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Como gerenciar processos através do ciclo PDCA?

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Jeison

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Sou co-fundador da ForLogic Software, hoje atuo com gente, cultura e gestão. Sou um dos criadores do Qualiex, do Qualicast (o 1º Podcast nacional focado em qualidade), criador do Blog da Qualidade (o maior blog sobre Qualidade do Brasil). Mestre em Engenharia da Produção pela UTFPR (Universidade Tecnológica Federal do Paraná), auditor líder formado com orgulho pela ATSG na ISO9001 e 22000, pai, empreendedor, e um inconformado de plantão!

Acredito na responsabilidade do indivíduo, no poder da qualidade e que podemos fazer diferente.

O ciclo PDCA é uma ferramenta da qualidade famosa pela sua facilidade de entendimento e pelos benefícios que gera para as ações, pois organiza o fluxo de atividades de modo que todos os recursos necessários para sua execução sejam definidos e depois seus resultados sejam controlados e analisados.

O que muita gente não vê é que esta ferramenta simples e poderosa pode ser aplicada para qualquer coisa, definitivamente, até para documentar e organizar um processo. Quando desenhamos um fluxo do processo, ou descrevemos as atividades no procedimento, focando apenas na execução, muitas vezes pontos importantes como o controle de desempenho das atividades passam despercebidos.

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Uma forma de garantir que o processo tenha todas as informações necessárias é escrevê-lo pensando na estrutura do PDCA. Mas como fazer isso?

PLAN – Planejamento

Todo processo tem uma fase de planejamento. Geralmente está relacionado a suas entradas ou o que fazer ao receber as informações que ativam o processo. Nesta primeira fase definimos o que precisa ser feito antes de executar o processo: o que eu faço antes de iniciar a operação do processo? As vezes está relacionado a fazer uma pesquisa, organizar as informações que chegam de outros processos, ou até uma reunião.

O que pode ser descrito também é a relação deste processo com os objetivos estratégicos da sua empresa, isso deixará evidente que foi considerado o contexto da organização em relação a este processo, já criando uma base de dados para a fase de verificação.

Assim, o planejamento do seu processo deverá explicar:

  • Quais papéis são responsáveis pela execução das atividades;
  • Quais saídas as atividades produzem;
  • Quando as atividades serão executadas e quais são os eventos que as disparam;
  • Onde serão executadas as atividades;
  • Que sistemas de informação apoiam as atividades;
  • Quais são os riscos e oportunidades das atividades.

Por exemplo, no processo de auditoria, a etapa de planejamento descreve a periodicidade das auditorias para cada processo, quem fará as auditorias, quem será auditado e qual norma utilizará.

DO – Execução

Na fase de execução deverá conter todas as atividades necessárias para a realizar o processo. Esta é a etapa mais “fácil”, já que geralmente o que escrevemos é tudo o que precisa ser feito. Se você ainda tem dificuldade em descrever a execução do processo, há alguns artigos aqui no Blog da Qualidade como “6 passos para descomplicar a execução dos seus processos” ou “Como escrever bons procedimentos” que podem te ajudar a ser mais claro e objetivo.

Esta fase deve conter:

  • O que fazer com as entradas que chegam no processo;
  • Quais são as atividades do processo e como executá-las;
  • Como as saídas do processo são geradas e entregues.

No processo de contas a receber, por exemplo, as atividades de execução podem ser: emitir a nota fiscal, emitir o boleto, enviá-los para o cliente e lançar contas a receber.

CHECK – Verificação

A fase de verificação tem o objetivo de monitorar o desempenho real do processo em comparação com o desempenho esperado, avaliando se a execução foi conforme o planejado e se os resultados foram atingidos. Veja bem, são 2 critérios de verificação: primeiro é como você monitora a execução do processo e a segunda como você analisa o resultado do processo. Nessa etapa você descreverá como o processo será acompanhado, definindo quais serão os controles aplicados, como coletar e avaliar esses controles.

ACT – Agir corretivamente

A última etapa do PDCA, de agir corretivamente, depende da etapa de verificação para acontecer, e é a que garante que o processo estará em constante melhoria. As ações para gestão de mudanças geralmente virão dessa fase do processo!

Assim, com os dados obtidos a partir da verificação do desempenho, é preciso:

  • Formular ações corretivas para acabar com resultados insatisfatórios;
  • Formular ações de melhoria para potencializar resultados satisfatórios.

Essas ações vão começar outro ciclo PDCA, pois também precisarão de planejamento, execução, verificação e ações corretivas, e serão discutidas em reuniões de avaliação e melhoria de processos.

processos através do ciclo PDCA

Aplicando o PDCA, podemos documentar e gerenciar de maneira completa os processos, evitando a falta de alinhamento com os objetivos da organização e o trabalho no combate a “incêndios”, simplificando e agilizando a execução do processo.

 

Referência

BPM CBOK Versão 3.0 – ABPMP Brazil

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