Como reduzir o tempo de revisão dos documentos do Sistema de gestão da Qualidade

Reduzir o tempo de revisão dos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade deve ser prioridade na gestão de documentos. Principalmente quando esse documento está diretamente relacionado a um processo. Digo isso porque quanto mais um documento demora para ser aprovado, mais o processo pode estar rodando sem as melhorias implantadas na nova versão.

Além disso, é preciso entender que todo e qualquer desperdício de tempo é desperdício de dinheiro. Existem diversas melhorias de processo que podem trazer grandes ganhos para sua empresa. Então, se você perde dezenas de horas mensais por conta de um processo de revisão de documentos ineficiente, além de não conseguir atuar nessas melhorias, está gerando desperdício de recursos empregando tempo desnecessário em atividades que poderiam ser otimizadas.

Por isso, no artigo de hoje, quero falar sobre alguns fatores que criam ruído na gestão de documentos. Se você atuar para minimizar esses fatores, provavelmente vai ganhar bastante tempo e economizar tempo das pessoas. Vai te ajudar a ter um processo de revisão de documentos mais produtivo. E isso, com certeza, vai ajudar a reduzir o tempo de revisão dos documentos do Sistema de Gestão da qualidade.

Tenha apenas os documentos necessários

Isso tem muito a ver com outro texto que postei aqui no blog, sobre burocracia. E pode parecer meio óbvio à primeira vista. Mas eu não consigo contar quantos e-mails recebemos perguntando quais documentos é preciso criar para obter a ISO 9001:2015.

O Drucker já disse: “Não há nada mais inútil do que fazer eficientemente aquilo que nem deveria ter sido feito”. Então, a pergunta não é “quais documentos são obrigatórios para a ISO”, mas sim: Quais documentos são necessários ao meu processo? Assim, se você tem um documento para a Norma, está perdendo tempo atualizando algo que não devera nem existir.

Ps.: Se quiser saber um pouquinho mais sobre isso, tenho um post que fala sobre os procedimentos obrigatórios da ISO 9001:2015.

Treine as pessoas

Grande parte da perda de tempo e dos desperdícios existentes nas empresas é culpa da falta de competência. E na gestão de documentos não é diferente. Então, é preciso treinar as pessoas para reduzir o tempo de revisão dos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade.

A revisão é um processo como qualquer outro. Se as pessoas não souberem o que precisa ser feito, vão levar mais tempo procurando. Da mesma forma, é preciso ensinar as pessoas a serem objetivas, a não enfeitarem os documentos. Temos certa tendência a escrever de forma rebuscada e “sofisticada” (talvez herança da escola, enfim). Ao contrário, devemos ensinar as pessoas a serem claras, simples e objetivas. Dessa forma:

• quem escreve não perde tempo com firulas;
• quem revisa não perde tempo lendo o que não precisava ler;
• quem lê entende e assimila melhor o conteúdo do documento.

Resumindo: todo mundo ganha!

O Elon Musk, fundador da Tesla, diz que se uma informação escrita precisa ser explicada pessoalmente, é melhor reformular. Eu acredito que o mesmo pode ser dito do conteúdo dos seus documentos.

Padronize documentos

Toda vez que nós fazemos algo diferente, nosso cérebro leva um tempo para entender e se adequar a isso. Além de que isso consome um pouco da nossa energia também.

Dessa forma, se todo novo documento da sua empresa for feito do zero, o tempo só tende a aumentar. Afinal, pense comigo. A pessoa que cria o procedimento ou processo terá dificuldade em formalizar no documento pontos importantes para sua empresa. Pode ser até que ela se esqueça de alguma coisa. Já a pessoa que revisa não conseguirá analisar objetivamente quais aspectos estão descritos no documento, ela não saberá o que procurar.

Então, crie modelos de documentos específicos para sua empresa. Procurando fazer com que eles tenham apenas as informações que fazem diferença para seu processo. Isso vai agilizar muito tanto a criação quanto a revisão dos documentos.

Você não precisa criar nenhum modelo mirabolante, fórmula mágica ou coisa do tipo. Apenas faça um modelo que possa ser seguido pelas pessoas. Se necessário, treine-as nele (tópico anterior)! Aqui na Forlogic, por exemplo, a gente faz os procedimentos utilizando o bom e velho modelo PDCA, o que ajuda bastante e simplifica as coisas.

Evite revisões por e-mail

Se você tem muitos documentos e quer reduzir o tempo de revisão dos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade, o e-mail não é a melhor ferramenta para tornar esse processo eficiente. Além de consumir muito tempo, revisões por e-mail podem reduzir muito a integridade e segurança do sistema de gestão.

Perceba que, entre a criação do documento e a sua aprovação final, existe um caminho a seguir. Assim, ele vai passar por revisores, aprovadores, interessados no processo e etc. Quando você envia o documento para revisão por e-mail, é muito fácil perder o controle dessa cadeia. O documento pode até extraviar e chegar em quem não devia.

Imagine um documento que precisa passar por 5 pessoas antes da aprovação. Como você vai saber se as pessoas já abriram o e-mail? Se receberam e se sabem da demanda? O único jeito vai ser ligar ou sair à caça pela empresa. E isso pode consumir um tempo considerável.

E mesmo que as pessoas te respondam rapidamente. Cada um fará considerações em um documento diferente (em uma cópia). Então, você recebe as 5 cópias e tem de consolidar tudo em uma só versão. Feito isso, tem de enviar para as 5 de novo e reiniciar todo o processo, afinal só você leu as considerações de todos os envolvidos.

É claro que você pode enviar os documentos um de cada vez, repassando adiante apenas as versões já revisadas. Mas esse é um trabalho de centralização que, teoricamente, não faz parte da revisão de documentos. Um trabalho que poderia ser otimizado de forma consciente, por exemplo, por meio de um software de gestão de documentos.

Foque no essencial!

O que realmente quero dizer é: o processo de revisão de documentos tem de focar na elaboração, revisão, aprovação e divulgação dos documentos. Pois esse é o verdadeiro foco da gestão de documentos! Tudo que você fizer que foge a isso, pode e deve ser melhorado.

Não tem outro jeito, preciso dos e-mails!

Eu sei que o que disse no tópico anterior é um tanto radical. Mas perceba que estou falando de:

1. sistemas de gestão com muitos de documentos;
2. da maneira ideal de otimizar o processo de revisão dos documentos.

Sei que muita gente utiliza e-mails para muitas rotinas do SGQ e que talvez não haja outro jeito. De qualquer forma, mesmo que não sejam a forma ideal, existem maneiras melhores que o e-mail, seja por meio do Google Drive ou de Pastas de rede. E mesmo que você utilize e-mail, algumas práticas são universais e podem ajudar a agilizar o processo:

Faça uma reunião periódica

De tempos em tempos, talvez seja interessante fazer uma reunião de revisão de documentos ou de alinhamento do processo. Isso ajuda a manter todos informados e faz rodar o processo de revisão de forma mais controlada. Além disso, é uma boa oportunidade para as pessoas tirarem dúvidas sobre os documentos ou sobre o processo.

Esclareça combine datas e responsáveis

Nessa reunião, também, é importante definir datas e responsáveis por cada etapa do processo, definindo, por exemplo, o fluxo de revisão (o Fluxo é muito importante, vou falar mais dele no próximo tópico).

Organize os “comos”

Combine também como as revisões serão feitas. Formalize para as pessoas quais serão os canais de envio, se por e-mail, pasta de rede, Google Drive, etc. Enfim, detalhes um pouco mais técnicos do processo.

Lembre-se: isso são “medidas de contenção”

Apenas tenha em mente que essas podem não ser atividades do processo em si. Que elas não agregam valor ao processo e que você não deveria precisar executá-las. Afinal, centralizar o trabalho de revisão em você NÃO reduz o desperdício de tempo.

Na verdade, você só está absorvendo e escondendo os desperdícios de um processo ineficiente. E a pergunta que fica é: o trabalho da Qualidade é eliminar desperdícios ou absorvê-los?

Tenha fluxos de revisão bem definidos

Pensando a revisão como um processo, podemos determinar etapas intermediárias, com entradas e saídas. Dessa forma, a primeira versão de um documento é a saída para o elaborador e a entrada para o revisor trabalhar. E se esse processo não estiver bem definido, essas entradas e saídas se perdem.

Normal, todo processo é assim. O que pode dificultar um pouco é que cada tipo de documentos pode passar por um fluxo diferente. Com revisores e aprovadores diferentes, em setores diferente e, não muito raro, até mesmo processos diferentes. Assim, o fluxo de revisão é um caminho a ser seguido dentro da empresa. Um caminho que direciona as entradas e saídas para as pessoas.

Se você não tiver fluxos bem definidos para os documentos, as pessoas não saberão como agir com eles na hora de revisão. Para quem enviar? Quem precisa aprovar isso? Quais são os colaboradores interessados na revisão? Todos os colaboradores precisam conhecer os pontos que foram alterados? E agora, devo enviar o documento por e-mail para a empresa inteira? Perceba que são diversas decisões que podem ser padronizadas em um fluxo de revisão. Evitando assim perda de tempo na hora de fazer o processo de revisão rodar.

Bônus: cuidado com os documentos associados

Esse aspecto não está diretamente ligado ao tempo, mas colabora um pouco. Existem muitos documentos que contém associações com outros documentos. São informações importantes que, dependendo da alteração, provocam uma alteração em cascata, tornando necessárias alterações em diversos outros documentos. Isso é comum, por exemplo, em processos e procedimentos.

Se essas associações não estiverem muito claras, você vai perder tempo procurando documentos que precisam ser alterados. E pior que isso, pode acontecer de você não atualizar algum documento importante para o funcionamento do SGQ. Assim, além de não reduzir o tempo de revisão dos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade, ainda pode causar danos ao sistema e à execução dos processos.

Um SGQ eficiente depende de uma gestão eficiente

Eu tenho certeza de que você trabalha (ou quer trabalhar) para otimizar os processos! Todos queremos promover melhorias no nosso trabalho e empresa. Então, comece a pensar que isso deve ser feito nos mínimos detalhes.

Os documentos são importantes ferramentas de trabalho. E a gestão de documentos foi criada para levar informações importantes para as pessoas. Então, não adianta querer otimizar as coisas pela metade, pois processo enxuto fornece às pessoas o que elas precisam quando elas precisam. Sejam documentos, equipamentos ou informações.

Portanto, garantir que os documentos serão revisados de forma ágil não é uma exigência da ISO ou do auditor externo. É uma necessidade do seu processo, para garantir que ele tenha sempre as informações mais atualizadas e possa, assim, alcançar os melhores resultados!