3 Ferramentas de Análise de Contexto da Organização: Indo Além da SWOT

Sempre que falamos de análise de contexto da organização, surgem muitas dúvidas sobre quais são as ferramentas efetivas para fazer uma boa análise. A análise do contexto deve prover informações apropriadas para tomar decisões estratégicas sobre a empresa.

E isso não tem muito a ver com obrigatoriedade desse item nas normas, mas sim sobre o que é relevante para a organização continuar operando de maneira sustentável. Com isso, decidi comentar aqui 3 ferramentas que podem ser usadas para melhorar sua análise de contexto da organização.

Para que serve a análise de contexto da organização?

Uma análise de contexto é uma análise sistemática (identificação, classificação, organização, interpretação, consolidação e comunicação) do cenário em que a empresa está inserida. Desta forma, a partir das informações levantadas, será possível definir as melhores estratégias e planos para alcançar os objetivos desejados.

É importante deixar claro que analisar contexto não necessariamente servirá para prever o futuro. Por mais que possa haver elementos ali que tragam sinais de tendências futuras, o cenário atual no qual estamos inseridos, traz um contexto muito volátil. 

A compreensão do contexto da organização contribuirá com informações para a empresa decidir o quanto ela está disposta a arriscar, abraçar oportunidades e até definir um escopo do que ela não irá fazer. Analisar o contexto da organização não é sobre dizer o que vai acontecer no mercado, mas sobre o quanto e como vamos investir energia para alcançar nossos objetivos.

De quais formas posso analisar o contexto da organização?

Eu sei que tratar do contexto da organização como uma análise sistemática pode assustar um pouco ou até parecer um trabalho muito árduo e complexo. Entretanto, neste artigo, eu não quero parecer simplista e nem colocar complexidades desnecessárias. 

Você pode decidir fazer uma análise de contexto mais simples, curta e com percepções do seu próprio time sobre os contextos internos e externos da sua organização. Assim como pode investir tempo, energia e recursos para conduzir pesquisas de mercado mais elaboradas. Não dá pra dizer o que é ideal, pois cada organização vai ter uma necessidade, mas dá pra ter uma ideia do que é suficiente.

Para apoiar nisso, vou listar algumas ferramentas que podem apoiar e estruturar essa análise.

1 – Matriz SWOT

De fato, essa é a ferramenta de análise de contexto mais popular que existe, pelo menos aqui na nossa comunidade da qualidade. Acredito que, por ser de tão simples compreensão, ela acaba se tornando a favorita das empresas.

Eu já expliquei um pouco desse método numa série de posts que começa por este: “Análise SWOT: Gerando valor no Planejamento Estratégico”. Mas, de maneira ampla, consiste em analisar a organização na perspectiva interna (forças e fraquezas) e externas (ameaças e oportunidades).

Essas informações são classificadas em uma matriz, e, a partir delas, são tomadas ações para:

• usar forças para abraçar oportunidades
• trabalhar fraquezas, mitigando-as, para que se tornem forças, se possível
• Definir estratégias para mitigar ameaças
• transformar ameaças em oportunidades

2 – Análise PESTEL

Pestel é uma ferramenta de análise ampla do contexto externo. É um acrônimo que  cada letra, em inglês, significa Political (político), Economic (econômico), Social (social), Technological (tecnológico), Environmental (ambiental) e Legal (legal), resultando no nome P.E.S.T.E.L..

A organização é avaliada sob a ótica de cada um desses fatores, para que, com essas informações, ela decida as melhores estratégias para lidar com os cenários identificados.

• Fatores Políticos: a análise busca determinar até que ponto a política governamental pode impactar sua organização. Isso pode incluir políticas comerciais, fiscais e tributárias, por exemplo.

• Fatores Econômicos: afetam economia e mercado. Pode considerar o seu segmento ou segmento dos clientes incluindo também taxas de juros, emprego ou taxas de desemprego, custos de matéria-prima e taxas de câmbio.

• Fatores Sociais: esses fatores se concentram no ambiente social e identificam tendências emergentes. Essa análise também pode levar em consideração as necessidades e desejos dos clientes, como questões comportamentais de compra. Podem incluir níveis de educação, tendências culturais, mudanças de atitude e mudanças nos estilos de vida.

• Fatores Tecnológicos: consideram a taxa de inovação tecnológica e desenvolvimento que pode afetar sua organização. Podem incluir mudanças na tecnologia digital ou móvel, automação, pesquisa e desenvolvimento. Lembrando que nem sempre a tecnologia é digital, por isso, vale considerar novos métodos de distribuição, fabricação, logística e afins.

• Fatores Ambientais: se relacionam com a influência do ambiente e o impacto dos aspectos ecológicos. Tornaram-se importantes devido à crescente escassez de matérias-primas, metas de poluição e metas estabelecidas pelos governos. Esses fatores incluem aspectos ecológicos e ambientais, como o clima e compensações ambientais que podem afetar especialmente indústrias como turismo e agricultura. Além disso, a crescente conscientização sobre os potenciais impactos das mudanças climáticas está afetando a forma como as empresas operam e os produtos que oferecem.
• Fatores Legais: uma organização deve entender o que é legal e permitido dentro do território que opera. Além disso, é necessário estar ciente de qualquer mudança na legislação e do impacto que isso pode ter nos processos de negócio. Um exemplo disso aqui no Brasil foi a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Não somente essa lei, mas podem ser incluídas as modificações em legislações trabalhistas, direito do consumidor, saúde e segurança, regulação e restrições internacionais e comerciais.

Embora os fatores legais possam ter alguma sobreposição aos fatores políticos, os legais incluem leis mais específicas, como leis de discriminação, leis antitruste, leis trabalhistas, leis de defesa do consumidor, leis de direitos autorais e patentes e leis de saúde e segurança. 

É evidente que as empresas precisam saber o que é e o que não é legal para negociar com sucesso e ética. Se uma organização negocia globalmente, isso se torna ainda mais crítico, uma vez que cada país tem seu próprio conjunto de regras e regulamentos.

3 – As 5 Forças de Porter

As 5 forças de Porter é um quadro para analisar a competitividade do ambiente que a empresa está inserida. A análise do cenário é com foco em 5 perspectivas: ameaça de produtos substitutos, ameaça de entrada de novos concorrentes, poder de negociação dos clientes, poder de negociação dos fornecedores, rivalidade entre os concorrentes.

É muito comum utilizar essa ferramenta para lançamento de novos produtos ou serviços, mas as empresas também usam para validar suas estratégias. Vou dar um panorama geral sobre cada um desses pontos para explorar o quanto isso pode ajudar na análise de uma estratégia.

1- Rivalidade entre os concorrentes

Ao examinar seu mercado, é necessário estabelecer quem realmente é a sua concorrência. Olhe para quantos concorrentes você tem atualmente para competir e determinar como sua oferta de produtos e serviços se diferencia deles.

2- Ameaça de entrada de novos concorrentes

Neste aspecto, é necessário entender quais barreiras dificultam a entrada de novos competidores. Quando é muito fácil entrar nesse mercado, o cenário torna-se mais vulnerável e arriscado.

3- Poder de negociação dos clientes

O poder de barganha dos compradores também é descrito como o mercado de saídas. Essa força analisa até que ponto os clientes são capazes de colocar a empresa sob pressão, o que também afeta a sensibilidade do cliente às mudanças de preço. Os clientes têm muito poder de negociação quando são poucos ou quando eles têm muitas alternativas para comprar. 

A internet permitiu que os clientes ficassem mais informados e, consequentemente, mais capacitados. Eles podem facilmente comparar preços on-line, obter informações sobre uma grande variedade de produtos e ter acesso a ofertas de outras empresas instantaneamente.

4- Poder de negociação dos fornecedores

Essa força analisa quanto poder e controle o fornecedor de uma empresa tem sobre o potencial de elevar seus preços ou reduzir a qualidade dos bens ou serviços adquiridos. Isso impactaria na diminuição do potencial de rentabilidade de uma indústria. 

A concentração de fornecedores e a disponibilidade de fornecedores substitutos são fatores importantes na determinação da potência do fornecedor. Quanto menos houver, mais poder eles têm. As empresas estão em uma posição melhor quando há uma infinidade de fornecedores.

5- Rivalidade entre os concorrentes

 examina o quão intensa é a concorrência atual no mercado, que é determinada pelo número de concorrentes existentes e o que cada concorrente é capaz de fazer. A rivalidade é alta quando há muitos concorrentes que são aproximadamente iguais em tamanho e potência, quando a indústria está crescendo lentamente e quando os consumidores podem facilmente mudar para um concorrente que oferece pouco custo.

Por mais que seja uma ferramenta de análise que busca identificar maneiras da empresa ser única, existem alguns conceitos que conflitam com a visão da qualidade. Como, por exemplo, a ênfase no estudo de concorrentes. Talvez importe muito para sua empresa analisar a concorrência e potencial de competitividade, mas para uma empresa ser única ela deve se aproximar do cliente, estudá-lo profundamente e atender seus anseios com toda sua energia.

Enquanto nessa estratégia falamos de diversificar fornecedores, Deming defende no seu 4º princípio a importância de estabelecer relacionamentos profundos e verdadeiros com poucos fornecedores. Se possível, 1 só. Tem um vídeo aqui falando melhor sobre isso.

Isso não desqualifica a ferramenta, com certeza ela pode trazer insights importantes para sua organização, mas eu indicaria usá-la combinada com alguma outra.

Análise de contexto não tem nada ver com ISO

Análise de contexto não tem a ver com a ISO 9001, ou qualquer outra norma que possa sugerir essa boa prática. É sobre o nível de preocupação com a sustentabilidade a longo prazo do negócio a partir do cenário em que ela está inserida.

A ISO indica essa prática porque é um padrão internacional que já sabe que as empresas que têm qualidade dedicam energia no entendimento do contexto antes de elaborarem seus planos estratégicos. Portanto, não é um “requisito que a gente faz porque a norma pede”, mas é uma atividade essencial para toda empresa que deseja prosperar a curto, médio e longo prazo.

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