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Documento obsoleto causa prejuízo para uma indústria.

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Juliana Geremias

Juliana Geremias

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Graduada em Administração de Empresas e MBA em Gestão da Qualidade
"Qualidade é o resultado de um ambiente cultural cuidadosamente construído. Tem que ser o tecido da organização, não parte do tecido." Phil Crosby

Diariamente, atendemos vários clientes, cada qual com sua dificuldade e história. Uma em especial me chamou a atenção e é sobre um enorme prejuízo causado pelo uso de um documento obsoleto.

Do que se trata a história

Há algumas semanas, conversei com uma de nossas especialistas sobre como a solução de Gestão de Documentos do Qualiex está ajudando nossos clientes. Então, ela resolveu me contar algumas situações reais para que eu entendesse melhor.

Dentre as várias situações que ela me apresentou, uma em especial me chamou a atenção: era sobre um cliente do setor alimentício que mantinha suas receitas salvas junto com os documentos gerais da empresa.

Mas, onde está o problema nisso? Bom, continue a leitura e você entenderá!

O que é documento obsoleto?

Primeiro, vamos entender o que é um documento obsoleto: “Obsoleto: que caiu em desuso; ultrapassado; antiquado”.

Particularmente, prefiro a definição que a Monise utilizou em seu artigo, um tanto quanto engraçado, mas que fez muito sentido: “documentos obsoletos nada mais são do que documentos zumbis!

Ela deu a seguinte explicação: “sabe o que todos os zumbis têm em comum? Todos estão mortos, mas perambulam por uma região como “mortos-vivos”. Ou seja, um documento zumbi nada mais é do que aquele arquivo que ainda está presente na empresa, mesmo sendo considerado morto ou inútil. É um documento que tem informações ultrapassadas, e que pode até fazer sentido, mas está desatualizada. A falta de controle desse tipo de documento dificulta o rastreamento, assim fica quase impossível impedir que alguém imprima ou use a versão errada, e aí temos um problemão!

O que a Norma ISO 9001:2015 diz sobre Documentos

A norma ISO 9001 versão 2015, traz o item 7.5.3 que trata da informação documentada , e diz o seguinte:

“7.5.3.1 A informação documentada requerida pelo sistema de gestão da qualidade e por esta Norma deve ser controlada para assegurar que:

a) ela esteja disponível e adequada para uso, onde e quando ela for necessária;
b) ela esteja protegida suficientemente (por exemplo, contra perda de confidencialidade, uso impróprio ou perda de integridade).

7.5.3.2 Para o controle de informação documentada, a organização deve abordar as seguintes atividades, como aplicável:

a) distribuição, acesso, recuperação e uso;
b) armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;
c) controle de alterações (por exemplo, controle de versão);
d) retenção e disposição.

A informação documentada de origem externa determinada pela organização como necessária para o planejamento e operação do sistema de gestão da qualidade deve ser identificada, como apropriado, e controlada.”

(portaliso.com)

Voltando para a história do cliente

Todo o controle de documentos deste cliente era feito de forma manual, até que um belo dia veio a “bomba”!

Um dos funcionários da empresa, responsável pela produção das bebidas, simplesmente pegou uma das receitas que estava em seu computador para produzir o produto.

Ele só não contava que a versão da receita que ele usou, estava obsoleta (ou seja, desatualizada).

Resultado? Um lote inteiro de bebidas perdido e um prejuízo enorme para a empresa!

As consequências de ter usado um documento obsoleto?

Além do prejuízo financeiro, podemos ainda citar outros problemas:

  • o desperdício de produtos (todos os ingredientes foram perdidos)
  • o retrabalho (mais mão de obra para produzir o lote com a receita correta):
  • o atraso na entrega final (gerando insatisfação do cliente, pois ele teria que aguardar o preparo de outro lote).

Sem contar que uma situação dessa pode manchar a credibilidade da marca!

Agora, você pode estar se perguntando: “como faço se preciso ter a versão antiga de documentos para analisar melhorias, atualizações, indicadores e etc?”. Sim, com certeza! Mas, ainda utilizando a definição de “documento zumbi”, documentos obsoletos não podem estar “zanzando” pela empresa. Eles devem estar guardados em um lugar seguro para que não sejam utilizados de forma indevida ou equivocada.

Como o Qualiex ajuda a evitar prejuízos semelhantes

Essa empresa contratou o Qualiex e usa nossa solução de gestão de documentos. Hoje, eles conseguem a ter controle total e rastreabilidade dos documentos e processos. Ainda, encontram os documentos atualizado e importantes mais rapidamente, controlam todos os acessos, as novas versões e os gestores monitoram tudo de qualquer lugar com a versão mobile.

Ao desenvolver o Qualiex Docs, nosso objetivo foi de entregar a solução definitiva para a gestão de documentos. As principais vantagens de seu uso são:

  • Acessar sempre a última versão de documento;
  • Atender os prazos de aprovação e atualização;
  • Eliminar o extravio de documentos importantes;
  • Otimizar tempo com a organização de documentos;
  • Ter controle de todas as alterações feitas;

Bom, espero que esse artigo tenha feito você refletir sobre a importância da Gestão dos Documentos de uma empresa que queira crescer de forma rentável e sustentável.

Se você tem problemas para gerenciar de forma eficaz e simplificada os documentos mais importantes da sua empresa, entre no site e fale com o especialista – conheça a nossa solução para Gestão de Documentos.

 

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1 comentário em “Documento obsoleto causa prejuízo para uma indústria.”

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