Gestão de processos

Como fazer um bom indicador

imagem com um bonequinho de terno subindo uma escada de indicadores. Ele está com um terno azul, uma mochila vermelha na mão e os seus olhos estão fixos no topo da escada. Essa imagem foi escolhida para ser utilizada no artigo sobre como fazer bons indicadores.
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Semana passada, escrevi um artigo falando sobre um Manual de indicadores da ONU. Nele, falei sobre categorias de indicadores e sobre um monitoramento mais completo. Esse manual foi criado em 2010, para apoiar o UNAIDS, um programa que tem uma visão extremamente nobre, mas igualmente ambiciosa sobre:

“zero nova infecção por HIV, zero discriminação e zero morte relacionada à AIDS”

Para concretizar essa visão, a ONU conta com 11 organizações parceiras, além de diversos países (governos). É nesse contexto que surge o manual An Introduction to Indicators, para orientar parceiros e stakeholders na criação de indicadores que ajudem a monitorar e avaliar o combate à epidemia.

Quero falar mais sobre esse Manual, pois acredito que muita coisa dele pode nos ajudar a melhorar nossos indicadores. Hoje, vou trazer o que o manual diz sobre como fazer um bom indicador. Vejamos, em tradução livre, o que o Manual diz:

O que faz um bom indicador?

Em 2000, a New Economics Foundation identificou critérios para indicadores, esses critérios continuam sendo um guia útil para decidir se um indicador é um bom indicador:

 

Focado na ação: os indicadores devem levar à ação. Se as partes interessadas não puderem imaginar o que fazer com os dados de um indicador, provavelmente não é um bom indicador.

 

Importante: as partes interessadas devem concordar que o indicador e os dados que ele gerará darão uma contribuição relevante e significativa para determinar como responder efetivamente à epidemia.

 

Mensurável: Não apenas a metodologia de coleta de dados deve ser definida, como também deve ser viável coletar os dados.

 

Simples: embora não estivesse falando sobre indicadores, Albert Einstein disse: “Tudo deve ser feito o mais simples possível, mas não mais simples“. Em uma nota paralela, existem muito poucos indicadores – se houver – que são perfeitos. Em vez de buscar o indicador perfeito, é muito melhor identificar bons e simples indicadores que fornecem dados que podem ser utilizados.

Como fazer um bom indicador no contexto da minha empresa

Terminei meu texto anterior falando que “Criar indicadores não é uma tarefa simples. Tão pouco rápida”. Digo isso, porque essa é uma dificuldade comum entre os clientes do Qualiex. Entretanto, as coisas começam a ficar mais claras se pensarmos nesses 4 requisitos propostos pela ONU.

Há de se ressaltar que esses critérios foram criados para o combate à AIDS, assim, é preciso trazê-los para nosso contexto. Além disso, por motivos puramente didáticos, vou explicá-los em uma ordem diferente do original. Vamos lá?

Um bom indicador é “Mensurável”

Acredito eu esse seja o beabá sobre como fazer um bom indicador. Afinal, a base para qualquer indicador é a coleta de dados. Assim, só será possível ter um bom indicador for possível coletar os dados com precisão.

Além disso, é preciso garantir uma base de dados unificada, que facilite as análises e centralize as informações. Uma base que torne possível extrair relatórios e acessar facilmente os dados, do contrário, perde-se mais tempo em busca deles do que na análise e tomada de decisões.

Se você não puder acessar os dados do seu indicador quando necessário, então provavelmente não está fazendo nem o básico.

Um bom indicador é “Importante”

Já ouvi relatos de empresas que “monitoram os indicadores que a ISO pede”. Nesses casos, a análise atrasa e, muitas vezes, só é feita as pressas, antes da auditoria. A análise não segue nenhum roteiro, não gera reflexões sobre o processo e nem ações de melhoria.

Isso acontece porque o indicador, na verdade, não tem relevância e significado para as pessoas. Porque ele não foi criado para o processo e, nesses casos, será sempre um trabalho a mais.

Um bom indicador é aquele que mostra para as pessoas como o processo delas está desempenhando. Que aponta falhas e ajuda a melhorar resultados. Por isso, não adianta simplesmente criar um indicador e atribuir ao “fulano” ou “ciclano”.

Quando possível, é importante criar o indicador junto com quem irá analisá-lo, procurando dados que ajudem a esclarecer o processo. Quando não, é preciso conscientizar as pessoas a respeito do indicador.

Um indicador só traz melhores resultados quando as pessoas veem importância nele.

Um bom indicador é “Simples”

Ah, esse aqui vai torcer o nariz de muita gente. Muita gente ainda tem uma tendência ao complicado, ao burocrático. (eu mesmo, às vezes, me perco nesse conceito 😬)

Um bom indicador é simples, ele mostra um resultado completo para quem precisa dele. Sabe aquele indicador que, para analisar, você precisa abrir outros 5? Aquele que o título não está claro e as pessoas não sabem bem o que está sendo monitorado? Aquele, sem direção, que ninguém sabe se é “maior melhor”, “igual melhor”, “menor igual”. Então, todos esses são, provavelmente, indicadores ruins.

Um bom indicador conta uma história apontando fatos e dados. Ao olhar para ele, você precisa saber como foram as vendas do mês, quantas não conformidades foram tratadas, quantos pacientes tiveram complicações no seu hospital, e por aí vai. E quando mais simples, mais fácil e eficaz vai ser contar essa história.

Um bom indicador é “Focado na ação”

Todos os critérios desse artigo são importantes, mas aqui reside a chave de um bom indicador. Entenda que o que vai mudar sua empresa não é o indicador em si, mas as pessoas da sua empresa. E elas o farão por meio de ações!

Um bom indicador é focado em ações, ele precisa ajudar as pessoas a entender onde agir. Por isso, não adianta, por exemplo, analisar o indicador de processo de outra pessoa. Delegar a análise. Os indicadores existem para orientar o trabalho das pessoas em seus processos.

Dessa forma, ao criar indicadores, precisamos pensar em como cruzar dados que vão despertar as pessoas para a ação. Para isso, precisamos ajudá-las a entender seu raio de atuação e, com ele, os resultados que as rodeiam diariamente. Monitorando isso, as ações surgirão e, com isso, a melhoria.

Se você quer saber como criar bons indicadores, você precisa, primeiro, entender que ações são o objetivo da gestão de indicadores. Depois, precisa encontrar uma forma de fazer com que os indicadores da sua empresa promovam ações. Ações que realmente melhorem os resultados.

Bons indicadores trazem resultado

O Monitoramento & Avaliação que a UNAIDS executou ao longo dos anos contribuiu muito para o combate à doença. No site da UNADIS, encontrei alguns números que mostram esses resultados no nosso país, o Brasil:

Novas infecções por HIV

  • Novas infecções por HIV foram reduzidas em 40% desde o pico em 1997.
  • Em 2018, cerca de 1,7 milhão de novas infecções por HIV, em comparação com 2,9 milhões em 1997.
  • Desde 2010, as novas infecções por HIV diminuíram cerca de 16%, de 2,1 milhões para 1,7 milhão em 2018.
  • Desde 2010, novas infecções por HIV entre crianças diminuíram em 41%, de 280.000 em 2010 para 160.000 em 2018.
  • Veja as estatísticas completas clicando aqui.

Bom, é fato que a UNAIDS não é a única envolvida nesse combate, entretanto a atuação da organização, inclusive orientando iniciativas governamentais foi, essencial. O resultado disso é a redução significativa em várias métricas do combate à epidemia e, é claro, alguns passos mais próximos da visão do programa.

Agora imagine comigo. Em um contexto conturbado e vasto (o que compõe o nosso país), esses indicadores ajudaram a traçar ações que trouxeram ótimos resultados. Imagine na sua empresa, onde:

  • é possível trabalhar conscientização de maneira focada, diretiva e trabalhando a cultura da organização;
  • é possível utilizar a linguagem es os dados que as pessoas entendem;
  • é possível garantir coletar precisas, apoiadas por um sistema centralizador que facilita o trabalho;

Na sua empresa, esses critérios podem criar indicadores que vão fazer sua missão, visão e valores, sei propósito, saírem do papel e se tornar realidade, moldando sua cultura e, com isso, aumentando os seus resultados!

E aí, me diz, faz sentido utilizar esses critérios por aí? Um abraço, até o próximo artigo!

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