Fazer auditorias remotas: seria esse o erro do momento?

Imagem de um homem com a mão no notebook, uma xicara de chá ao fundo. Essa imagem simboliza o artigo sobre fazer auditorias remotas.

Atualmente temos discutido muito sobre auditoria remota. Outro dia me meti em uma polêmica porque disse que TODOS VÃO FAZER auditorias remotas. E é claro, o mundo caiu na minha cabeça, mas acabou por gerar um debate muito legal! Por isso resolvi trazer esse tema aqui novamente. E vamos começar por uma questão pouco discutida.

Por que auditar?

A auditoria é uma ferramenta para melhorar o sistema de gestão, é uma forma de observar o meu sistema e ver onde podemos melhorar.

Na polêmica do Linkedin, um de meus amigos, disse que auditoria estava morta porque era baseada na desconfiança, em buscar erros. A meu ver, esse é o jeito errado de auditar. 

O bom auditor, é aquele que busca conformidade de execução dos processos. Sim, ele mantém os olhos abertos para possíveis melhorias, sejam elas apenas recomendações ou as famigeradas não conformidades.

Lembro do ditado, mas que por aqui não foi muito entendido não, que diz : “Em cada erro, um tesouro”. Neste erro, temos infinitas oportunidades de melhorar e não errar mais, em evitar desperdícios ou mesmo, obter ganhos.

A auditoria é uma ferramenta! E como toda ferramenta ela pode te ajudar muito, ou te machucar, depende da maneira como você a utiliza. 

Mas e o certificado?

Isso é um brinde, uma cereja no bolo. Quem acredita de verdade em gestão sabe disso, assim como sabe, que não adianta colocar uma bonita cereja vermelha em um bolo ruim. Um bolo (sistema de gestão) todo torto, que não se sustenta e vai cair.

Sim, você vai ter a cereja (certificado), mas vai ficar sem bolo (SGQ). O realmente que agrada os convidados (clientes) é um bolo que seja delicioso (mas aqui cabe outro artigo …🔔)

Falando agora de auditoria remota...

Auditar remotamente não é uma escolha

Hoje, isso não é uma escolha para muitas empresas. Temos uma série de organizações como a nossa que será auditada remotamente. Atualmente aqui na ForLogic, das 80 pessoas, temos apenas 6 no nosso local oficial de trabalho, todas as outras estão em home office. 

Mesmo que o auditor venha até aqui, quando for realizar uma auditoria, ele vai ter que sentar-se em uma sala de reunião e fazer uma call com pessoas que estão em casa. De verdade, o fato é que não existe muita a vantagem nesse caso.

O fato do auditor pegar um avião, depois um táxi, ficar em um hotel… Para fazer tudo de dentro de uma sala de reunião, não torna diferente de fazer a auditoria lá da casa dele. Ele poderia ter feito isso de maneira remota, inclusive, se ele vier até aqui, ele fará isso de maneira remota. Nós não temos alternativa.

Todos nossos documentos estão na nuvem organizados no Qualiex, nossos líderes estão atuando de casa. Mesmo a “abertura” deverá ser feita remotamente. Desta forma, a auditoria, não seria feita aqui no nosso prédio.

O medo do novo

O meu amigo Igor Furniel ilustrou no seu artigo aqui alguns dias atrás, vários motivos para a auditoria 4.0, como ele chama. E eu concordo com ele em muitos pontos, mas quero citar um: “afastam a hipótese de auditorias remotas”, apontam coisas que julgam importantes e que “vão sentir falta”. Mas será mesmo? 

É verdade, por enquanto, que não temos um parâmetro de como as coisas serão, isso eu concordo, e esse novo processo ainda não está estabelecido. Por isso: MEDO.

Medo é o que nos mantém vivo muitas vezes, importante. Entretanto, devemos ter clareza de quando ele deve ser combatido. Eu mesmo confesso que me dá um frio diferente na barriga em pensar em receber uma auditoria assim “remota”. Mas acho que já passei tanto medo nessa vida, que encaro numa boa.

E não quer dizer que todos estejam com “medo”, podem estar apenas com “receio de que isso seja ruim”, mas já tentaram?

No lugar de reclamar agir

Outro ponto é que muita gente diz que a auditoria não vai funcionar, já que as condições não são ideais. Também falam que não dá pra fazer coisas importantes como acompanhar a produção de perto. Dizem ainda que tem muita gente usando esse momento para fazer a coisa “as pressas” e na correria.

Isso é mesmo um problema? SIM! 

Então no lugar de reclamar, eu penso que podemos pensar em formas de contribuir para as empresas que estão passando por isso agora. Muitas empresas estão sim sendo auditadas, algumas precisam dessa ferramenta para melhorar seu sistema de gestão, e querem continuar evoluindo.

Isso tudo já está regulado na ISO 19011, mas se algo ainda não está legal, precisamos encontrar boas práticas para que a auditoria aconteça da maneira mais assertiva e correta possível. Promovendo melhorias no sistema de gestão e contribuindo com uma transformação positiva no negócio da empresa auditada.

O que fazer com quem está “fingindo auditoria”? 

Esse é um problema que não é da auditoria remota. Tem gente fingindo auditoria também presencialmente, infelizmente. Essa é uma doença que se espalhou pelo ecossistema de sistemas de gestão, que deve ser combatida.

É o caso do cara que tem um bolo de terra que coloca uma cereja em cima. Ninguém  vai gostar desse bolo, ele até engana bem, mas não é de chocolate.

E quem não acredita em auditorias remotas?

Essas pessoas também estão muito certas. Vejo amigos como o Maurício Sócio, com milhares de horas de auditoria, um dos especialistas que mais entende de ISO 9001 e IATF 16949 com sérias dúvidas sobre o modelo. Concordo muito com as preocupações dele.

O Maurício inclusive já falou, que o problema dele é como as auditorias remotas estão acontecendo, e não elas propriamente ditas.

É importante ouvir esses profissionais, pois eles sabem melhor do que eu, onde estão os principais riscos, os problemas mais comuns. E principalmente, são eles que tem um direcionamento do que precisaremos mudar para que essa auditoria gere valor.

Não acho que seja um jogo de “certo ou errado”, e sim de como podemos contribuir com as pessoas nesse momento. 

Os bons profissionais que pude ver questionando o modelo de auditoria remota até o momento, não são pessoas más, ou que não gostam de inovação. São pessoas preocupadas com uma qualidade de verdade, com propósito. Eu quero esses caras perto de mim, são as melhores pessoas.

Qual a saída?

A prática. Observar atentamente as críticas, aprender com elas e executar auditorias que gerem valor para as organizações. Temos uma norma a ISO 19011 que rege como uma auditoria deve ser, temos que ficar em cima dela, e aprender com o “novo modelo” para promover auditorias cada vez mais eficazes.

Outro grande amigo, o Rogério Campos Meira, defende que devemos focar muito mais no conteúdo da auditoria (o que estamos auditando) do que na forma (como estamos fazendo isso). Essa é uma observação que é muito válida também. 

A saída verdadeira é auditar as empresas, gerando valor com integridade e transformando as organizações de maneira positiva! Seja presencial ou remotamente.

Que tal aprender isso?

Na última semana, aconteceu um “aulão sobre AUDITORIAS REMOTAS”.

Foram 200 pessoas ao vivo, assistindo! E foi aula mesmo, com dinâmica, discussão e interação. Foi uma loucura tocar isso!

O Rogério Campos Meira fez ótimo trabalho com o conteúdo técnico e conseguimos fazer um trabalho muito legal.

Para dar continuidade teremos a AULA 2.

Essa aula 2 terá limitação de participantes e vamos procurar garantir um número mínimo de auditores nossos participando para conduzir as dinâmicas.

Queremos entregar ainda mais conteúdo, e principalmente, preparar práticas e vivências para serem realizadas durante a aula. Quem se inscrever nessa aula ainda vai receber:

▪ 3 horas de aula ao vivo
▪ Participação no grupo oficial do Telegram
▪ Tradução livre de documentos do IAF que normatizam
▪ Auditorias remotas
▪ Acesso a mais 2 tira-dúvidas
▪ E-book: Como planejar e conduzir auditorias remotas na crise.
▪ E-book: Como transformar organizações com uma auditoria
▪ Certificado de participação.

Se você for cliente ForLogic, fale com a gente antes de se inscrever! 😀

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