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Gestão de Projetos: O Gerenciamento de Escopo

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Vamos falar hoje de um dos processos mais importantes do gerenciamento de projetos:  O Gerenciamento de Escopo. Sem o escopo não existe projeto, pois é no escopo que está definido todo o trabalho que devemos realizar garantindo que apenas o que foi definido seja realizado. Ou seja, o líder de projeto deve assegurar que não haja trabalhos além do que foi planejado, evitando o “Gold Plating”, que é o trabalho adicional ao escopo. Muitas pessoas devem achar esse conceito estranho, mas vamos parar para analisar, esse trabalho adicional ao escopo não foi aprovado pelo patrocinador, portanto seria uma falta de ética gastar tempo e dinheiro em funcionalidades que não foram aprovadas. Para que um trabalho adicional ao escopo possa acontecer, é necessário passar pelo processo de aprovação de mudanças, logo, com a mudança analisada, aprovada e com o escopo atualizado, aí sim o trabalho deve ser feito.

O processo de gerenciamento de escopo abrange os seguintes subprocessos:

  • Planejar o gerenciamento do escopo: O planejamento define as regras do jogo, ou seja:
    1. Como o escopo será realizado?
    2. Quais as ferramentas que devo usar?
    3. Como o escopo será gerenciado e controlado de acordo com o plano de gerenciamento de projetos (que integra todo o planejamento do projeto)
    4. Como obter as aceitações das entregas?

O Gerenciamento de Escopo abrange o planejamento do escopo e o planejamento de requisitos. O plano deve responder: Quando eu tiver todos os requisitos, o que devo fazer para analisar, priorizar, gerenciar, e controlar as mudanças neles?

  • Coletar os requisitos: Requisitos são o que a parte interessada precisa em um produto ou projeto. Os requisitos podem referir sobre uma funcionalidade no produto, podem estar relacionados a qualidade, a processos de negócios, à conformidade, ou até ao gerenciamento de projetos. Esse é um processo crucial para o projeto, pois falhas nele podem resultar em muitas mudanças e até mesmo no fracasso do projeto. Algumas ferramentas como entrevistas, revisões de registros históricos, brainstorming, podem ser usadas para a coleta de requisitos, mas isso não será visto em detalhes nesse post.
  • Definir o escopo: Esse processo refere-se no que está ou não incluído no projeto e nas entregas. Resulta na declaração do escopo do projeto e pode incluir:
    1. Escopo do produto (o que será feito?);
    2. Escopo do projeto (como será feito?);
    3. Entregas (para o produto e projeto);
    4. Critérios de aceitação;
    5. O que não faz parte do projeto?
    6. Premissas e restrições.

O projeto só deve ter sua construção iniciada após a aprovação formal da declaração do escopo, pois é perda de tempo e de dinheiro trabalhar em um escopo que não seja necessário ou aprovado, e ainda assim é comum isso acontecer.

  • Criar a EAP: A estrutura analítica do projeto é uma ferramenta organizacional que mostra visualmente todo o escopo do projeto, dividido em entregas conforme a Figura 1:

 

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Figura -EAP Fonte: Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos Quinta Edição

Para o PMI (Project Management Institute) essa ferramenta é de uso obrigatório, pois facilita aos interessados a visualização do escopo, fornecendo uma visão estruturada, evitando que as entregas sejam esquecidas, facilita a visualização dos impactos de mudanças no escopo, entre outros benefícios. Essa ferramenta é tão importante que merece um post exclusivo, aguardem!

  • Validar o escopo: Validar escopo consiste em obter a aceitação formal das entregas durante o monitoramento e controle do projeto com o cliente ou patrocinador. Então, deve-se planejar reuniões com as partes interessadas, conforme as entregas vão ficando prontas, para que o trabalho seja validado. Muitos confundem a aprovação da declaração de escopo com a validação do escopo, a diferença é que a declaração de escopo deve ser aprovada antes do trabalho ser iniciado, e a validação é feita conforme as entregas são finalizadas, o que é melhor do que se ter a aprovação apenas ao final do projeto.
  • Controlar o escopo: Esse processo envolve medir e avaliar a execução do escopo para identificar variações e verificar se são necessárias mudanças. Esse processo é extremamente proativo, ou seja, o líder deve sempre estar atento para que o trabalho esteja sendo executado conforme a definição do escopo, evitando o “Gold Plating” e controlando todas as mudanças de escopo. Neste subprocesso muitas vezes é necessário ao gerente do projeto a habilidade de negociar com as partes interessadas para evitar mudanças que causariam impacto significativo no projeto ou que coloquem o projeto em risco.

Isso foi só uma introdução aos conceitos do processo de gerenciamento de escopo, e ainda existe muita coisa para se estudar sobre esse processo. Espero ter contribuído um pouquinho com todos que se interessam em gerenciamento de projetos. Aguardem que vem muito mais por aí!

 

Referências

Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos: Guia do PMBOK , 5a. edição, 2011, PMI

PMP Rita Mulcahy  8º Edição

Curso de preparação para certificação EUAX

 

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