Ferramentas da qualidade

Ferramentas da Qualidade: Fluxograma – Aplicação que gera ganhos

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Abordaremos nesse post sobre uma das ferramentas da qualidade mais utilizada: o Fluxograma.

Seu significado é a representação gráfica de um processo. Como analista de processo já desenhei milhares de fluxogramas e quero compartilhar de forma clara as etapas para utilização deste recurso.

Tudo começa com o mapeamento de um processo, ou seja, o desenho de uma atividade identificando o que dá origem a esta operação (que chamamos de Input), a execução da atividade e o resultado desta (que é chamado e output).

Uma atividade pode ser descrita através de entrevista, relatórios, lista de observação e/ou procedimentos. Após esta descrição recomendo o desenho de um fluxo, pois um procedimento é um texto descrito que contempla atividades, mas o desenho desta operação só pode ser visto mais claramente por um fluxograma.

O fluxograma apresenta as seguintes vantagens:

  • Facilita a organização do seu raciocínio;
  • É mais representativo que um processo escrito;
  • Facilita a elaboração das atividades e tarefas;
  • Identificam pendências, relacionamentos, pontos de estrangulamento, atividades que não agregam valor;
  • Localizar elos e elementos desconexos ou perdidos;
  • Controlar processos;
  • Pontos de verificação, decisão, revisão, registro, arquivamento, etc.

Recomendamos que ao desenhar o fluxo, este deve refletir a operação atual e mesmo que existam caminhos sobrepostos, linhas cruzadas ou o documento pareça um projeto hidráulico de tantas curvas e conexões, deve-se manter o que foi identificado pois chamamos isto de ?AS IS?, ou seja, a situação atual do processo.

Com base neste fluxo analise as etapas, se estão lógicas e racionais, os departamentos onde mais temos atividades, o produto de cada processo, fluxo de documentação e comunicação, atividades que são realizadas uma após a outra mas que tem condições de serem feitas em paralelo, tempo das operações e por último racionalize tudo, pois esse fluxo pode representar a atividade de milhares de pessoas onde uma melhoria pode ter muito impacto.

Feito isso, será o momento de representar o ?TO BE?, ou seja, como o fluxo será neste momento. Teremos um novo caminho lógico, uma nova operação e será possível comparar os usos e aplicações da ferramenta na atividade organizacional.

Aplique esta ferramenta no seu ambiente de trabalho (seja ele qual for) e verá os benefícios que uma simples ferramenta como o fluxograma quando mapeada, analisada e melhorada pode aumentar a produtividade e qualidade Organizacional.

 

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