Gestão de processos

Como facilitar o uso dos documentos do SGQ

Imagem de uma pessoas escrevendo nos documentos da qualidade.
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Em um artigo anterior, falei um pouco sobre porque os documentos do SGQ não são utilizados. Nele, usei o termo “documentos da qualidade” para me referir a informação documentada. Eu também disse que “documentos da qualidade” não existem! Então, antes de continuar, uma observação:

Se você não leu o artigo anterior, leia antes de continuar a leitura desse artigo!

No outro texto, houve uma definição importante sobre informação documentada. Ela explica porque estou usando “documentos do SGQ” (e não “documentos da qualidade”). Afinal, os documentos são do sistema de gestão, e não da Qualidade.

Além disso, no texto anterior, falei sobre os problemas que fazem com que as pessoas não utilizem os documentos do SGQ. Hoje, quero apenas dar algumas dicas que podem te ajudar a lidar com esses problemas na sua empresa. Assim, não vou reexplicar os problemas, apenas citá-los e, em seguida, dar dicas de como lidar com eles.

Problema: “As pessoas não estão conscientes sobre o processo

Dica para conscientizar as pessoas: certos defeitos ou falhas são causados justamente por falta de informação. E onde as informações sobre os processos devem estar? Nos documentos do SGQ!

Dessa forma, você pode procurar produtos ou serviços não conformes, reclamações de clientes e etc., e mostrar como eles poderiam ter sido evitados se a informações documentadas tivessem sido consultadas ou se estivessem com a revisão em dia.

Isso vai ajudar as pessoas a entender a importância de consultar essas informações, mantê-las atualizadas e mostrar que os documentos do SGQ são ferramentas úteis ao processo!

Problema: “As pessoas não sabem que o documento existe

Dica para garantir que todos conheçam os documentos do processo: você pode elaborar um checklist dos documentos de cada processo. Depois, pode criar um “treinamento” para garantir que todos vão seguir o checklist e ficar cientes dos documentos que afetam o trabalho.

Além disso, também pode acrescentar o checklist ao processo de integração. Como uma etapa de qualificação mesmo. Assim você comunica ao novo colaborador tudo que for essencial ao trabalho dele. (outra dica: se você não tem um processo de integração, crie um agora! Hehe)

Ps: essa dificuldade em apresentar todos os documentos para os colaboradores é bastante comum. Tanto que, para ajudar nisso, no Forlogic Docs, módulo de gestão de documentos do Qualiex, criamos um recurso chamado de Pendência de Leitura.

Você pode indicar a necessidade de leitura de algum documento para qualquer colaborador, assim o sistema faz a notificação automaticamente. A pendência só some quando o colaborador ler e fazer a confirmação de leitura. Facilita bastante a comunicação.

Problema: “A pessoa errada é responsável pelo documento

Dica para melhorar a conscientização por meio da revisão: caso você tenha uma equipe grande, tente alternar as pessoas que fazem a revisão do processo, procedimento, IT ou etc.

Por exemplo, se você tem 8 operadores que utilizam o mesmo procedimento, você pode alternar as revisões entre os 8. (Também é possível fazer uma revisão conjunta. Mas isso leva mais tempo e acaba parando toda a equipe)

Isso vai promover uma discussão à respeito da responsabilidade sobre o documento. Mais que isso, também vai ajudar a fazer com que todos leiam os documentos e proporcionar que todos deem sua opinião sobre o processo e como ele está sendo executado.

Problema: “O acesso aos documentos do SGQ é complexo e trabalhoso

Dica para facilitar o acesso aos documentos: mesmo que você não utilize um software para gestão de documentos (o que considero ideal), crie uma estrutura de documentos clara e objetiva.

Essa estrutura deve facilitar a busca dos documentos. Pode ser por meio de pastas ou até mesmo de um bom arquivo físico. O importante é que seja fácil encontrar os documentos. Além disso, quanto mais acessível e próximo ao colaborador estiver o computador ou o repositório de documentos, melhor!

Outro Ps: um dos nossos clientes, a Top Service, aumentou em 30% o engajamento no processo de não conformidade apenas utilizando nossos formulários de cadastro. Afinal, com a praticidade do software, as pessoas passaram a cadastrar mais NCs e se envolver no processo. (Leia esse case clicando aqui)

Problema: “Os documentos são só burocracia

Dica para não cometer esse erro: não crie documentos para atender a norma, o auditor ou o consultor.

¯\_(ツ)_/¯

Crie documentos para atender seu processo e seu cliente!

Mais um Ps: como essa dica não foi lá muito prática, deixo algumas sugestões de leitura de artigos que falam sobre esse tema:

1 – Procedimentos obrigatórios na ISO 9001:2015

2 – Informação documentada: registro ou documento?

3 – Como reduzir a burocracia do Sistema de Gestão da Qualidade

Pense em quem vai utilizar os documentos!

Os documentos do SGQ são muito mais que burocracia. Se elaborados do jeito certo e com o proposito certo, são ferramentas que ajudam a executar o trabalho. Isso se aplica tanto a garantir a conformidade do produto ou serviço quanto a encontrar formas de melhorar os processos.

Pensando nisso, gostaria de deixar uma última dica: como ferramentas que são, aos documentos também se aplica a regra de ouro da metodologia 5S:

Aquilo que é necessário ao trabalho deve estar perto de quem executa o processo!

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