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Como fazer um fluxograma?

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Monise Carla

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Auditora Líder ISO 9001:2015, ISO 22000:2018 e ISO 31000:2016. Redatora do Blog da Qualidade e Especialista de Comunicação no Qualiex! Eu ajudo profissionais a resolverem problemas de qualidade por meio de tecnologia e acredito que esse é o primeiro passo para uma vida de Excelência. Gosto de rock, desenho animado e vejo qualidade e excelência em tudo isso. Não me leve tão a sério no Twitter, mas se preferir, você também pode me encontrar no Facebook e Linkedin.

Diariamente, nós recebemos várias dúvidas de leitores sobre assuntos relacionados a qualidade e gestão, e desta vez o tema foi Fluxograma. Valorizamos muito os comentários e respostas pois a gente tem uma orientação das maiores dúvidas dos nossos leitores e conseguimos interagir de uma forma que realmente ajude vocês.
Este é um artigo para ajudar você que está começando na área da qualidade e para você profissional da qualidade experiente que precisa que sua equipe saiba fazer um fluxograma.
Há algum tempo atrás eu recebi o seguinte e-mail:
“Confesso que tive e ainda tenho dificuldades em elaborar fluxogramas, gostaria de saber se você tem um exemplo pois estou fazendo estágio na área de processos e começo ainda nesta semana, isso quer dizer que terei que listar as minhas atividades dentro da organização e fazer o fluxo delas?”
O fluxograma é uma das 7 ferramentas da qualidade compreendido como um diagrama utilizado para representar uma sequência de atividades, através de símbolos gráficos. Com um fluxograma fica mais fácil entender e apresentar um processo.
Deming diz que “Se você não é capaz de descrever o que você faz como um processo, você não sabe o que está fazendo.” Aí eu sentei na minha mesa e disse: eu TENHO que conseguir fazer isso pois eu sei o que estou fazendo. Praticando, descobri que não tem tanto mistério assim.
Para que fique mais claro, vou fazer um exemplo bem simples, justamente porque dá para fazer fluxograma de tudo na vida. Tudo mesmo! E é um bom exercício começar fazer fluxogramas de coisas do dia a dia para fixar melhor o aprendizado.
Vamos supor que vamos fazer um café, ok? Em uma cafeteira, pois acabei de comprar uma e estou empolgadíssima com isso.
Passo 1: Colocar a 2 colheres de pó na parte de filtro.
Passo 2: Colocar 200ml de água no compartimento destinado a água.
Passo 3: Ligar a cafeteira.
Passo 4: Aguardar 5min.
Passo 5: O café já está pronto?
Se sim: beber (eu tomo café sem açúcar).
Se não: Aguardar mais 5min.
Ok. Eu consegui pontuar o que quero documentar. Eu faço isso todos os dias, eu já sei que eu faço, mas para documentar, representarei graficamente para que quando eu for delegar essa tarefa para alguém, esta pessoa conseguirá, de forma fácil, fazer um café no meu padrão de qualidade.
Vamos para o meu Fluxograma!
como-fazer-fluxograma
Para você entender os símbolos, e coisas do tipo eu indico que você leia o texto Fluxograma de Processo que está explicando de forma mais conceitual, mais genérica, os símbolos arredondados geralmente representam início e fim, os retângulos são atividades, losangos são pontos de decisão e as setas indicam a direção.
Fluxogramas são muito utilizados para documentar processos, você pode reparar que no fluxograma eu não dou tantos detalhes, não só porque as atividades especificadas eram simples, mas é bom que as informações mais detalhadas estejam no procedimento, e não no fluxograma, pois o fluxograma tem que ser uma visualização rápida do processo. No procedimento vai constar informações mais detalhadas, como os tópicos que descrevi: quantidades, tempo, regrinhas, e assim por diante. Sobre o manuseio da minha cafeteira, eu poderia usar uma instrução de trabalho, que basicamente ensina como usar máquinas e ferramentas, podendo conter fotos.
Da mesma forma eu poderia ter desdobrado meu fluxo em mais atividades, por exemplo, antes de beber café, eu poderia ter colocado a atividade de “pegar uma caneca” para depois beber o café. No nosso caso, todo mundo já entende que é necessária uma xícara ou caneca para tomar o café, mas em fluxogramas corporativos é preciso tomar cuidado. Nem sempre as pessoas vão deduzir o que tem que ser feito, portanto, é bom que o processo seja simples e que tenha todos os passos chave para entregar a atividade com o maior nível de qualidade possível.
Espero que tenha esclarecido esse assunto, mas fico a disposição para novas dúvidas, vocês podem mandar e-mail para blog@forlogic.net

Sobre o autor (a)

7 comentários em “Como fazer um fluxograma?”

  1. Orlando Bernini Filho

    Boa tarde!

    Você começou indicando o que faz e como faz, e no fluxograma só está indicado o que fazer, más não está indicado como fazer. Onde se coloca o como fazer dentro do fluxograma?

    1. Olá Orlando! Você fez a pergunta que eu queria, obrigada por essa oportunidade, 😀

      Por as caixinhas estarem começando com um verbo, sugerem uma ação, certo? É um fluxograma que terá como resultado o “Café”, e o café é o “O que fazer”. Este fluxograma é o “como faz” do café.

      Como o nosso “como faz” tem poucas informações, eu poderia ter colocado todas as informações dentro do fluxograma que ele continuaria simples, deixando o texto dentro das caixinhas como “títulos” e colocando tópicos para citar regrinhas como quantidades, tempo, etc. Mas quando as regras tem uma maior complexidade, talvez seja interessante escrever um Procedimento explicando melhor os detalhes das tarefas, se não seu fluxograma terá mais texto que figuras.

      Bom, isso é só uma indicação.

      Deu pra entender? Qualquer dúvida estarei por aqui!

      1. Boa tarde, Monise!
        Tenho que elaborar um fluxograma de procedimentos para gestão de fontes de recursos públicos para acompanhamento, desde a captação e aprovação do processo até a prestação de contas final.
        Estou com muita dúvida do que fazer, pois o roteiro possui mais de 80 laudas, e existe 5 fontes de recursos, cada uma com procedimento diferente.

        Aguardo feedback.

  2. Bom dia!

    Estou com uma dúvida pra montar um fluxograma. Talvez você possa me ajudar! Lá vai:

    Em um fluxograma de processo com divisão por funções ( aquele que indica qual setor é responsável pela atividade ) chego em um momento que não sei como representar.

    A situação é assim: Um veículo chega na triagem e dependendo da prioridade é encaminhado para uma fila de espera. Quando surge uma vaga na área, o setor de trânsito informa a triagem para liberar o veículo e o veículo é então liberado. No fluxograma que eu esquematizei, fica um gap. Sem uma imagem fica dificil de explicar, mas vou tentar.

    Teoricamente falando, a dúvida é sobre como representar o processo que dependa de duas entradas para startar. Porque para o veículo ser liberado, ele tem que ter passado pela triagem e tem que ter vaga na área. Sendo que a comunicação dos setores com a triagem não depende de haver vaga ou não.

    Meio confuso sem imagem pra explicar…mas…

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