ISO 9001:2015: Como manter o SGQ depois da implantação (Parte 1)

O começo da implantação de um sistema de gestão, seja a ISO 9001:2015 ou qualquer outro, é sempre incrível. Apesar das dificuldades na execução de tantas ações de melhoria, em muitos casos boa parte do que é feito e aplicado aos processos funciona e dá resultado.
Porém, com o passar do tempo, e principalmente depois da certificação, muitas dessas ações deixam de ser executadas porque se tornam “menos importantes” dentro da rotina da empresa. E então surge a pergunta: como manter o sistema de gestão depois da implantação?
A primeira coisa que precisamos ter em mente antes de começar a implantação da ISO 9001 e de qualquer outra norma é que a certificação não é alavancagem comercial e muito menos ferramenta de marketing. Essas são apenas consequências oportunas que podem e devem ser aproveitadas depois da conquista, e que são criadas por causa da melhoria dos processos da empresa.
Se você não está procurando uma norma por causa da alavancagem comercial, me desculpe falar, mas nem adianta ler esse artigo, porque você nunca irá conseguir manter o SGQ!
Agora, se você entende a importância das normas para as empresas, então vamos lá. Quando nos propomos a seguir uma norma para melhorar a gestão dos processos da nossa empresa, queremos que tudo saia mais do que perfeito, e então inventamos milhões de coisas para aplicar. Digo inventamos, pois as normas ISO não são prescritivas, ou seja, elas não foram criadas para impor as condições mais corretas a serem aplicadas, visto que cada empresa tem um sistema de gestão com particularidades diferentes de todas as outras.
E é aí que mora o perigo: ao tentar implantar algo perfeito, sem analisar o que cabe dentro do seu sistema de gestão, você corre o risco de criar práticas que mais atrapalham a execução dos processos do que ajudam.
Para ajudar nesse sentido houve a transformação do Guia ISO 83 em Anexo SL para ser incorporado em todas as ISOs, onde o objetivo é fazer com que a empresa analise o seu cenário antes de começar a aplicação dos requisitos de gestão. Essa análise é fundamental no processo de implantação, porque é a partir dela que você entende como sua empresa e o ambiente em que ela está inserida funcionam.
Sabendo qual a complexidade do sistema da sua empresa, fica mais fácil determinar como os requisitos devem ser implantados nos seus processos. Um exemplo clássico disso é a gestão de documentos e registros. Muitas pessoas perguntam: “Alguém tem uma lista dos documentos obrigatórios para atender a ISO?”. Não existe documento obrigatório. Se você pegar a lista de documentos da empresa do amigo ou até mesmo de uma empresa do mesmo ramo de atuação da sua, você vai descobrir que elas podem ser extremamente diferentes.
Portanto, a manutenção do SGQ começa logo na implantação de processos, documentos e indicadores:

1. Veja como você pode melhorar seus processos de acordo com a aplicação da norma;
2. Analise os objetivos e filtre somente o que é necessário para fazer  as melhorias iniciais nos seus processos;
3. Concentre-se em fazer essas poucas coisas muito bem.

E depois, com o decorrer do tempo, seu sistema vai adquirindo maturidade, e melhorias poderão ser implantadas em cima das modificações iniciais. Não preciso nem falar que este é o princípio da melhoria contínua, não é?

Só fazemos melhor aquilo que repetidamente insistimos em melhorar. A busca da excelência não deve ser um objetivo, e sim, um hábito – Aristóteles

Leia também:
ISO 9001:2015: Como manter o SGQ depois da implantação (Parte 2)
ISO 9001:2015: Como manter o SGQ depois da implantação (Parte 3)