Líder de implantação MPS-BR e ISO:9001 no Grupo Forlogic. Tecnóloga em Análise e Desenvolvimento de Sistemas pela UTFPR, e pós-graduada em Testes de Software pela UEL. Mais informações no Linkedin.
Neste post vou explicar mais um pouquinho sobre uma ferramenta de detalhamento e gerenciamento de escopo que é importantíssima para o PMI (Project Management Institute), a EAP – Estrutura Analítica de Projetos, também conhecida como WBS – Work Breakdown Structure.
O conhecimento da aplicação dessa ferramenta serve para o gerenciamento de projetos e para profissionais que vão se submeter à certificação PMP (Project Management Professional), o que é indispensável. Vamos entender o porquê, boa leitura!
O que é WBS ( Work Breakdown Structure)
Vamos partir do básico, a Work Breakdown Structure (WBS), em português Estrutura Analítica de Projetos (EAP), é uma ferramenta utilizada no gerenciamento de projetos para decompor o escopo total do projeto em partes menores e mais gerenciáveis. Essa estrutura hierárquica representa visualmente todas as entregas e tarefas necessárias para completar o projeto.
Bom agora que já sabemos o nome em português vamos chamar a WBS de EAP.
E o que é PMI?
O Project Management Institute (PMI) é uma organização global sem fins lucrativos dedicada ao avanço da prática de gerenciamento de projetos. Fundado em 1969, o PMI oferece diversas certificações, padrões, publicações e recursos educacionais para profissionais de gerenciamento de projetos em todo o mundo.
O PMI é conhecido principalmente por sua certificação Project Management Professional (PMP), que é reconhecida internacionalmente e atesta a expertise em gerenciamento de projetos de indivíduos que passaram pelo rigoroso processo de avaliação e cumpriram os requisitos estabelecidos pela organização.
Além da certificação PMP, o PMI oferece outras certificações, como a Certified Associate in Project Management (CAPM) e a Program Management Professional (PgMP), entre outras. A organização também desenvolve e promove padrões e práticas de gerenciamento de projetos, como o Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que é uma referência amplamente utilizada na área de gerenciamento de projetos em todo o mundo.
Para o PMI, a EAP é um elemento obrigatório no gerenciamento de projeto.
Finalidade da EAP
A EAP é uma ferramenta que organiza todo o escopo do projeto de maneira visual, subdividindo o mesmo em entregas, de maneira que essas sejam melhores gerenciadas.
Ao invés do gerente de projetos apresentar um documento textual extenso às partes interessadas (patrocinador, clientes, equipe, gerente funcional, gerente de portfólio e pessoas afetadas pelo projeto), ele apresenta a EAP, fornecendo uma visão rápida e geral do que está incluso no escopo do projeto, facilitando a análise e ajudando a identificar possíveis incoerências e necessidades.
A principal finalidade da Estrutura Analítica de Projetos é facilitar o planejamento, a execução, o monitoramento e o controle de um projeto, fornecendo uma visão clara e organizada de todas as atividades envolvidas.
Ao dividir o projeto em elementos menores e mais facilmente compreensíveis, a EAP ajuda a identificar as responsabilidades específicas de cada equipe ou membro do projeto, permite uma melhor estimativa de custos e prazos, facilita a alocação de recursos e ajuda a identificar riscos potenciais.
Também ajuda o gerente de projetos e a equipe de desenvolvimento a não se esquecerem dos elementos solicitados, evitando impactos negativos e diminuindo o número de solicitações de mudanças.
Onde Usar a EAP
A EAP é desenvolvida dentro do processo de gerenciamento de escopo, mas pode ser empregada em diversos outros processos de gerenciamento de projetos, tais como
- Gestão de Riscos;
- Gestão de Tempo;
- Gestão de Custos;
- E até nas comunicações.
Pois, ela facilita a demonstração do andamento do projeto, identificando as entregas finalizadas, as em execução ou ainda as que não começaram.
A criação de uma EAP é um esforço para decompor as entregas e o trabalho necessário para produzi-las em partes menores, chamadas de pacotes de trabalho. Ela permite dividir um projeto grande em partes que você possa planejar, organizar, gerenciar e controlar, mas não se engane, pois para o PMI ela também é obrigatória em projetos pequenos.
É interessante destacar que em uma EAP não se incluem as atividades, mas sim os pacotes de trabalho ou entregas que resultam em uma atividade ou grupos de atividades.
Referencie cada pacote de trabalho com substantivos, ou seja “coisas, em vez de ações”.
Uma EAP deve ser orientada para as entregas. No entanto, isso não implica que apenas as entregas sejam incluídas. Enfim, todo o escopo do projeto, do produto e os esforços para alcançá-los devem ser contemplados.
Para criar uma EAP, considere as seguintes entradas:
A criação da Estrutura Analítica de Projetos (EAP) requer uma cuidadosa consideração de várias entradas, incluindo:
- Plano de gerenciamento do projeto;
- Declaração do escopo do projeto;
- Documentação dos requisitos;
- Fatores ambientais da empresa;
- Ativos de processos organizacionais.
Para esse processo podemos utilizar as seguintes ferramentas: decomposição e opinião especializada.
Como resultado, são produzidas a linha de base do escopo e atualizações significativas nos documentos do projeto. Essa abordagem metódica e abrangente não apenas estabelece as bases sólidas para o projeto, mas também ajuda a garantir a compreensão e alinhamento de todos os envolvidos, promovendo assim um gerenciamento mais eficaz e uma entrega bem-sucedida do projeto.
Regras para o desenvolvimento de uma EAP:
- Crie a EAP com a ajuda da equipe;
- Cada nível da EAP é uma parte menor do nível anterior;
- Inclua todo o projeto em cada um dos níveis mais elevados da EAP;
- A EAP deve incluir apenas as entregas necessárias para o projeto;
- As entregas que não estão na EAP não fazem parte do projeto.
Por fim, enumere os níveis da EAP para facilitar a rastreabilidade dos pacotes de trabalho. Não há regras para o tipo de numeração.
Segue um exemplo de EAP abaixo:
Figura 1 -EAP Fonte: Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos Quinta Edição
Se você quer aprender um pouco mais sobre Gestão de Projetos te indico o episódio #057 do Qualicast: Gestão de Projetos com Nelson Rosamilha.
Impulsione a excelência em sua organização
Estrutura Analítica de Projetos (EAP), conhecida como Work Breakdown Structure (WBS), é uma ferramenta essencial no gerenciamento de projetos certificado pelo PMI (Project Management Institute).
Ela facilita a decomposição do escopo do projeto em partes gerenciáveis e sua aplicação se estende a diversos aspectos do gerenciamento, incluindo riscos, tempo, custos e comunicações. A EAP não apenas contribui para o sucesso do projeto, mas também impulsiona a excelência organizacional.
Investir na compreensão e aplicação da EAP não é apenas uma exigência para os profissionais certificados pelo PMI, mas também uma estratégia inteligente para alcançar o sucesso nos projetos e na organização como um todo.
Qualiex: O melhor Software para a Gestão da Qualidade!
Gostou das dicas sobre EAP ( Estrutura Analítica de Projetos)? Com a ajuda do Qualiex você consegue fazer uma gestão sistêmica e profissional dos processos em sua empresa. Elimine planilhas, ganhe tempo, garanta a conformidade com os requisitos aplicáveis e foque seus recursos no que realmente importa.
E tem mais: Se você é pequena empresa pode contar com a tecnologia Qualiex disponível sob medida para sua organização. O Qualitfy se encaixa perfeitamente no orçamento de pequenas empresas.
Além de sermos o melhor software para gestão da qualidade, te ajudamos com cursos de especialistas voltados à gestão, qualidade e excelência por meio da Saber Gestão. Por isso, não perca mais tempo, entre em contato conosco!
Referências:
- Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos: Guia do PMBOK , 5a. edição, 2011, PMI
- Preparatório para o Exame de PMP Rita Mulcahy 8º Edição
- Curso de preparação para certificação EUAX
