Como fazer Planos de Contingência para amadurecer sua Gestão de Riscos

Um Plano de Contingência surge quando a exposição a algum risco é inevitável e, portanto, você criará respostas apropriadas para esses eventos que podem atrapalhar o cumprimento dos objetivos.

Esses planos podem ser entendidos como o “Plano B”, caso um risco aconteça. E ele é tão, ou mais, importante que o Plano A. Deve ser trabalhado de maneira séria e crítica, principalmente ao aceitar ativamente um risco, assim como o Davidson explicou no texto que ele escreveu aqui para o Blog.

Por que fazer Planos de Contingência?

Vamos pensar em alguns dos seguintes cenários:

• O que acontece se as vendas caírem, de repente, em 50%?
• O que acontece se um colaborador chave da sua equipe sair para uma nova posição no mercado?
• O que acontece se toda a sua equipe de atendimento ao cliente, que compartilha a mesma sala, ficar doente ao mesmo tempo?
• Se o seu principal fornecedor, de repente, falir?

Todos esses são riscos de negócio para os quais você pode desenvolver planos de contingência. E por mais que pareçam todas situações negativas, eles também podem ser estabelecidos em situações positivas, como por exemplo: se a quantidade de contatos no comercial subir 300%, como faremos para atender toda essa demanda?

Essa ferramenta pode ser usada em qualquer situação (se a empresa julgar necessário), ou seja, é importante entender que ela não serve apenas para gestão de crises e desastres naturais. Como sempre, tudo vai depender do seu contexto, então quem realmente o conhece é a melhor pessoa para dizer se o Plano de Contingência deve ou não ser utilizado e em quais situações cabe aplicá-lo.

Quais os passos para desenvolver bons Planos de Contingência?

Como toda e qualquer ferramenta, existem boas práticas para fazer bons Planos de Contingência para abordar riscos. Não é nada muito complexo, mas é importante entender que ele é um passo para tornar sua gestão de riscos um pouco mais robusta e madura.

Tudo começa na gestão de riscos

A Gestão de riscos busca identificar, analisar, priorizar, agir e gerenciar riscos. O Plano de Contingencia é estabelecido sobre riscos que já foram identificados e decididos como situações que podem impactar criticamente a empresa.

Portanto, não é inteligente parar para elaborar Planos de Contingência para “qualquer risco”. Geralmente esse é um trabalho sério, feito com riscos que já foram analisados criticamente, principalmente os da estratégia de aceitar ativamente, que eu comentei neste texto aqui.

Mantenha o foco do objetivo do Plano de Contingência

Ao desenvolver Planos de Contingência, você deve entender que a função dele, principalmente, é de manter ou restaurar as operações críticas, ou seja, se acontecer esse evento (risco), como faremos para continuar fazendo nossas operações? O que nós faremos para “não parar” nossas atividades?

É como se acontecesse algo que tornasse a sua equipe sobrecarregada demais e você tivesse um parceiro terceirizado que pudesse te ajudar a atender essa demanda, assim, caso eu não consiga atender, meu plano B é acionar o terceiro.

Então virão outras discussões, como: “Com o plano B, nós trabalharemos com capacidade total ou reduziremos nossa produtividade? Nossa qualidade se comprometerá? Por quanto tempo? Vamos aceitar isso? O que faremos?”

Envolva a sua equipe para discutir esses planos

Todas essas perguntas sobre eventos previstos poderão ser melhor respondidas pela equipe de trabalho. São eles que estão na linha de frente, mais perto da execução do processo, poderão contribuir indicando as ferramentas mínimas e suporte necessário para manter ativas as operações em discussão.

Isso não significa que você não pode contribuir com essa elaboração. Prepare uma reunião colaborativa, proponha suas ideias e leve para discussão. É importante ter escuta muito atenta e considerar as contribuições do time com muita seriedade. Esse é um momento em que as pessoas poderão fazer perguntas, questionar se o que está ali é realmente suficiente e isso fará seu Plano de Contingência ficar mais maduro!

Conscientização ainda será importante

Por mais que as pessoas se disponham a discutir e contribuam com as reuniões, pode acontecer de elas estarem mais envolvidas com o plano A do que com o plano B, portanto, não deixe de enfatizar os objetivos dessa discussão, os impactos que as operações podem sofrer caso tenhamos que elaborar o Plano B durante “olho do furacão”.

Mesmo que essa resistência exista, além de enfatizar a importância das ações e consequências, lidere pelo exemplo! Complete suas tarefas relacionadas ao Plano de Contingência, deixe claros os combinados e defina prazos com a equipe, para contribuírem.

Mantenha seus Planos de Contingência simples!

Pense que os Planos de Contingência são como processos: devem ser simples para serem entendidos e usados. Em muitos casos, para facilitar essa compreensão, podemos usar fluxogramas, checklists e até apresentações mais visuais.

Assim como em um processo, você terá de treinar as pessoas nesse plano e, mais importante, ele tem que ser suficientemente simples a ponto de qualquer pessoa conseguir entender o que contém nele. Afinal, nunca se sabe quem precisará executar esse plano.

Seu plano deve estar disponível

Não vai adiantar muito fazer todo esse trabalho se o seu Plano de Contingência não estiver disponível quando necessário. Imagine que você fez todo esse trabalho e quando o evento ocorre, ninguém consegue encontrar quais ações deveriam ser executadas. No mínimo, todo o trabalho foi em vão.

Por mais que as pessoas tenham sido treinadas, o “Plano B” não é algo que você vai estar em contato no dia a dia. É claro que ele deve ser revisado e atualizado periodicamente, pois o cenário da sua empresa vai mudar, novas pessoas serão inseridas na empresa e até novas tecnologias e processos serão agregados.

Mesmo assim, você não visitará o Plano de Contingência com a mesma frequência que está em contato com o “Plano A”. Portanto, o seu trabalho só será realmente usado se você garantir que ele esteja disponível e de fácil acesso.

A ferramenta que eu uso para documentar e disponibilizar os Planos de Contingência

É claro que você pode fazer uma apresentação em um slide, um fluxograma, um documento no Google Drive, ou até uma pasta na sua rede. Todas essas opções são válidas. Mas se você estiver considerando a segurança das suas informações, essas opções são, digamos assim, um tanto questionáveis.

Nós aqui da ForLogic utilizamos o Qualiex, software para gestão da qualidade. Nele, toda vez que trabalharmos um risco, estaremos em contato com o Plano de Contingência do risco, pois ali toda a Gestão de Riscos está organizada e centralizada.

Veja no exemplo abaixo:

Assim, garantimos que tudo o que está relacionado a esse risco esteja centralizado (em um único lugar simples de usar e fácil de acessar).

É claro que a maior parte do trabalho (execução) é feita fora do software, até porque, software não é gestão, é ferramenta! Por isso, ela apoia a execução do processo e consolidação da cultura que você está construindo na sua empresa.

Planos de Contingência são um trabalho sério!

A elaboração dos Planos de Contingência é um trabalho proativo que te prepara para eventos que podem impactar as operações da sua empresa. É uma atividade que, por mais que seja sobre uma situação hipotética, pode ser muito importante para que evite uma crise maior.

Não vou me aprofundar no assunto, mas se na situação de Brumadinho-MG tivessem executado uma gestão de riscos mais bem-feita e até um Plano de Contingência melhor, os impactos poderiam ter sido muito menores. De qualquer forma, a prefeitura fez um Plano de Contingência que você pode acessar aqui, mas que na minha visão é mais uma gestão de crise do que um trabalho de antecipação.

Mas, desconsiderando as catástrofes, ao escrever esse texto eu pensei em várias situações na minha rotina em que caberiam Planos de Contingência. E você, lembrou de algum momento? Deixe nos comentários!