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Como priorizar suas não conformidades?

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É comum que as empresas tenham diversas não conformidades no seu dia a dia, até porque seus processos estão em constante evolução. Entretanto, às vezes seu processo de identificação de não conformidade é tão bom que a quantidade de trabalho gerado aumenta, tornando inviável executar tudo de uma vez. Quando esta situação acontece, você precisa escolher qual não conformidade resolver primeiro e para isso, com certeza, você usa algum critério, que pode ser:

  • um cliente que ligou irritado;
  • o chefe que entrou na sala gritando;
  • a reunião que vai acontecer no dia;
  • algum conflito entre a equipe ou departamento;

Enfim, existem diversas situações que podem influenciar na sua decisão de priorização. Mas, será que este é o melhor critério? Como decidir, da melhor maneira, qual não conformidade é preciso tratar primeiro?

Apesar de existirem várias técnicas complexas para determinar a priorização, há uma muito simples e que muita gente esquece: a Matriz GUT, também conhecida como Matriz de prioridade, que é uma ferramenta para auxiliar na priorização dos problemas ajudando na tomada de decisão. Com a matriz, você irá listar todos os problemas da sua empresa, atribuir a Gravidade, Urgência e Tendência de cada um e tomar as ações conforme o seu grau de prioridade.

Vejamos então os passos necessários para utilizar esta ferramenta na priorização de Não Conformidades.

Passo 1 – Liste suas não conformidades

A primeira coisa que você precisa fazer é listar quais as NCs existentes na empresa, provavelmente, você já tenha uma planilha com estas informações. É importante que cada não conformidade esteja com o nome do problema que ela representa e descrita da maneira mais clara possível, como no exemplo abaixo, defeitos na produção de embalagem. Assim, fica mais fácil fazer a classificação e se evita interpretações confusas ou ambíguas.

Não ConformidadeGravidadeUrgênciaTendênciaPontuação total GUT
NC 0081/16: atraso na entrega de matéria-prima
NC 0378/16: defeitos na produção de embalagem

Passo 2 – Atribua as notas

Com os problemas listados você irá atribuir pontuações aos três parâmetros: Gravidade, Urgência e Tendência, mas antes é preciso entender o que significa cada um.

Gravidade: é o impacto que o problema pode causar se não for solucionado, analisando sempre os seus efeitos a médio e longo prazo, caso o problema em questão não seja resolvido. Você pode fazer uma análise dos impactos financeiros, de satisfação do cliente, satisfação da equipe, entre tantos outros. É importante lembrar que essa análise de custo, por exemplo, ocorre no caso de você não fazer a tratativa daquele problema, isto é, quanto vai me custar se eu não atuar neste problema agora?

A pontuação da gravidade pode seguir o seguinte critério: 1- não é grave 2- pouco grave 3- grave 4- muito grave e 5- extremamente grave

Urgência: é analisada pela pressão do tempo que existe para resolver determinada situação, ou seja, é nesse critério que você vai considerar o cliente irritado, o chefe nervoso e assim por diante. Faça a seguinte pergunta: a solução deste problema impacta negativamente quantas partes interessadas? Quanto mais stakeholders impactar, maior a urgência deste problema, e a partir disso você conseguirá classificar se há pressa para tratar esta NC.

A pontuação da urgência pode seguir a seguinte classificação: 1- não há pressa para agir 2- há um pouco de pressa 3- é necessária uma ação o mais cedo possível 4- é necessária uma ação 5- necessária uma ação imediata.

Tendência: É a análise da possibilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo. Faça a seguinte pergunta: se eu não tratar esse problema agora, ele vai agravar pouco a pouco ou bruscamente? Por exemplo, um cliente reclamou de algo que, se não for tomada nenhuma ação, você sabe que outros clientes com situações parecidas também irão reclamar, isso significa que a tendência é piorar gradativamente.

A pontuação da tendência segue o seguinte critério: 1- se nada for feito, não haverá agravamento 2- vai agravar a longo prazo 3- irá agravar em médio prazo 4- agravará a curto prazo 5- haverá um grande agravamento do problema.

Não ConformidadeGravidadeUrgênciaTendênciaPontuação total GUT
NC 0081/16: 1traso na entrega de matéria-prima333
NC 0378/16: defeitos na produção de embalagem334

Passo 3 – Ranking das não conformidades

Bom, depois de atribuída as notas você multiplicará a gravidade x urgência x tendência (GxUxT), tendo assim uma pontuação total para cada problema.

Aquele que apresentar um valor maior de prioridade será a não conformidade que você tratará primeiro, elaborando planos de ação com prazos e responsáveis, até porque o problema é grave, precisa de uma ação imediata e um monitoramento criterioso.

Não ConformidadeGravidadeUrgênciaTendênciaPontuação total GUT
NC 0081/16: atraso na entrega de matéria-prima33327
NC 0378/16: defeitos na produção de embalagem33436

É importante que você atualize a sua matriz periodicamente, porque de acordo com os acontecimentos dos fatos na rotina do trabalho, a gravidade, urgência e tendência podem mudar, alterando assim as priorizações.

Esta ferramenta pode ser utilizada para inúmeras finalidades: em um planejamento de mudanças, no planejamento estratégico, para priorizar os riscos da sua empresa, entre tantos outros. A Matriz GUT também pode ser usada em conjunto com outras ferramentas de gestão como a análise SWOT, o Diagrama de Ishikawa e o ciclo PDCA.

Você pode baixar o nosso Modelo de “Matriz de prioridade (GUT)” no botão abaixo:

Baixar Modelo de Matriz GUT

 

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