Gestão de processos

Como gerenciar processos através do ciclo PDCA?

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O ciclo PDCA é uma ferramenta da qualidade famosa pela sua facilidade de entendimento e pelos benefícios que gera para as ações, pois organiza o fluxo de atividades de modo que todos os recursos necessários para sua execução sejam definidos e depois seus resultados sejam controlados e analisados.

O que muita gente não vê é que esta ferramenta simples e poderosa pode ser aplicada para qualquer coisa, definitivamente, até para documentar e organizar um processo. Quando desenhamos um fluxo do processo, ou descrevemos as atividades no procedimento, focando apenas na execução, muitas vezes pontos importantes como o controle de desempenho das atividades passam despercebidos.

Uma forma de garantir que o processo tenha todas as informações necessárias é escrevê-lo pensando na estrutura do PDCA. Mas como fazer isso?

PLAN – Planejamento

Todo processo tem uma fase de planejamento. Geralmente está relacionado a suas entradas ou o que fazer ao receber as informações que ativam o processo. Nesta primeira fase definimos o que precisa ser feito antes de executar o processo: o que eu faço antes de iniciar a operação do processo? As vezes está relacionado a fazer uma pesquisa, organizar as informações que chegam de outros processos, ou até uma reunião.

O que pode ser descrito também é a relação deste processo com os objetivos estratégicos da sua empresa, isso deixará evidente que foi considerado o contexto da organização em relação a este processo, já criando uma base de dados para a fase de verificação.

Assim, o planejamento do seu processo deverá explicar:

  • Quais papéis são responsáveis pela execução das atividades;
  • Quais saídas as atividades produzem;
  • Quando as atividades serão executadas e quais são os eventos que as disparam;
  • Onde serão executadas as atividades;
  • Que sistemas de informação apoiam as atividades;
  • Quais são os riscos e oportunidades das atividades.

Por exemplo, no processo de auditoria, a etapa de planejamento descreve a periodicidade das auditorias para cada processo, quem fará as auditorias, quem será auditado e qual norma utilizará.

DO – Execução

Na fase de execução deverá conter todas as atividades necessárias para a realizar o processo. Esta é a etapa mais “fácil”, já que geralmente o que escrevemos é tudo o que precisa ser feito. Se você ainda tem dificuldade em descrever a execução do processo, há alguns artigos aqui no Blog da Qualidade como “6 passos para descomplicar a execução dos seus processos” ou “Como escrever bons procedimentos” que podem te ajudar a ser mais claro e objetivo.

Esta fase deve conter:

  • O que fazer com as entradas que chegam no processo;
  • Quais são as atividades do processo e como executá-las;
  • Como as saídas do processo são geradas e entregues.

No processo de contas a receber, por exemplo, as atividades de execução podem ser: emitir a nota fiscal, emitir o boleto, enviá-los para o cliente e lançar contas a receber.

CHECK – Verificação

A fase de verificação tem o objetivo de monitorar o desempenho real do processo em comparação com o desempenho esperado, avaliando se a execução foi conforme o planejado e se os resultados foram atingidos. Veja bem, são 2 critérios de verificação: primeiro é como você monitora a execução do processo e a segunda como você analisa o resultado do processo. Nessa etapa você descreverá como o processo será acompanhado, definindo quais serão os controles aplicados, como coletar e avaliar esses controles.

ACT – Agir corretivamente

A última etapa do PDCA, de agir corretivamente, depende da etapa de verificação para acontecer, e é a que garante que o processo estará em constante melhoria. As ações para gestão de mudanças geralmente virão dessa fase do processo!

Assim, com os dados obtidos a partir da verificação do desempenho, é preciso:

  • Formular ações corretivas para acabar com resultados insatisfatórios;
  • Formular ações de melhoria para potencializar resultados satisfatórios.

Essas ações vão começar outro ciclo PDCA, pois também precisarão de planejamento, execução, verificação e ações corretivas, e serão discutidas em reuniões de avaliação e melhoria de processos.

processos através do ciclo PDCA

Aplicando o PDCA, podemos documentar e gerenciar de maneira completa os processos, evitando a falta de alinhamento com os objetivos da organização e o trabalho no combate a “incêndios”, simplificando e agilizando a execução do processo.

 

Referência

BPM CBOK Versão 3.0 – ABPMP Brazil

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