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Gestão de Documentos: Sua empresa tem documento zumbi?

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Monise Carla

Monise Carla

Auditora Líder ISO 9001:2015, ISO 22000:2018 e ISO 31000:2016. Redatora do Blog da Qualidade e Especialista de Comunicação no Qualiex! Eu ajudo profissionais a resolverem problemas de qualidade por meio de tecnologia e acredito que esse é o primeiro passo para uma vida de Excelência. Gosto de rock, desenho animado e vejo qualidade e excelência em tudo isso. Não me leve tão a sério no Twitter, mas se preferir, você também pode me encontrar no Facebook e Linkedin.

Eu sou o tipo de pessoa que gosta muito de filmes, séries e jogos de zumbis, e isso justifica o título, mas o que eu chamo de documento zumbi na gestão da Qualidade a gente conhece como “Documento Obsoleto”.Documento obsoleto (ou documento zumbi) é aquele documento que não está na sua versão mais recente, que está ultrapassado, antiquado, desatualizado. Vamos supor que você tenha um modelo de formulário 1, e com o passar do tempo você viu a necessidade de alterar esse formulário, adicionar alguns campos, excluir outros, então você criou o Formulário 1.1. O formulário 1, no caso, é obsoleto, valendo somente o Formulário 1.1.Mas então por que as pessoas não excluem (ou matam) o Formulário 1? Simplesmente porque há documentos que é necessário manter histórico, tanto para registrar melhoria contínua, quanto para ver a evolução do documento. Por exemplo, um contrato de algum serviço, se há alterações, é interessante manter os históricos de mudanças.
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Independente de excluir ou não, a ISO 9001 no item 4.2.3 recomenda evitar o uso de documentos que não estejam em vigor, ou seja, documentos cancelados ou em versão antiga.Atender esse item é um desafio muito grande para algumas empresas. É quase impossível garantir que alguém não tenha no seu computador uma versão antiga daquele arquivo e esteja utilizando como referência para algo. Mesmo em documentos impressos, onde é comum ver a marca d’agua “Obsoleto” ou “cancelado”, como garantir que a pessoa não vai imprimir uma cópia da versão antiga? Ou seja, um documento morto-vivo que está rondando pela sua empresa!Para isso um procedimento deve ser criado, para estabelecer o controle necessário em relação aos documentos e registros que gerem evidências de que esses itens são realmente levados a sério.Como você já deve ter visto em filmes, os zumbis nunca acabam, sempre surgem em alguma hora imprópria, deixando toda a situação crítica, mas se você usar as ferramentas certas, você conseguirá sobreviver.Ferramenta 1 – Lista MestraQuando construir a lista mestra, você vai mapear todos os documentos que necessitam desse controle: modelos, procedimentos, processos, registros, enfim, tem uma infinidade deles. Na lista mestra você vai realizar o controle de quantos documentos são, quais são, quem é o responsável, em qual versão ele está e quando será sua próxima revisão. Ok, aqui você já vai saber onde procurar documentos zumbis!Geralmente é o mapa, o direcionamento para todo o controle de documentos.Ferramenta 2 – Data de próxima revisãoTodo documento precisa de uma data de próxima revisão, isso vai garantir que ele seja sempre atualizado. Essa periodicidade você vai definir de acordo com a realidade da sua empresa, por exemplo um procedimento, pode acontecer melhorias: uma maneira mais fácil de realizar uma atividade, uma tarefa a mais para fazer, um novo papel e assim por diante. Como garantir que estas alterações constarão no procedimento documentado? Que estará disponível para as outras pessoas da equipe?No mundo ideal, quando surge a melhoria já é feita a alteração no procedimento. Mas caso isso não aconteça, é estabelecida uma data de próxima revisão do documento, assim aquele documento deve ser revisado naquela periodicidade. Quando se define uma próxima revisão não significa que aquele documento deve ser revisado APENAS naquela data, mas que o prazo máximo é aquela data, durante esse tempo, ele pode ser alterado várias vezes, se necessário.Nesse caso, você vai saber exatamente quando e onde esse documento vai virar um zumbi, fique de olho nas datas e esteja preparado para eliminá-lo!Ferramenta 3 – Data de validade de um documentoVou usar apenas um exemplo para explicar: ISO 9001:2008. Sabemos que teremos uma revisão da ISO 9001 que acontecerá em setembro, então surgirá a ISO 9001:2015. Quando essa revisão acontecer e ser disponibilizada para todos nós, a ISO 9001:2008 se tornará um documento zumbi. Há documentos que tem prazo de validade! Pode acontecer tanto com documentos externos quanto para documentos internos, e aqui datas continuam um dos fatores muito importantes para manter a ordem do processo.O ideal é que quando um documento não é mais válido, ele não esteja mais disponível para acesso e seja imediatamente substituído.Ferramenta 4 – Controle de PermissõesO controle de permissões torna-se um grande aliado para garantir que ninguém será vítima de um documento zumbi. Imagine que existe um documento com uma revisão obsoleta disponível para todos na organização. Ou um documento que não foi completamente revisado ainda, mas já está disponível. Vai dar problema! O controle de permissões é um mecanismo em que você define quem pode ver, alterar ou excluir o documento. Ou seja, se um documento é obsoleto, você pode esconder esse documento de todo mundo, ou sinalizar que ele é obsoleto, tirando permissões de acesso àquele documento.Ferramenta 5 – DivulgaçãoVocê vai pensar que é óbvio, mas como um dos maiores problemas das organizações é comunicação, eu não posso deixar de citá-lo. Quando um documento foi revisado, atualizado, ou se tornou obsoleto, é importante fazer uma divulgação para todas as pessoas que utilizam aquele documento, e já citar qual é o novo. Isso ajuda as pessoas a não se aproximarem dos documentos zumbis!Existem mais ferramentas para fazer gestão de documentos, obviamente, no caso, estas que listei, são as que ajudam a manter disponíveis só documentos que estão devidamente atualizados. É um procedimento que deve ser feito com muita atenção.Em contrapartida, realizar tudo isso pode ser algo que vai absorver o teu tempo ao longo dos dias. Eu aplaudo em pé quem consegue fazer esse trabalho manualmente, mas sinceramente, a melhor maneira é usar um software, tanto para otimizar tempo quanto para manter a qualidade, credibilidade e segurança do procedimento. Isso ajuda a garantir o melhor resultado.Aqui a gente usa o Forlogic Docs, ele tem maneiras automatizadas que ajudam na execução dessas tarefas. A Lista Mestra, por exemplo, é um relatório que gera automaticamente todas as informações necessárias; o controle de datas de revisão e validade; os responsáveis são notificados por e-mail de forma automática; o controle de permissões, você é quem define; e a divulgação acontece automaticamente para equipe interessada naquele documento toda vez que ele é atualizado. É uma boa opção de software para gestão de documentos e registros de pequenas e médias empresas, mas as empresas grandes também utilizam!O importante mesmo é eliminar os documentos zumbis! Os documentos você já tem a solução, agora para os zumbis, segue a regra de todos os filmes: tem que atirar na cabeça.

Sobre o autor (a)

14 comentários em “Gestão de Documentos: Sua empresa tem documento zumbi?”

  1. Muito bom o trocadilho… Documento zumbi, muito legal! Ótimo artigo, parabéns!

    Gosto e uso a Lista Mestra…
    Uso o controle de permissões, acho essencial.
    Pode parecer clichê, mas é a verdade. Sem uma comunicação adequada, o controle pode ir por água a baixo.
    Uso como ferramentas “Data de Criação do Documento” e “Data da Última Revisão”.

    Monise, me pareceram interessantes as ferramentas 1 e 2 do seu artigo, mas pergunto:
    Não seriam a mesma coisa “Data de Validade” e “Data da Próxima Revisão”?

    Acompanho o blog já faz algum tempo e admiro seu trabalho. Ficaria muito grato com seu comentário.

    1. Olá Yuri, agradeço sua interação! Gosto muito de responder o pessoal do Blog, então sempre que quiser comentar será um enorme prazer respondê-lo.

      Sim, a data de criação do documento e data da ultima revisão são recursos importante que eu não citei mas também ajuda a identificar um “documento zumbi”, pode constar no cabeçalho ou rodapé do documento, é muito eficiente mesmo. Eu já sabia que eu ia esquecer de algum, haha, mas obrigada por citar e enriquecer o conteúdo!

      Quando a “Data de Validade” e “Data da Próxima Revisão”, sim, são coisas muito similares, e vai depender muito da interpretação de cada um. No caso eu usei um exemplo de Data de Validade para um documento externo, que no caso exclui totalmente a utilização da versão anterior quando atualizado.

      Eu entendo que “Data da Próxima revisão” está ligada com o item 4.2.3, b- “Analisar criticamente e atualizar, quando necessário, e reaprovar documentos”. Ela funciona como uma indicação do tipo: dê uma olhada se mudou alguma coisa nesse documento. Por exemplo, um procedimento. O “quando necessário” faz toda a diferença. As vezes não é necessário, mas é uma indicação. (E não atrase essa data pois pode sim gerar uma NC).

      A data de validade é uma coisa certa: vai mudar sim! Então com a mudança o documento anterior se tornará um zumbi.

      Vou deixar claro: assim que eu entendo, mas não quero gerar discussão quanto a isso, o importante acima de tudo é conseguir “Assegurar que as versões pertinentes de documentos aplicáveis estejam disponíveis nos locais de uso”, não importa se você utiliza o termo data de validade, ou data de próxima revisão, ou entenda os dois como o mesmo. A grande questão está na essência.

      Espero ter conseguido esclarecer. Abraço!

      1. Olá Monise, obrigado pelos esclarecimentos! Compreendi seu ponto de vista. Sem dúvida essas ferramentas podem enriquecer o SGQ de qualquer empresa. Abraço!

      2. Oi Monise, parabéns pelo seu artigo, gostaria de uma ajuda, sobre documentos obsoletos um exemplo, tenho um procedimento na revisão 0 por algum motivo teve alteração e foi para revisão 1, trabalhei em uma empresa que guardava o documento obsoleto nos arquivos morto e em outra empresa me mandava picotar, destruir o documento obsoleto, na sua opinião qual a melhor forma, guarda ou destruir a versão anterior ?

        1. Olá Francilene, muito obrigada, é muito bom saber que foi útil para você.

          Sobre a sua situação, eu não sei se vocês tem aí alguma certificação, mas vou responder com base na ISO 9001:2008 que foi a base para o meu artigo, tudo bem?

          No exemplo que você deu, de um procedimento, seria interessante você manter o histórico. Por quê? Lá no item 4.2.3, letra c) “assegurar que as alterações e a situação da revisão atual dos documentos sejam identificáveis”. Então, manter o documento anterior, tornaria mais fácil identificar a evidência do antes e depois, o que foi alterado naquele documento, além de comprovar a evolução e melhoria contínua nas revisões de procedimentos.

          Na letra g) “evitar o uso não pretendido de documentos obsoletos e aplicar identificação adequada nos casos que eles forem retidos por qualquer propósito”. Ou seja, identificando bem, que mal tem manter um documento obsoleto?

          Não significa que você não possa destruir o documento anterior, a ISO 9001:2008 não define isso, quem vai definir é você no seu processo e na realidade da sua empresa e de acordo com a norma da qual você queira cumprir com tais requisitos.

          Ajudei? Se sua situação for outra, me manda e-mail: monise@forlogic.net

          Abraço!

  2. Gostei muito do artigo, é claro, direto e simples.
    Trabalho numa empresa que é uma bagunça e aparentemente ninguém quer mudar isso. Por ser novata, não posso nem tentar mudar alguma coisa. Mas a forma como você abordou o tema e a sugestão de softwares que auxiliam em todo esse processo de organização chegam a dar uma certa esperança rs
    Com certeza vou abordar o tema com meu supervisor.

  3. Olá!
    Excelente artigo, gostei muito e contribui com a desafiosa prática do controle dos documentos que tento fazer aqui na empresa baseado no requisito da ISO 9001 e PBQP-H “A”.
    Parabéns!!!

  4. Patricia Campanholo

    Olá. Gostei muito do artigo, mas tenho uma dúvida. Aqui na minha empresa os procedimentos tem uma edição e data de edição e revisão e data de revisão, mas ninguém sabe me informar quando mudamos o numero da edição.
    Por exemplo Edição 01 01/04/2016 Revisão 02 06/11/2017
    Você pode me tirar essa duvida?
    Obrigada

  5. Olá!
    Me tira uma dúvida?
    No caso de eu ter que descontinuar um procedimento (ele não faz mais sentido para nós). O que devo fazer? Incluir um carimbo de descontinuado/cancelado?

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