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Lista Mestra e a Gestão de Documentos

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    Monise Carla

    Monise Carla

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    Auditora Líder ISO 9001:2015, ISO 22000:2018 e ISO 31000:2016. Redatora do Blog da Qualidade e Especialista de Comunicação no Qualiex! Eu ajudo profissionais a resolverem problemas de qualidade por meio de tecnologia e acredito que esse é o primeiro passo para uma vida de Excelência. Gosto de rock, desenho animado e vejo qualidade e excelência em tudo isso. Não me leve tão a sério no Twitter, mas se preferir, você também pode me encontrar no Facebook e Linkedin.

    Sabemos que a ISO 9001 tem um relacionamento sério com a gestão de documentos, e quem trabalha com o Sistema de Gestão da Qualidade no dia a dia sabe exatamente do que eu estou falando. A ISO 9001:2008, de acordo com o item 4.2.3, diz que devemos fazer o controle de todos os documentos, e quando ela fala disso, ela diz em relação a manter evidências reais que o Sistema de Gestão da Qualidade ocorre devidamente e que os documentos disponíveis na organização são adequadamente atuais e completos. Daí surge um documento chamado Lista Mestra para ajudar a manter a ordem e o controle sobre isso tudo. A Lista mestra nada mais é que uma tabela que contém o código, nome do documento, nome de quem fez o documento, número de revisões e por quem foram feitas essas revisões. A ISO não cita a lista mestra, ou seja, ela não é uma obrigação, porém é um método muito usado por ser a forma mais simples de se fazer esse controle, já que ela mostra se os documentos que estão disponíveis estão em sua versão atual ou obsoletos.
    Estou disponibilizando um modelo de Lista Mestra, para fazer o download é só clicar no botão abaixo:  

    Baixar Modelo de Lista Mestra

      Mas vamos ser realistas, é um método bem delicado para se manter o controle, já que manualmente, torna-se uma cruz para deixá-la sempre atualizada. Não é por falta de competência, são muitos documentos mesmo, é complicado! Para você que já sofre com essa questão e já está cansado das planilhas, vou te dar outra dica: Forlogic Docs, Gestão de Documentos de forma simples. Obviamente, ele não faz só isso, mas com esse software, sua lista mestra é atualizada automaticamente e você se preocupa só com as coisas que realmente devem tomar o seu tempo! Para visualizar a lista mestra é só gerar um relatório igual esse aqui da Imagem 01 abaixo:  
    listamestra
    Imagem 01: Lista Mestra com Forlogic Docs (Clique para Ampliar)
      Vale lembrar que automatizar processos não é a solução pra tudo, se o seu Sistema de Gestão da Qualidade não é eficiente, não é automatizando ele que em passe de mágica ele vai se tornar melhor, é necessário fazer uma análise crítica dos seus processos para pontuar os problemas e então conseguir a eficiência e a eficácia.  Para entender do que eu estou falando veja o post que falo sobre usar a tecnologia como vantagem competitiva. Até mais! 😉

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    12 comentários em “Lista Mestra e a Gestão de Documentos”

    1. Gestão do acervo realmente é muito delicado, se considerarmos a temporalidade para descarte e redundancias e a diversidade da áreas de conhecimento . Não identifiquei relação áquilo que esta normatizado por Conselho Profissional (CONARQ) estabelecendo tempo de guarda, validação legal, tipologia para doc´s digitais e fisico (papel). A concepção da ideia é boa, mas o projeto ISO induz a sérios riscos de mercantilismo de Certificados.

      1. Gilberto, realmente, essa foi uma uma visão bem resumida do assunto, numa outra oportunidade vamos discutir de maneira mais profunda e detalhista, com certeza, a questão levantada merece um artigo sobre o assunto. Continue nos acompanhando, abraço!

        1. Como especialista da gestão do acervo de engenharia, o planejamento das paradas das unidades de produção requerem doc´s atualizados para maximizar as manutenções. E essa desordem é consequência do mau gerenciamento e quebras de produtividade em todas as áreas do conhecimento, tanto educação e formação como financeiro e contábil…

    2. Monise, me surgiu uma dúvida recente sobre a forma de nomear as versões dos documentos. Geralmente, após uma revisão, mesmo não havendo nenhuma alteração, eu renomeava o documento com um nova versão, v01, v02, etc. No meu novo trabalho, o pessoal nomeia algumas vezes como v01, v02; e outras segue como v01.1, v01.2, v02.. não consegui entender esta diferença, e ninguém consegue me explicar o motivo. Você saberia me dizer?

      1. Carla, não sei bem se é neste sentido, mas vou tentar te explicar da forma que eu entendo isso.

        Se você trabalha com algum sistema de gestão, provavelmente, há documentos nos quais você precisa passar por fluxos de revisão, onde 2 ou mais pessoas precisam revisar ou verificar aquele documentos antes de ser disponibilizado para as pessoas respectivas, correto?

        Suponhamos que é um procedimento, no qual eu sou responsável. Chegou a data da revisão dele e eu revisei, porém ele deverá ser verificado/revisado por você, por mais outra pessoa e depois por mim novamente, antes de ficar disponível para nossa equipe.

        Se meu procedimento se encontra na revisão 1, quando você revisar ele, ele estará na versão 1.1, quando a outra pessoa revisar ele, estará na versão 1.2, e quando eu revisá-lo e decidir disponibilizá-lo ele estará na revisão 2.

        Ou seja, a revisão sempre será um número inteiro. Dentro dessa revisão, ele pode ter várias versões, pois estará em fluxo por uma série de pessoas que precisam ter contato com o documento antes de estar disponível, sendo possível, dentro de uma revisão, haver várias versões de documentos, como 1.1, 1.2, 1.3 e assim por diante até que se chegue à versão posterior.

        Deixando claro que essa é o meu entendimento, pelo menos, desta forma, faz sentido pra mim, se tiver outra visão, por favor compartilhe conosco para conhecermos também.

        Se não for esse o caso, é bom que se estabeleça um padrão na sua organização, se não, fica difícil entender a diferença e identificar documentos obsoletos, ou ainda, os documentos não próprios para uso.

        Deu pra entender? Qualquer dúvida estou a disposição. Abraço!

        1. Olá Monise,
          Obrigada por sua resposta. Realmente percebi que isso muda muito de uma organização para a outra.
          Trabalhei em um local onde as “revisões” não eram nomeadas, somente eram marcadas como “revisão”, e no final das revisões/atualizações, o documento mudava de versão, de v01 para v02, não importando se mudanças haviam sido feitas ou não.
          Mas em outro local, eles adotam que se as mudanças forem mínimas, tipo revisão gramatical, formatação, então seria um v1.1, mas se houver mudanças maiores, então seria v2.
          Como disse, o importante no caso é estabelecer um padrão próprio na empresa.
          Só acho que seria mais fácil se isso fosse uma coisa padronizada em relação a controle de documentos por todas as organizações com um SGQ. 😉
          Novamente, obrigada.

          1. Carla,

            Pois é, as normas não padronizam isso especificadamente, mas é bom ter um padrão. Só uma observação, nesse caso que você citou: “mudanças que forem mínimas, como revisão gramatical, formatação seria v1.1”, abre muito espaço para interpretação. As vezes muda-se uma frase sem mudar o sentido, só pra ficar melhor explicado, isso seria um v1.1 ou v2?

            Sinceramente, não me preocupo muito com isso, nosso software de gestão de documentos já define esse número de revisões automaticamente, mas quando não há uma ferramenta que automatiza esse tipo de coisa, é importante ter um padrão, se não vai ficar todo mundo confuso.

            Qualquer dúvida estarei por aqui, obrigada por levantar a questão. Abraço!

    3. Ola boa tarde Monise,

      Tenho uma dúvida sobre lista mestra.
      Eu preciso ter uma lista mestra contendo todos os formulários como por exemplo um formulário de Registro de treinamento, e depois que ele for preenchido ele vai passar a ser um registro, e eu irei ter que coloca-lo em uma outra lista mestra, ou seja terei o mesmo formulário em 2 listas metras. Que seriam Listra mestra de formulário e Lista mestra de registro.

      1. Olá Flávia, na verdade não. O “Modelo de Formulário de Registro de Treinamento” é um documento que você vai revisar continuamente, certo? Você pode mudar esse documento, tirar campos, colocar campos, assim como achar que ficará melhor! Quando esse formulário for preenchido, ele já não é uma informação documentada mantida, é uma informação que você deve RETER, portanto você vai guardá-lo como “Registro do Treinamento [nome do treinamento]”, ou como preferir. Ou seja, o MODELO do formulário, que é passível de revisão, você vai guardar como “documento”, o que na nova versão é informação documentada mantida, e quando o documento for preenchido, você irá guardá-lo como registro, que na ISO 9001:2015 conhecemos como informação documentada retida. Abraço!

    4. Oi Monise!
      Pelo que percebi na versão 2015 a Lista Mestra foi substituída pelo Controle de Informação documentada, certo ? E na versão 2008 todos os documento deveriam ter no final, os campos: Registros vinculados, Revisões e alterações, nome de quem elaborou. Gostaria de saber se para a nova versão ainda é obrigado manter esses dados no fim do documento?

    5. Pingback: Como desburocratizar a gestão de documentos e otimizar os processos

    6. Pingback: Gestão de Documentos: Sua empresa tem documento zumbi? - Blog da Qualidade

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