Ferramentas da qualidade

Gestão de Documentos: Sua empresa tem documento zumbi?

ACT-0241.r00_documentos-obsoletos
Imprimir artigo

Eu sou o tipo de pessoa que gosta muito de filmes, séries e jogos de zumbis, e isso justifica o título, mas o que eu chamo de documento zumbi na gestão da Qualidade a gente conhece como “Documento Obsoleto”.

Documento obsoleto (ou documento zumbi) é aquele documento que não está na sua versão mais recente, que está ultrapassado, antiquado, desatualizado. Vamos supor que você tenha um modelo de formulário 1, e com o passar do tempo você viu a necessidade de alterar esse formulário, adicionar alguns campos, excluir outros, então você criou o Formulário 1.1. O formulário 1, no caso, é obsoleto, valendo somente o Formulário 1.1.

Mas então por que as pessoas não excluem (ou matam) o Formulário 1? Simplesmente porque há documentos que é necessário manter histórico, tanto para registrar melhoria contínua, quanto para ver a evolução do documento. Por exemplo, um contrato de algum serviço, se há alterações, é interessante manter os históricos de mudanças.

Independente de excluir ou não, a ISO 9001 no item 4.2.3 recomenda evitar o uso de documentos que não estejam em vigor, ou seja, documentos cancelados ou em versão antiga.

Atender esse item é um desafio muito grande para algumas empresas. É quase impossível garantir que alguém não tenha no seu computador uma versão antiga daquele arquivo e esteja utilizando como referência para algo. Mesmo em documentos impressos, onde é comum ver a marca d’agua “Obsoleto” ou “cancelado”, como garantir que a pessoa não vai imprimir uma cópia da versão antiga? Ou seja, um documento morto-vivo que está rondando pela sua empresa!

Para isso um procedimento deve ser criado, para estabelecer o controle necessário em relação aos documentos e registros que gerem evidências de que esses itens são realmente levados a sério.

Como você já deve ter visto em filmes, os zumbis nunca acabam, sempre surgem em alguma hora imprópria, deixando toda a situação crítica, mas se você usar as ferramentas certas, você conseguirá sobreviver.

Ferramenta 1 – Lista Mestra

Quando construir a lista mestra, você vai mapear todos os documentos que necessitam desse controle: modelos, procedimentos, processos, registros, enfim, tem uma infinidade deles. Na lista mestra você vai realizar o controle de quantos documentos são, quais são, quem é o responsável, em qual versão ele está e quando será sua próxima revisão. Ok, aqui você já vai saber onde procurar documentos zumbis!

Geralmente é o mapa, o direcionamento para todo o controle de documentos.

Ferramenta 2 – Data de próxima revisão

Todo documento precisa de uma data de próxima revisão, isso vai garantir que ele seja sempre atualizado. Essa periodicidade você vai definir de acordo com a realidade da sua empresa, por exemplo um procedimento, pode acontecer melhorias: uma maneira mais fácil de realizar uma atividade, uma tarefa a mais para fazer, um novo papel e assim por diante. Como garantir que estas alterações constarão no procedimento documentado? Que estará disponível para as outras pessoas da equipe?

No mundo ideal, quando surge a melhoria já é feita a alteração no procedimento. Mas caso isso não aconteça, é estabelecida uma data de próxima revisão do documento, assim aquele documento deve ser revisado naquela periodicidade. Quando se define uma próxima revisão não significa que aquele documento deve ser revisado APENAS naquela data, mas que o prazo máximo é aquela data, durante esse tempo, ele pode ser alterado várias vezes, se necessário.

Nesse caso, você vai saber exatamente quando e onde esse documento vai virar um zumbi, fique de olho nas datas e esteja preparado para eliminá-lo!

Ferramenta 3 – Data de validade de um documento

Vou usar apenas um exemplo para explicar: ISO 9001:2008. Sabemos que teremos uma revisão da ISO 9001 que acontecerá em setembro, então surgirá a ISO 9001:2015. Quando essa revisão acontecer e ser disponibilizada para todos nós, a ISO 9001:2008 se tornará um documento zumbi. Há documentos que tem prazo de validade! Pode acontecer tanto com documentos externos quanto para documentos internos, e aqui datas continuam um dos fatores muito importantes para manter a ordem do processo.

O ideal é que quando um documento não é mais válido, ele não esteja mais disponível para acesso e seja imediatamente substituído.

Ferramenta 4 – Controle de Permissões

O controle de permissões torna-se um grande aliado para garantir que ninguém será vítima de um documento zumbi. Imagine que existe um documento com uma revisão obsoleta disponível para todos na organização. Ou um documento que não foi completamente revisado ainda, mas já está disponível. Vai dar problema! O controle de permissões é um mecanismo em que você define quem pode ver, alterar ou excluir o documento. Ou seja, se um documento é obsoleto, você pode esconder esse documento de todo mundo, ou sinalizar que ele é obsoleto, tirando permissões de acesso àquele documento.

Ferramenta 5 – Divulgação

Você vai pensar que é óbvio, mas como um dos maiores problemas das organizações é comunicação, eu não posso deixar de citá-lo. Quando um documento foi revisado, atualizado, ou se tornou obsoleto, é importante fazer uma divulgação para todas as pessoas que utilizam aquele documento, e já citar qual é o novo. Isso ajuda as pessoas a não se aproximarem dos documentos zumbis!

Existem mais ferramentas para fazer gestão de documentos, obviamente, no caso, estas que listei, são as que ajudam a manter disponíveis só documentos que estão devidamente atualizados. É um procedimento que deve ser feito com muita atenção.

Em contrapartida, realizar tudo isso pode ser algo que vai absorver o teu tempo ao longo dos dias. Eu aplaudo em pé quem consegue fazer esse trabalho manualmente, mas sinceramente, a melhor maneira é usar um software, tanto para otimizar tempo quanto para manter a qualidade, credibilidade e segurança do procedimento. Isso ajuda a garantir o melhor resultado.

Aqui a gente usa o Forlogic Docs, ele tem maneiras automatizadas que ajudam na execução dessas tarefas. A Lista Mestra, por exemplo, é um relatório que gera automaticamente todas as informações necessárias; o controle de datas de revisão e validade; os responsáveis são notificados por e-mail de forma automática; o controle de permissões, você é quem define; e a divulgação acontece automaticamente para equipe interessada naquele documento toda vez que ele é atualizado. É uma boa opção de software para gestão de documentos e registros de pequenas e médias empresas, mas as empresas grandes também utilizam!

O importante mesmo é eliminar os documentos zumbis! Os documentos você já tem a solução, agora para os zumbis, segue a regra de todos os filmes: tem que atirar na cabeça.

Autor

Comentários

Posts Relacionados

Deming-Cycle-1
← Post mais recente
Qual a diferença entre PDCA e PDSA?