Graduada em Administração de Empresas, MBA em Gestão da Qualidade e Auditora Líder ISO 9001. "Qualidade é o resultado de um ambiente cultural cuidadosamente construído. Tem que ser o tecido da organização, não parte do tecido." Phil Crosby
Quando falamos em qualidade, excelência e gestão, os fluxogramas surgem como ferramentas poderosas.
Então, neste post, abordarei todas as informações relevantes sobre fluxogramas, desde sua definição até sua aplicação prática.
Bora mergulhar nesse tema e entender como os fluxogramas podem transformar a eficiência de processos em sua organização.
O que é um Fluxograma?
Um fluxograma é uma representação gráfica de um processo. Utiliza símbolos, setas e formas geométricas para descrever as etapas sequenciais de um processo, facilitando a visualização de como um fluxo de trabalho é conduzido do início ao fim.
Eles são amplamente utilizados em diversas áreas, como engenharia, manufatura, administração e TI, para mapear processos, identificar falhas e otimizar operações.
Tipos de Fluxograma
Existem vários tipos, cada um adequado a diferentes necessidades:
- Fluxograma de Processos: Focado nas etapas detalhadas de um processo.
- Fluxograma de Sistema: Descreve o fluxo de dados e informações em um sistema.
- Fluxograma de Alta Nível (ou de Macro): Fornece uma visão geral do processo, com menos detalhes.
- Diagramas de Swimlane: Dividem as etapas do processo por departamentos ou funções, destacando responsabilidades.
Para que serve um Fluxograma?
Mapeamento de Processos: Os fluxogramas permitem visualizar e entender um processo completo, trazendo clareza e simplicidade para facilitar a compreensão de processos complexos.
Identificação de Ineficiências: Os fluxogramas ajudam a detectar gargalos e redundâncias, identificando pontos de decisão críticos e tornando a tomada de decisão mais assertiva.
Treinamento e Comunicação: Os fluxogramas facilitam o treinamento de novos colaboradores e melhoram a comunicação dentro da equipe.
Documentação de Processos: Os fluxogramas permitem registrar e padronizar processos para auditorias e melhorias contínuas, auxiliando na conformidade com normas e padrões e facilitando auditorias.
Em resumo, os fluxogramas fornecem uma base para analisar e melhorar processos, fomentando a melhoria contínua.
Como fazer um Fluxograma?
Criar um fluxograma pode parecer desafiador no início, mas com os passos certos, é um processo simples e intuitivo:
Defina o Objetivo: Entenda qual processo você quer mapear e por quê.
Seja Claro e Conciso: Use linguagem simples e direta. Ah! E não sobrecarregue o fluxograma com detalhes desnecessários.
Coleta de Informações: Reúna todos os dados necessários sobre o processo, incluindo etapas, decisões e resultados.
Escolha dos Símbolos: Utilize os símbolos padrão e consistentes.
Desenho do Fluxograma: Utilize um software (como Microsoft Visio, Lucidchart, Qualiex ou até o PowerPoint) ou papel para desenhar o fluxograma, conectando os símbolos com setas para indicar o fluxo do processo.
Revisão e Ajustes: Revise o fluxograma com a equipe envolvida para garantir precisão e faça os ajustes necessários. Enfim, certifique-se de que todas as partes interessadas revisem o fluxograma. E lembre-se: reavalie e ajuste o fluxograma conforme os processos evoluem.
Símbolos padrão de um Fluxograma
O que não pode faltar no Fluxograma?
Para garantir que seu fluxograma seja completo e funcional, certifique-se de incluir:
- Início e Fim Claros: Defina claramente onde o processo começa e termina.
- Todas as Etapas do Processo: Inclua cada passo necessário para completar o processo.
- Pontos de Decisão: Identifique todos os pontos onde decisões precisam ser tomadas.
- Direcionamento Claro: Use setas para mostrar a direção do fluxo de trabalho.
- Responsabilidades: Indique quem é responsável por cada etapa, especialmente em diagramas de swimlane.
Qual a relação do Fluxograma com as Normas ISO?
Os fluxogramas são ferramentas essenciais para a implementação e manutenção das normas ISO. Eles ajudam a documentar processos de forma clara e precisa, facilitando a conformidade com requisitos de qualidade, gestão ambiental, segurança da informação, entre outros.
Em particular, a ISO 9001 (Gestão da Qualidade) valoriza o uso de fluxogramas para assegurar a consistência e a melhoria contínua dos processos.
Conte com um aliado poderoso na sua gestão
Os fluxogramas são aliados poderosos na gestão e otimização de processos. Eles não apenas tornam os processos mais transparentes e eficientes, mas também suportam a conformidade com normas e padrões de qualidade.
Ao seguir as melhores práticas na criação de fluxogramas, você pode transformar a maneira como sua organização opera, promovendo uma cultura de excelência e melhoria contínua.
E se você quer aprender um pouco mais sobre mapeamento de processos te indico o episódio #71 do Qualicast.
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Fontes Bibliográficas
- ISO 9001:2015. Quality Management Systems – Requirements. International Organization for Standardization, 2015.
- “The Basics of Process Mapping” by Robert Damelio.
- “Business Process Improvement: The Breakthrough Strategy for Total Quality, Productivity, and Competitiveness” by H. James Harrington.
- Lucidchart Blog. “How to Make a Flowchart in 7 Simple Steps”.
