ISO 9001:2015: Como manter o SGQ depois da implantação (Parte 3)

Há algum tempo atrás, falei aqui no Blog como o trabalho da implantação interfere na manutenção do SGQ, e qual deve ser a postura da empresa diante de um SGQ implantado. Trabalhando nesses dois pontos, os processos entram na rotina da equipe e começam a surgir novas melhorias.
Porém, conforme o SGQ ganha maturidade, o fluxo de indicadores, informações documentadas, planos de ação, não conformidades, riscos, auditorias e reuniões aumentam, e os controles que no início da implantação ajudam a empresa, começam a se tornar inviáveis, burocráticos e nada eficientes.
O tempo do profissional da qualidade começa a ser gasto principalmente na cobrança de prazos e na atualização de planilhas de lista mestra, não conformidades e ações, por exemplo. Isso sem falar que mesmo trabalhando o tempo todo nestas atividades, você nunca consegue manter as planilhas atualizadas e o controle da execução das ações sempre fica fora dos prazos.
Então, as novas melhorias deixam de ser implantadas, e, mesmo dando treinamentos, monitorando o sistema, eliminando controles desnecessários, o sistema de gestão começará a ficar mais fraco e você vai perder todo o avanço que a empresa conquistou.
Para resolver isso, podemos fazer uma ação de correção e/ou uma ação corretiva.

Ação de correção: contratar mais pessoas

Uma opção seria a contratação de mais pessoas que ajudem a alimentar planilhas e cobrar a equipe. Isso ajuda, mas momentaneamente, porque na verdade o problema só será postergado. O fluxo de atividades continuará aumentando, e você sempre precisará de mais pessoas para executar e alimentar essas planilhas.

Ação corretiva: usar a tecnologia a seu favor

Um software para a gestão da qualidade faz o controle de prazos, atualizações de relatórios e o envio de notificações automaticamente. Ou seja, ninguém nunca mais precisará fazer esse tipo de controle manualmente.
Eu trabalho com a qualidade aqui na Forlogic e usamos a tecnologia para nos ajudar. Não porque somos uma empresa de tecnologia, mas porque sem ela nós não conseguiríamos focar nos nossos objetivos com tanta ênfase.
Uso o software para gestão da qualidade, e não me vejo fazendo os controles de outra forma, porque:

• Não tenho que ficar alimentando planilha de lista mestra,
• Não tenho que ficar correndo atrás das pessoas para que elas me passem formulários de não conformidades,
• Não preciso correr atrás das pessoas com um livro de ata de reunião para que elas assinem;
• Tenho dashboards que mostram a evolução dos indicadores, fazendo com que todos os responsáveis façam análises baseadas em fatos e dados;
• Conto com notificações que cobram as pessoas por mim,
• Já tenho o processo de gestão de riscos institucionalizado pela facilidade de monitorar os riscos.

E sabe o que acontece? Eu consigo manter meu foco na execução dos projetos estratégicos da empresa, pois estes sim ajudam a empresa crescer e geram valor para as partes interessadas.
É importante ressaltar que essa solução não precisa entrar na sua rotina somente depois que o fluxo de trabalho começar a te atrapalhar. Ter o histórico de tudo o que foi feito desde o início da implantação é uma boa prática para ver a evolução do trabalho e demonstrar o resultado da qualidade na sua empresa.
Então, o que você faria se não tivesse que controlar planilhas?

Leia também:
ISO 9001:2015: Como manter o SGQ depois da implantação (Parte 1)
ISO 9001:2015: Como manter o SGQ depois da implantação (Parte 2)