Gestão de processos

ISO 9001:2015 – Qual a diferença entre Avaliação e Seleção de fornecedores? [dúvida do leitor]

Imagem de um depósito cheio de caixas organizadas, representando a Avaliação e Seleção de fornecedores.
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O texto de hoje é bem curto e vai tirar uma dúvida simples sobre avaliação e seleção de fornecedores.

Nós respondemos muita gente por e-mail aqui no blog, e de uns tempos pra cá estamos publicando algumas delas. Assim a gente consegue ajudar mais gente!

A dúvida de hoje é do Antônio. Dá uma olhada no e-mail que ele nos enviou:

A dúvida do Antônio

Assunto do e-mail: Item 8.4 da ISO 9001:2015

 

Tenho uma dúvida sobre o que determina este requisito da norma.

A organização de determinar critérios para AVALIAÇÃO, SELEÇÃO, MONITORAMENTO de desempenho e REAVALIAÇÃO de provedores externos

No caso, AVALIAÇÃO e SELEÇÃO me parecem muito parecidos.

Gostaria de um esclarecimento prático para estes dois critérios.

 

Obrigado,

Antonio

Resposta da dúvida sobre Avaliação e Seleção de fornecedores

Bom, como o próprio Antônio disse, ele está falando de um trecho do item “8.4.1 Generalidades”. E esse item está presente no requisito “8.4 Controle de processos, produtos e serviços providos externamente”. Então é lá que vamos encontrar os requisitos referentes a avaliação e seleção de fornecedores. E sim, ambos os termos podem ser bastante parecidos, mas tem sentidos e diretrizes bastante diferentes.

Avaliação

Aqui, quando falamos de Avaliação, estamos nos referindo a avaliar todos as os provedores externos (fornecedores) que podem vir a nos vender algo. Assim, avaliar significa entender se aquele provedor externo é bom ou não, se nos atende ou não e qual a qualidade do seu produto ou serviço.

Seleção

Já quando falamos de seleção, estamos nos referindo a escolher de quem, de fato, vamos comprar, quem vamos contratar. Então, enquanto a Avaliação fornece informações a Seleção corresponde a uma tomada de decisão assertiva.

Relação entre avaliação e seleção de provedores externos

É fácil perceber que a etapa de Seleção utiliza saídas da etapa de Avaliação. Assim, para um processo de compra realmente eficaz, ambas as etapas têm de receber a mesma importância e atenção.

Na etapa de Avaliação, por exemplo, podemos fazer uma lista de 10, 15, 20 fornecedores. Entretanto isso não significa que vamos comprar de todos eles, significa apenas que avaliamos o nível de qualidade de todas as opções disponíveis. Já na etapa de seleção, aí sim definimos de quem, dentre esses 10, 15, 20 fornecedores, vamos comprar.

Talvez, dos 10 fornecedores considerados na etapa de Avaliação, 5 nos atendam. Então na seleção escolhemos de quem vamos comprar. Um critério de seleção pode ser o preço, por exemplo, ou o prazo de entrega, e por aí vai. Dessa forma, como disse o Antonio, ambas as etapas têm bastante ligação e parecem similares, mas tem objetivos bastante pontuais.

Uma Avaliação bem formulada pode apresentar informações que ajudam a tomar decisões estratégicas a respeito de atender ou não o cliente, por exemplo, ou de optar por um ou outro fornecedor de forma mais vantajosa para empresa.

Monitoramento e Reavaliação

Esses dois o Antonio não perguntou, pois já sabe de cor e salteado! Mas vou falar um pouquinho porque ambos são muito importantes para termos um processo de compras completo.

Aqui, temos a intenção de realmente formar um processo de gestão de fornecedores. Afinal, principalmente com a instabilidade que enfrentamos hoje em dia, os contextos mudam e precisamos nos adaptar.

Assim, mesmo realizando uma boa Avaliação do seu fornecedor, é preciso monitorar para garantir que os padrões de qualidade estão sendo mantidos. Se aquilo que foi avaliado continua vigente e atendendo às necessidades do seu processo.

E aqui vale uma ressalva: esse monitoramento não serve apenas para conferir se “o fornecedor está pisando na bola”. Em muitos casos, o seu provedor externo continuará mantendo os padrões de qualidade de maneira exemplar, entretanto o contexto da sua empresa e processos mudaram. Com isso, por exemplo, a matéria prima que antes atendia e continua sendo entregue em conformidade, agora pode não mais servir para o processo e gerar não conformidades no seu produto/serviço.

E é nesse ponto que entra a reavaliação. Periodicamente, é preciso avaliar se seus fornecedores continuam atendendo os padrões de qualidade. Além disso, também é preciso conferir se os requisitos do seu processo não foram alterados e, dessa forma, se não é necessário reavaliar o que o provedor externo te entrega.

E qual é a periodicidade ideal?

Também é importante entender que o “periodicamente” não quer dizer que você precisa, necessariamente, ter uma data fixa pra todos fornecedores. É preciso analisar o que faz sentido para sua empresa.

É importante entender o quanto cada fornecedor é importante, o quanto o produto que ele entrega agrega valor ao seu produto/serviço e até mesmo a frequência que você tem contato com o que ele fornece.

Se sua empresa recebe entregas semanalmente do provedor X, talvez seja interessante avaliação semestral. Se o produto for crítico para seu processo, talvez até menos tempo. Outros fornecedores você poderá avaliar anualmente, quem sabe até bianual, a questão é garantir que o fornecedor está agregando valor ao seu sistema de gestão, ajudando na qualidade do produto e na satisfação do cliente!

O importante é assegurar a conformidade dos seus processos

Vale a pena reforçar que todos esses itens (Avaliação, Seleção, Monitoramento e Reavaliação) tem como objetivo garantir que as entradas do seu processo estejam conformes aos requisitos dele.

Se as entradas dos processos são ruins. Muitas vezes, é impossível garantir que as saídas do processo estejam conformes e no padrão de qualidade que seu cliente espera. Quando isso é possível, a organização precisa empregar muito mais esforço e recursos para garantir que as entradas ruins não reflitam negativamente no seu cliente. Ou seja, prejuízo em todos os sentidos!

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