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Informação e seus cuidados em documentos de sistemas de informação

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Você sabia que a documentação de um sistema de informação deve espelhar o que esse sistema oferece e orienta? Que uma orientação ou notícia divulgada de forma incorreta pode acarretar em prejuízos financeiros e/ou judiciais? Que informação distribuída em vários tipos de documentos sem objetivo gera alto custo de produtividade, armazenamento e manutenção?

São por estes motivos, entre outros, que alguns cuidados com a informação, principalmente para usuários de sistemas de informação, são de extrema importância e devem ser levados a sério quando a proposta é informar ou orientar.

A premissa básica para uma informação completa e com sentido está no ato de você entender realmente sobre o assunto/solução que está escrevendo. Afinal, não se escreve o que não se sabe. Assim como uma prova de redação de vestibular, onde se recebe um tema para escrever. Se o candidato souber sobre o tema, com certeza desenvolverá bem o texto, mas se não souber, suas chances diminuirão muito para sua aprovação.

Veja abaixo como ser mais assertivo com a informação que você escreve e torna pública:

  • Ao escrever alguma informação, certifique se ela é válida, afinal, o conhecimento que ela precisa gerar só terá valor se for verdadeiro. No caso de sistemas de informação, também deve ter aplicação prática. Ser utilizável;
  • Não se apaixone pelo seu texto. É importante que outra pessoa leia e entenda a sua mensagem. Esteja aberto a melhorar o texto, afinal, o objetivo da informação é esclarecimento e este não pode ter entendimento duplo;
  • Títulos refletem de forma curta e resumida o assunto que será encontrado no texto e não o que você queria dizer. O título é a expectativa do que será informado e lido. Por esse motivo, uma dica é escrever o título apenas quando o conteúdo/texto estiver concluído;
  • Um texto deve ter o pensamento completo, com começo, meio e fim. Deve emitir a mensagem completa ao receptor, de forma que não gere dúvidas ao ler e consequentemente retrabalho. No caso de encerramento de chamados por Analistas de Suporte, é imprescindível confirmar se a solução é realmente aderente à dúvida ou problema apresentado pelo solicitante. Isso evitará reabertura de chamados ou inúmeros trâmites em um mesmo chamado e consequentemente, insatisfação do cliente;
  • Esteja atualizado sobre as normas da sua língua. A língua portuguesa, por exemplo, sofre variações e atualizações. Você não precisa ser um expert em português, mas se sua função exige um atendimento escrito, é importante se manter atualizado. Ao escrever, caso tenha dúvida, se apoie em dicionários e tente usar o corretor ortográfico (sempre atento ao contexto do texto).

E por fim, caso não consiga ser assertivo sozinho, busque orientação de referência no assunto, e se possível uma assessoria para treinamento e desenvolvimento de profissionais que precisam lidar com a escrita em seu ambiente de trabalho.
Escrever é uma prática, que se aliada a padrões de qualidade apropriados à realidade do negócio, produzem informações assertivas. Agora, vamos praticar?

 

Veja também o post Iso 9001:2008 e a Gestão de Documentos e entenda mais sobre o assunto.

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