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“Eu não existo longe de você” – Disse a Qualidade para a Gestão dos Fornecedores

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Aryana Martins

Aryana Martins

Sou apaixonada por Qualidade desde criança quando realizava “auditorias” e escrevia “relatórios”para os meus pais sobre o comportamento dos meus irmãos, rs… Iniciei minha trajetória na área de Informática, mas logo percebi que minha vocação não era aquela e decidi redefinir minha rota. Então me formei em Administração, fiz MBA em Gestão da Qualidade e me qualifiquei como Auditora Líder nas normas ISO 9001, 14001 e 45001. Atuo como Consultora Empresarial há mais de 15 anos e, através disso, consigo conciliar a minha missão pessoal com a profissional, ajudando pessoas e empresas a crescerem fazendo Gestão com Qualidade e, consequentemente, contribuindo para a construção de um mundo mais organizado, equilibrado e melhor para todos.

Se fosse para escolher uma música para representar empresas que não fazem gestão dos seus fornecedores, escolheria: “Avião sem asa, fogueira sem brasa, sou eu assim sem você.” Não é drama e nem exagero da minha parte. Trata-se apenas da constatação de que é impossível ter qualidade em um negócio sem ter ao lado parceiros comprometidos; e os fornecedores ocupam um expressivo papel nessas parcerias.

Independentemente do segmento, porte ou tipo de negócio, toda empresa realiza, em alguma etapa do seu fluxo de atendimento a contratação de fornecedores. Chamada também de provedores externos, pela ISO 9001. Eles ocupam um papel indispensável na gestão: Entregar em forma de produto ou serviço aquilo que a empresa precisa para fazer o negócio funcionar e atender aos clientes de forma adequada. Diante de tamanha importância, podemos rapidamente perceber que a qualidade da empresa, inclui indubitavelmente, a gestão dos fornecedores. Continue lendo para entender quais são as principais etapas deste processo.

Uma lembrança não tão doce

Quando recebi a proposta de escrever um artigo sobre este tema, lembrei imediatamente de uma situação que aconteceu quando eu tinha 15 anos e, infelizmente, essa lembrança me acompanha até hoje, não porque faz pouco tempo (bem que poderia ser), mas pelo impacto que ela teve.

Meus pais passaram meses planejando e organizando a festa de 15 anos da primeira filha, que sou eu, em detalhes: data, horário, local, convidados e alguns serviços que seriam contratados, entre eles, o de fotografia. Claro que o registro daquele momento tão esperado era algo de extrema relevância e, sendo assim, ele deveria ser realizado com base em critérios bem definidos, tais como, histórico do fotógrafo, qualidade do trabalho, recomendações de clientes anteriores, pontualidade na entrega das fotos pós evento, entre outros. Por falta de experiência, o único critério adotado para selecionar o fotógrafo foi o preço e isso nos levou a viver um dia não desejado, o dia em que o barato saiu caro.

Brincadeiras à parte, o fato é que fotógrafo contratado não foi nada profissional, fez pouquíssimas fotos, todas de péssima qualidade, e ainda atrasou bastante a entrega, gerando muito descontentamento da nossa parte e deixando-nos com uma lembrança não tão doce para o resto da vida. Um claro exemplo da falta que uma boa gestão de fornecedores faz, não é?

Continue lendo para nunca cometer esse erro.

Por onde começar a gestão dos fornecedores?

Não podemos gerir aquilo que não existe. Então, o primeiro passo para assegurar uma boa gestão dos fornecedores consiste exatamente em definir quais são aqueles que podem atender a sua empresa, com base em critérios que são importantes para o negócio. Nada de considerar apenas o menor preço, pois nem sempre é o ponto mais relevante. Dependendo daquilo que você está comprando ou contratando, alguns fatores podem ter um impacto altíssimo na qualidade, por isso, você pode considerar, mas não limitar-se aos critérios apresentados na imagem a seguir:

Gestão de Fornecedores

Selecionando ou qualificando os fornecedores

Com os critérios de seleção devidamente estabelecidos, é hora de iniciar o processo para seleção ou qualificação dos fornecedores. Esta etapa consiste em identificar, analisar e validar quais fornecedores atendem de forma satisfatória aos requisitos de seleção da empresa, permitindo que os mesmos façam parte de um cadastro, que torna-os qualificados para fornecer os seus produtos ou serviços. Ter uma base de dados com fornecedores previamente habilitados pode trazer inúmeros benefícios para a gestão da empresa, como podemos constatar na próxima imagem:

Gestão de Fornecedores

A forma que a qualificação dos fornecedores será realizada também deve ser definida, sendo que uma maneira muito comum é através do preenchimento de um formulário específico, onde o fornecedor responderá se e como atende a cada um dos critérios definidos. Além disso, podem ser solicitados documentos que evidenciem a veracidade das respostas, realização de auditorias in loco pela empresa que está conduzindo a seleção ou análise de amostras dos materiais que serão fornecidos. Não podemos esquecer que existem ferramentas excelentes para automatizar essa etapa, como o Qualiex, por exemplo.

Avaliando e reavaliando os fornecedores

Com os critérios de seleção definidos e os fornecedores qualificados inicia-se o processo de compras e este deve ser avaliado para confirmar a capacidade do fornecedor de atender aos requisitos que a empresa estabeleceu como importantes. Aqui estamos falando de outros critérios, mais relacionados ao desempenho do fornecedor durante o fornecimento, que podem coincidir ou não com aqueles que foram estabelecidos para a seleção.

Essa avaliação do desempenho é fundamental para gerar números que representem a qualidade do produto comprado ou do serviço prestado, gerando ações que levem as duas partes a evoluírem praticando a melhoria contínua e pode ser realizada de diversas formas, entre elas:

  • Questionário de avaliação preenchido após as entregas do fornecedor;
  • Modelo de KPI, gerando indicadores chave para o processo de compras, tais como índice de qualidade, capacidade de atendimento, pontualidade, etc;
  • Matriz de Kraljic, que visa demonstrar a importância de cada fornecedor na cadeia produtiva da empresa, gerando uma classificação com base na avaliação realizada.

Com relação aos critérios que devem ser utilizados, a empresa pode considerar:

  • Conformidade e validade de documentos públicos e certificações do fornecedor;
  • Falhas no fornecimento dos produtos ou serviços;
  • Cumprimento dos prazos estabelecidos;
  • Nível de qualidade das entregas;
  • Custos adequados;
  • Comunicação eficiente.

Vale ressaltar que, qualquer que seja a sistemática adotada, para que a avaliação dos fornecedores funcione adequadamente, é essencial:

gestão de fornecedores

Monitorando e classificando os fornecedores

As avaliações dos fornecedores devem servir de base para o monitoramento da performance dos mesmos e é uma boa prática fazer uma classificação, estabelecendo um ranking daqueles que apresentam melhores desempenho, facilitando a tomada de decisões estratégicas pela empresa. Esta classificação pode indicar, por exemplo, quais são aqueles fornecedores Excelentes, Bons ou Regulares e isso definirá a quem a empresa dará prioridade nas próximas aquisições.

Não podemos negar: É impossível ter Qualidade sem uma boa gestão de fornecedores

Ao longo deste artigo foi descrito um passo a passo que ajudará a sua empresa a fazer a gestão dos fornecedores, assegurando que falhas na qualificação ou desempenho deles, não afetem o produto ou serviço do seu negócio e, consequentemente, o seu cliente.

Este assunto de tamanha notabilidade não poderia ficar de fora da ISO 9001, a norma mãe da Qualidade. Desta forma, a ISO 9001:2015 traz em seu requisito 8.4 todos os pontos que devem ser gerenciados pelas empresas, visando uma gestão segura e eficaz dos fornecedores que fazem parte do sistema de gestão de qualquer negócio. Eles devem ser selecionados, avaliados, qualificados e monitorados de perto, afinal, como diz a música citada no início deste texto: “Neném sem chupeta, Romeu sem Julieta...”, assim é a Qualidade sem a gestão dos fornecedores.

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