Atuando como como Head de Onboarding e Ongoing, sou formada em Administração e Letras, MBA em Gestão Estratégica de Empresas, Auditora Líder da ISO 9001:2015 e contribuo com os processos de Gestão e Qualidade.
Contratei um software para gestão da Qualidade, mas e agora? Contratar um sistema é só o primeiro passo. Neste artigo, vou compartilhar 7 dicas para garantir que o processo de implantação ocorra da melhora maneira possível. Para saber mais continue a leitura!
Alta expectativa e alta complexidade
Estamos cada vez mais em busca de produtos e serviços que atendem nossas expectativas e necessidades, como:
- Prazo;
- Qualidade;
- Disponibilidade.
Buscamos esses aspectos para que os processos sejam realizados com padronização, e, assim, aumentar a satisfação dos clientes que atendemos.
Para isso, é primordial termos uma gestão da qualidade eficiente. Uma gestão que também seja segura e não morosa.
Apesar de sermos uma empresa de tecnologia, também contamos com outros sistemas para gerenciar processos que demandam uma ferramenta específica. Como é o caso do processo financeiro, por exemplo.
Mas, ao contratar um sistema, algumas pessoas têm a expectativa de que o software irá resolver todos os problemas enfrentados, até então. Será que é assim mesmo?
Afinal, se um sistema não for implantado e utilizado, não faz sentido para a organização manter a contratação. Vamos entender um pouco mais?
O que é a implantação?
A implantação é o momento em que vamos entender o processo e as necessidades da outra parte, a contratante, para que os objetivos sejam atingidos. Este processo também pode ser chamado de “onboarding”.
Aqui, na ForLogic, atuamos com algumas atividades, como:
- Kick-off: reunião de alinhamento e definição de cronograma.
- Reuniões recorrentes: encontros online para implantação do sistema.
- Parametrizações: etapa de configuração do sistema para inserir informações.
- Entregas: marcos e indicadores que definirão as entregas.
Por que a implantação é importante?
A implantação é a primeira etapa a ser iniciada após a aquisição de um software. Nesta etapa, faremos a parametrização para que o sistema fique pronto para receber os dados. Após isso, essas informações ser gerenciadas e apoiar nas tomadas de decisões.
7 razões para uma implantação falhar
Falta de um plano de implantação
Uma implantação é um projeto com início, meio e fim. Sem essa definição, as entregas podem não ficar claras para ambas as partes. O mesmo vale para os próximos passos a serem desenvolvidos.
Não avaliar serviços que integram a solução contratada
Vou compartilhar um pouco sobre como funciona, aqui na ForLogic. Ao contratar o software, temos outros serviços que podem ser contratados, como implantação com apoio de um especialista ou a implantação assíncrona. E qual a diferença?
Na implantação com apoio de um especialista, teremos encontros online e recorrentes, além da orientação durante a implantação. Já no modelo de implantação assíncrona, o cliente vai assistir vídeos e a interação com o especialista ocorre por e-mail.
Os dois modelos podem ser contratados, mas é importante avaliar de forma atenciosa a escolha para garantir o sucesso da implantação.
O cliente, por exemplo, pode ainda estar mapeando processos e precisando de mais orientações. Nestes casos, uma implantação assíncrona pode se tornar mais complexa.
Escolher software com poucas opções de customização
O que se tem visto são sistemas que disponibilizam flexibilidade na parametrização e, dessa forma, fica mais fácil atender diversos segmentos e processos. Dê prioridade para sistemas que são amigáveis e intuitivos. Isso facilita o engajamento das pessoas que vão utilizar.
Subdimensionar o risco de rompimento de contrato
Vejo acontecendo com certa frequência: o contratante entender como funciona no momento da contratação, mas na implantação leva “um balde de água gelada”.
É muito importante o envolvimento das partes interessadas no momento da contratação e garantir a clareza de todas as cláusulas do contrato. Não é saudável você ficar “preso” a um sistema porque o processo de rompimento do contrato não é facilitado.
Tentar economizar contratando poucos usuários
Em alguns casos, a empresa pode querer economizar justamente na quantidade de usuários contratados. No entanto, essa ação pode gerar consequências, como baixo engajamento dos colaboradores e rastreabilidade das informações.
Não levar em conta o nível de segurança da informação
O nível de segurança é de extrema importância para que o software apoie sua gestão na utilização máxima. Ou seja, para que todo possam fazer o uso no dia a dia, mesmo quando se tem informações sigilosas.
Deixar de avaliar a maturidade da empresa contratada
É fundamental avaliar e fazer benchmarking para ter clareza do fornecedor que está se contratando. A experiência do fornecedor e sua capacidade para lidar com diferentes desafios devem ser levados em consideração também.
Compartilhando experiência: como mitigamos esses riscos
Formação de um time de especialistas experientes
Conforme mencionei anteriormente, temos uma etapa da implantação, que é o kick off. Nessa reunião devemos deixar muito claro os próximos passos, cronograma, início e término do projeto de implantação.
Isso é feito para que o responsável da implantação e o cliente tenham uma visão clara de tudo que está previsto. Não podemos esquecer que o responsável por conduzir a implantação são pessoas especialista e auditoras.
Buscamos ser um parceiro de tecnologia e não apenas um software
O software é um meio de fazer e manter a gestão da qualidade acontecendo. Mas também entregamos conteúdos para que as pessoas tenham consciência e conhecimento de ferramentas, contexto e conteúdo.
Além do software temos outros serviços que te apoiam, como:
- Wiki (nossa base de conhecimento);
- EAD (nossos especialistas trazem orientações sobre como utilizar o sistema);
- Webinars;
- Saber Gestão;
- Blog da Qualidade;
- Qualicast.
Falando em Qualicast, quero aproveitar para fazer uma indicação. Você já ouviu nosso episódio #134? Neste programa, recebemos Ivo Neves para falar sobre os principais desafios que grandes empresas enfrentam na gestão. O papo é super interessante e enriquecedor. Clique no botão abaixo e confira agora mesmo!
Oferecer um software completamente flexível ao seu processo
O Qualiex é customizável e isso irá te apoiar nos seus processos. Por exemplo, é possível definir um formulário único para cadastro de ocorrência/não conformidades e que faz parte do seu processo atual.
Transparência e ética na elaboração de proposta e contratos
Você terá acesso a todos os serviços e produtos contratados, e isso será entregue durante seu processo de implantação.
Trabalhamos com usuários únicos e nominais
A contratação de usuário é com acesso único. Isso facilita muito a rastreabilidade e notificação. E por quê? Assim, você consegue identificar quem realizou cada atividade no sistema e, quando for necessário, o responsável será notificação dos atrasos e responsabilidades.
Investimento expressivo em segurança da informação
Sempre nos preocupamos com a segurança da informação e nossas certificações demonstram isso. Hoje, atuamos com as certificações ISO 27001; ISO 27701; e ISO 27018.
Temos mais de 19 anos de experiência em Qualidade, Excelência e Gestão;
Já faz quase duas décadas que atuamos com software de gestão e qualidade. Atuamos em diversos segmentos, como:
- Logística;
- Saúde;
- Serviço;
- Indústria.
Além disso, estamos constantemente nos capacitando para poder te apoiar cada vez mais.
De ponta a ponta: construindo Excelência em toda a jornada
Não se esqueça de considerar todos os tópicos que comentamos acima no momento da contratação de um software. Parece muita coisa, mas são detalhes que farão total diferença. Nós, do Qualiex, estamos aqui para te apoiar!
Qualiex: O melhor Software para a Gestão da Qualidade!
Gostou das dicas sobre Implantação de software para Gestão da Qualidade? Com a ajuda do Qualiex você consegue fazer uma gestão sistêmica e profissional dos processos em sua empresa. Elimine planilhas, ganhe tempo, garanta a conformidade com os requisitos aplicáveis e foque seus recursos no que realmente importa.
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Além de sermos o melhor software para gestão da qualidade, te ajudamos com cursos de especialistas voltados à gestão, qualidade e excelência por meio da Saber Gestão. Por isso, não perca mais tempo, entre em contato conosco!
