Ferramentas da qualidade

Lista Mestra e a Gestão de Documentos

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Sabemos que a ISO 9001 tem um relacionamento sério com a gestão de documentos, e quem trabalha com o Sistema de Gestão da Qualidade no dia a dia sabe exatamente do que eu estou falando.

A ISO 9001:2008, de acordo com o item 4.2.3, diz que devemos fazer o controle de todos os documentos, e quando ela fala disso, ela diz em relação a manter evidências reais que o Sistema de Gestão da Qualidade ocorre devidamente e que os documentos disponíveis na organização são adequadamente atuais e completos. Daí surge um documento chamado Lista Mestra para ajudar a manter a ordem e o controle sobre isso tudo.

A Lista mestra nada mais é que uma tabela que contém o código, nome do documento, nome de quem fez o documento, número de revisões e por quem foram feitas essas revisões. A ISO não cita a lista mestra, ou seja, ela não é uma obrigação, porém é um método muito usado por ser a forma mais simples de se fazer esse controle, já que ela mostra se os documentos que estão disponíveis estão em sua versão atual ou obsoletos.

Estou disponibilizando um modelo de Lista Mestra, para fazer o download é só clicar no botão abaixo:

 

Baixar Modelo de Lista Mestra

 

Mas vamos ser realistas, é um método bem delicado para se manter o controle, já que manualmente, torna-se uma cruz para deixá-la sempre atualizada. Não é por falta de competência, são muitos documentos mesmo, é complicado!

Para você que já sofre com essa questão e já está cansado das planilhas, vou te dar outra dica: Forlogic Docs, Gestão de Documentos de forma simples. Obviamente, ele não faz só isso, mas com esse software, sua lista mestra é atualizada automaticamente e você se preocupa só com as coisas que realmente devem tomar o seu tempo! Para visualizar a lista mestra é só gerar um relatório igual esse aqui da Imagem 01 abaixo:

 

listamestra

Imagem 01: Lista Mestra com Forlogic Docs (Clique para Ampliar)

 

Vale lembrar que automatizar processos não é a solução pra tudo, se o seu Sistema de Gestão da Qualidade não é eficiente, não é automatizando ele que em passe de mágica ele vai se tornar melhor, é necessário fazer uma análise crítica dos seus processos para pontuar os problemas e então conseguir a eficiência e a eficácia.  Para entender do que eu estou falando veja o post que falo sobre usar a tecnologia como vantagem competitiva.

Até mais! 😉

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