caso, pode acontecer de o colaborador não se encaixar nos filtros anteriores.

De qualquer forma, inclusive para garantir o engajamento, é preciso entender que as decisões tomadas em certas reuniões vão impactar muitas pessoas dentro da organização. Então é importante que essas pessoas estejam presentes.

Em muitos casos, não é possível envolver todo mundo. Entretanto é possível, por exemplo, envolver um dos gestores do setor que será impactado e, depois, garantir que o repasse das informações seja feito.

Analise o contexto e o objetivo da sua reunião

Essas são só algumas indicações que eu considero relevantes, algumas coisas que aprendi em reuniões e conversando com algumas pessoas sobre o assunto. Portanto, esses filtros não são, de forma alguma, uma verdade universal. Muito menos precisam obrigatoriamente ser aplicados todos ao mesmo tempo. Se uma pessoa não passar por algum, não significa que ela seja total e automaticamente desqualificada para a reunião.

Em alguns casos, inclusive, as pessoas convidam pessoas de outro setor ou até mesmo empresa para certas reuniões, afim de encontrar opiniões de alguém de fora. Isso pode ajudar, por exemplo, a identificar pontos cegos nos processos ou nos problemas enfrentados. Pode ser bastante útil.

Não há problema algum nesse tipo de prática, desde que você avalie que isso é importante para a ocasião. Seja pela capacidade técnica da pessoa ou pela experiência de mercado por exemplo. Cabe ressaltar que, se isso estiver acontecendo demais, pode ser interessante reavaliar se essas presenças são realmente necessárias.

Organize reuniões altamente produtivas

Apenas convidar as pessoas certas não garante que você terá reuniões produtivas. Você também precisa garantir que todas as pessoas que forem participar da reunião tenham as informações necessárias para entender e se preparar para o encontro.

Se todos não estiverem “na mesma página”, o nível de discussão vai cair e, provavelmente, as pessoas não conseguirão contribuir tanto quanto poderiam. Por isso, você precisa reunir todos os dados e informações e disponibilizá-las para as pessoas.

Foi pensando nisso que nós criamos o Forlogic Meeting, um software para gerenciar pautas e atas de reunião. Com ele, todos os envolvidos são notificados assim que você cadastra o encontro. Todos recebem a pauta da reunião e as informações que você cadastrou. Se qualquer mudança for realizada na reunião, todos recebem as novas informações em tempo real, facilitando muito a comunicação antes do encontro. Além disso, todas as pautas e atas ficam salvas e protegidas no sistema, disponíveis para consulta de forma prática e ágil.

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Não desperdice o seu tempo e os recursos da sua empresa

Acima de tudo, precisamos entender que as pessoas são o ativo mais valioso da empresa, sempre serão. Se você as parar para participarem de reuniões intermináveis e sem sentido, você estará impedindo sua empresa de prosperar. Então, é sua responsabilidade garantir que isso não aconteça!

Comece a refletir se suas reuniões tem a quantidade de pessoas que realmente deveriam ter. Se as pessoas que participam delas realmente deveriam estar lá. Tenho certeza de que se você alinhar isso, muitas coisas das quais as pessoas não têm tempo para fazer começarão a sair.

Agora, para finalizar, me diz: na última reunião que você participou, todas as pessoas realmente contribuíram com o assunto? Deixa aí nos comentários.