Mapeamento de processos: porque as instuições precisam fazer?

O mapeamento de processos é uma técnica utilizada para compreender e documentar de forma detalhada os procedimentos e fluxos de trabalho dentro de uma organização. Além disso, essa prática envolve a identificação de todas as etapas, tarefas, decisões e interações que ocorrem no processo de realização de um trabalho ou serviço, desde o início até a conclusão.

Qual o objetivo do mapeamento de processos?

O objetivo principal do mapeamento de processos visa proporcionar uma visão clara e precisa da execução das atividades, por isso, revela oportunidades para otimização, eliminação de ineficiências e melhoria contínua.

Essa abordagem ajuda as organizações a entenderem melhor suas operações internas, além disso, facilita a comunicação entre diferentes departamentos. Ainda mais, serve como uma ferramenta essencial para o planejamento estratégico, garantia de qualidade, e inovação nos processos.

Ao visualizar os processos de forma estruturada, as empresas podem tomar decisões mais informadas e eficazes. Ou seja, contribuindo significativamente para o aumento da eficiência e eficácia organizacional.

Fazer o mapeamento de processos é contribuir para elevar o nível de eficiência dos processos da organização. 

Ou seja, um processo claro, bem definido, fica mais fácil de implementar melhorias, identificar quais são as falhas, onde pode estar gerando algum prejuízo financeiro, encontrar os gargalos, repetições e atrasos. Dessa forma, será possível atuar de forma assertiva. 

É também, uma forma de engajar o grupo de pessoas que executa aquele processo, pois ficará mais fácil de saber o que, como e porque devem executar da forma mapeada, gerando mais foco e segurança na execução das atividades.

A ISO 9001:2015 também nos diz que, para uma boa gestão é necessário gerenciar os processos da organização. O item 4.4.1 diz:

4.4.1 A organização deve estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um sistema de gestão da qualidade, incluindo os processos necessários e suas interações, de acordo com os requisitos desta Norma.

Portanto, neste texto, quero trazer uma visão ampla de mapeamento de processos como orientação para estabelecer, implementar, manter e melhorar o sistema de gestão da qualidade com base nos seus processos.

Mas como fazer o mapeamento de processos dentro da empresa?

É claro que um programa de mapeamento de processos pode levar meses, e, caso haja muita dificuldade, indico a contratação de uma consultoria especializada que possa te ajudar. Mas quero trazer aqui, de forma geral, um planejamento com base no PDCA para iniciarmos um trabalho de mapeamento de processos.

Esses passos te darão uma noção geral e ampla de como iniciar um trabalho de mapeamento de processos na sua organização.

Plan – Planejar

1 -Qual é o processo que precisa ser mapeado?

É importante conhecer o processo e para isso é necessário utilizar algumas técnicas, como, por exemplo, fazer entrevistas e reuniões com as pessoas que executam o processo, observar como cumprem as atividades, analisar as informações documentadas referente às atividades em questão e coletar dados. 

Neste momento, sequenciar as etapas não é importante, mas pode ajudá-lo a lembrar os passos necessários para o seu processo. Determine quem, o quê e quando faz.

2 – Onde ou quando é que o processo começa e termina?

É preciso descrever o processo desde o início, entender todas as atividades, quais são elementos FEPSC (fornecedores, entradas, processo, saída e clientes), quem executa, como executa, quais são os insumos necessários, ou seja, tudo para a execução daquele processo.

Além disso, é essencial identificar o que não está funcionando ao potencial máximo. Até a empresa mais alinhada e organizada possui falhas e essas falhas merecem atenção. Por menores que sejam, os problemas geram uma diferença no resultado e, caso sejam identificados e eliminados, será possível evoluir o processo.

Do – Fazer

1 – Determine e sequencie os passos

Montar um fluxograma será importante para colocar todas as atividades em ordem, por isso, junto às informações úteis e importantes que você reuniu durante o estudo do mapeamento.

Durante a estruturação do fluxograma, será importante levar em consideração a conexão de cada atividade, especialmente se ela envolve equipes e setores diferentes.

2 – Desenhe símbolos básicos de fluxogramas

Para a criação do fluxograma, utilizar símbolos será essencial para construir uma leitura mais intuitiva e de rápida compreensão do projeto. É necessário ter um padrão desses símbolos na empresa, para que todos usem apenas os símbolos elencados como “oficiais” garantindo assim uma comunicação padronizada.

Estes símbolos devem ser aplicados corretamente, após a identificação da ordem de cada atividade e a conexão entre as etapas do processo.

• Símbolos circulares mostram o início ou o fim de um processo;
• Retângulos representam uma atividade que o processo realiza;
• As setas representam a direção do fluxo;
• Os losangos mostram o ponto onde uma decisão deve ser tomada. As setas que saem de um losango geralmente são rotuladas como Sim ou Não;
• Um paralelogramo mostra entradas ou saídas.

Check – Checar

1 – Finalizar o fluxograma do processo

Agora que já temos de forma detalhada os processos e apresentados no fluxograma, é de extrema importância fazer uma verificação do fluxo com outras partes interessadas para garantir que todos estejam de acordo no mapeamento de processos.

Ter um check-list nesta etapa, pode facilitar essa verificação, segue um exemplo de pontos a serem questionados:

• O processo está mapeado como deveria estar para a execução das atividades?
• Os membros da equipe seguirão o processo mapeado?
• Todos estão de acordo com o fluxo do mapa de processos?
• Há algo redundante?
• Faltou algum passo?
• É necessário descrever um procedimento, instrução de trabalho, Checklist, ou qualquer outro documento que apoie o processo?

Act – Agir

Após a verificação, agora é o momento de identificar e implementar as melhorias. Além disso, só conseguimos evoluir nossos processos uma vez que eles estejam claros, incorporados e estáveis. 

Por fim, o mapeamento de processo fornece informações valiosas para as organizações de como elas podem melhorar seus processos. Quando informações importantes são apresentadas de forma visual, aumenta o entendimento, a aderência e a colaboração para a execução de qualquer processo.

Gerando valor por meio do mapeamento de processos

Mapear os processos ajudará a entender com maior clareza os pontos fracos dos processos e a identificar de forma assertiva o que é possível melhorar. Além disso, esse trabalho é ideal para garantir estabilidade e padronização das operações.

E na sua organização, você já fez mapeamento de processos? Quais benefícios você tem percebido a partir disso??

Texto publicado originalmente no dia 20/08/2020.