Como manter a análise de indicadores viva na organização

Vanessa Ribeiro

Vanessa Ribeiro

Análise de Indicadores na Organização

Se na sua empresa a análise dos resultados acontece apenas após o 10° dia de cada mês, você está um passo atrás das organizações que priorizam essa gestão. Mas calma, não se desespere, tem salvação! Neste artigo, vou te contar como nós mantemos a análise de indicadores viva na organização. 

Você deve estar pensando “nossa essa menina acha que a vida é fácil, não?!” e, realmente, eu sei o quão difícil é engajar as pessoas para terem as coletas e análises feitas no dia estabelecido. Mas é possível sim reduzirmos o tempo de coleta e análise de dados para agilizarmos a tomada de decisão da organização. 

A importância de ter prazos curtos e respeitá-los 

A gestão de indicadores é a base para medir os resultados de uma empresa e essas atividades de monitoramento vão alimentar todo o sistema de gestão da organização fazendo com que a tomada de decisão baseada em fatos e dados seja mais confiável. 

Ou seja, as decisões tomadas, desde o nível operacional ao estratégico, não podem ser baseadas em opiniões e/ou percepções subjetivas, além disso é de extrema importância que haja alinhamento entre os processos e a estratégia da organização para um desempenho efetivo. 

O primeiro passo para ter maior assertividade nos resultados é garantir que os dados sejam coletados e analisados nas datas estabelecidas e de forma correta, mas nem sempre conseguimos esse engajamento na gestão de indicadores da organização. Por mais que o colaborador saiba da importância da entrega e análise dos dados, isto não se encontra na rotina dele, e, por vezes, a atividade acaba ficando em segundo plano 

Isso é um problema porque atrasa a entrega de resultados e, pior, as ações de melhorias contínuas provenientes das análises críticas dos indicadores são tomadas dias ou semana após o início do mês, deixando sua organização “um passo atrás” daquelas que conseguem “enxugar” os prazos e acelerar a tomada de decisões. 

Em conversa com vários gestores da qualidade de diversas empresas, percebo que esse problema é recorrente nas organizações. Alguns resultados são analisados e entregues após 15 dias do início do mês, aí as ações de melhoria são elaboradas e não dá tempo de executá-las nos 15 dias restantes, consequentemente o resultado negativo no próximo mês fica fácil de ser previsto diante deste cenário. Perceba que, apesar de isso ser comum nas organizações, não é natural! A notícia boa é que tem salvação. 

Qualidade nos dados e nas informações 

Para ter uma maior assertividade nos resultados e nas tomadas de decisões precisamos garantir a segurança, a confiabilidade e o acesso fácil às informações por meio de uma gestão simples e eficaz: 

  • Segurança: os dados precisam estar seguros e é importante garantir que o acesso à informação seja feito por todos que precisem delas. Ninguém quer correr o risco de dados sigilosos da organização serem expostos por falta de segurança nessa gestão. 
     
  • Confiabilidade: quando penso em confiabilidade a palavra integridade me vem à mente também. Os dados que são monitorados nas organizações precisam de um refinamento contínuo das origens e não podem ser alterados sem que haja uma rastreabilidade das informações, ou seja, tenho que garantir que a informação que estou utilizando é verdadeira e que não sofreu alterações desnecessárias que impactam diretamente nos resultados a serem analisados. 
  • Acesso Fácil:  a informação precisa estar disponível para acesso das partes interessadas. É comum que algumas empresas tenham processos de gerenciamento de dados burocráticos e isso impacta negativamente no engajamento dos colaboradores. Já imaginou ter que ficar solicitando informação sempre que precisar consultar um dado e não ter autonomia para ver quando necessário?! Isso é um dos motivos de atrasos nas análises críticas. 

Aqui na firma, a gente consegue acelerar a coleta e a análise dos resultados mantendo vivo o nosso Rito do Samba (Sistemática de Acompanhamento das Medições Baseadas em Análises), que é um evento contínuo aqui na ForLogic que apoia o processo de gestão de indicadores junto com o Indicators para que “as coisas” fluam. 

O segredo da Forlogic 

O Rito do Samba é a nossa semana do indicador que é realizada na primeira semana cheia do mês e se inicia na reunião de Kick Off, que é um Rito que ocorre todas às segundas-feiras com duração de 1 hora na qual é comunicado a todos os colaboradores sobre a semana do indicador. 

No Kick Off temos um período para coletar nossos dados e aquela desculpa de não conseguir colocar a coleta de informação na rotina “foi pro ralo”, meus amigos. Todos param e vão coletar as informações para que na terça-feira e quarta-feira as análises sejam feitas. 

Para coleta e análise de dados, utilizamos o Indicators, nosso software para gestão de indicadores, que, além de manter essa gestão na rotina, traz os seguintes benefícios para gestão: 

  • Centralização das informações: isso facilita muito a busca por informações, não preciso ficar pedindo dados para ninguém, as informações estão disponíveis para consulta das partes interessadas. 
  • Informações confiáveis: além do histórico com a rastreabilidade e a opção de anexar evidências às coletas das informações, o Qualiex Indicators, permite integração API com outras ferramentas, recebendo dados direto do sistema para evitar erros. 
    Com relação aos resultados, o sistema elimina o risco de informações e cálculos incorretos, pois não há como alterar as fórmulas sem permissões ou digitar o resultado errado, pois o sistema calcula automaticamente. 
  • Gráficos e relatórios com um clique: uma das grandes barreiras para apresentação de resultados nas organizações é a consolidação das informações, e com o Indicators é possível montar dashboards para acompanhar e apresentar os resultados e gerar relatórios sempre que necessário de forma rápida. 
  • Ações de melhoria: após as análises é possível abrir ações e acompanhar a sua execução, tendo uma gestão totalmente integrada. 

A gestão de indicadores com o Qualiex é simples e eficaz, e, se você busca otimizar o seu processo com segurança, confiabilidade e rastreabilidade entre em contato com a gente! Iremos fazer um diagnóstico para identificar os principais gargalos do seu processo e encontrar a melhor forma para garantir a assertividade no seu processo de gestão de indicadores. 

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