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ISO 9001:2015: Como manter o SGQ depois da implantação (Parte 3)

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Jeison

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Sou co-fundador da ForLogic Software, hoje atuo com gente, cultura e gestão. Sou um dos criadores do Qualiex, do Qualicast (o 1º Podcast nacional focado em qualidade), criador do Blog da Qualidade (o maior blog sobre Qualidade do Brasil). Mestre em Engenharia da Produção pela UTFPR (Universidade Tecnológica Federal do Paraná), auditor líder formado com orgulho pela ATSG na ISO9001 e 22000, pai, empreendedor, e um inconformado de plantão!
Acredito na responsabilidade do indivíduo, no poder da qualidade e que podemos fazer diferente. Me acompanhe no Linkedin e no Instagram.

Há algum tempo atrás, falei aqui no Blog como o trabalho da implantação interfere na manutenção do SGQ, e qual deve ser a postura da empresa diante de um SGQ implantado. Trabalhando nesses dois pontos, os processos entram na rotina da equipe e começam a surgir novas melhorias.
Porém, conforme o SGQ ganha maturidade, o fluxo de indicadores, informações documentadas, planos de ação, não conformidades, riscos, auditorias e reuniões aumentam, e os controles que no início da implantação ajudam a empresa, começam a se tornar inviáveis, burocráticos e nada eficientes.
O tempo do profissional da qualidade começa a ser gasto principalmente na cobrança de prazos e na atualização de planilhas de lista mestra, não conformidades e ações, por exemplo. Isso sem falar que mesmo trabalhando o tempo todo nestas atividades, você nunca consegue manter as planilhas atualizadas e o controle da execução das ações sempre fica fora dos prazos.
Então, as novas melhorias deixam de ser implantadas, e, mesmo dando treinamentos, monitorando o sistema, eliminando controles desnecessários, o sistema de gestão começará a ficar mais fraco e você vai perder todo o avanço que a empresa conquistou.
Para resolver isso, podemos fazer uma ação de correção e/ou uma ação corretiva.

Ação de correção: contratar mais pessoas

Uma opção seria a contratação de mais pessoas que ajudem a alimentar planilhas e cobrar a equipe. Isso ajuda, mas momentaneamente, porque na verdade o problema só será postergado. O fluxo de atividades continuará aumentando, e você sempre precisará de mais pessoas para executar e alimentar essas planilhas.

Ação corretiva: usar a tecnologia a seu favor

Um software para a gestão da qualidade faz o controle de prazos, atualizações de relatórios e o envio de notificações automaticamente. Ou seja, ninguém nunca mais precisará fazer esse tipo de controle manualmente.
Eu trabalho com a qualidade aqui na Forlogic e usamos a tecnologia para nos ajudar. Não porque somos uma empresa de tecnologia, mas porque sem ela nós não conseguiríamos focar nos nossos objetivos com tanta ênfase.
Uso o software para gestão da qualidade, e não me vejo fazendo os controles de outra forma, porque:

E sabe o que acontece? Eu consigo manter meu foco na execução dos projetos estratégicos da empresa, pois estes sim ajudam a empresa crescer e geram valor para as partes interessadas.
É importante ressaltar que essa solução não precisa entrar na sua rotina somente depois que o fluxo de trabalho começar a te atrapalhar. Ter o histórico de tudo o que foi feito desde o início da implantação é uma boa prática para ver a evolução do trabalho e demonstrar o resultado da qualidade na sua empresa.
Então, o que você faria se não tivesse que controlar planilhas?

Leia também:
ISO 9001:2015: Como manter o SGQ depois da implantação (Parte 1)
ISO 9001:2015: Como manter o SGQ depois da implantação (Parte 2)

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