Mudanças planejadas e sistemáticas em tempo record

Existem vários paradigmas da qualidade que estamos lidando há muito tempo: qualidade é só papel, muita burocracia, não gera resultado econômico, enfim. Hoje quero falar acerca de gestão de mudanças planejadas e sistemáticas, assunto que temos discutido bastante por aqui.

O assunto é propício porque, a princípio, a necessidade de fazer isolamento social nos pegou de surpresa e tivemos que fazer uma mudança abrupta, como disse o Davidson. Agora, já estamos em fase de consertar os gaps que ficaram e nos adaptar a essas mudanças sejam elas planejadas ou sistemáticas, analisando os impactos e consolidando os processos de maneira sistêmica e sustentável.

Esse período de incertezas, tem nos despertado para resiliência, agilidade e, obviamente, podemos tirar vários aprendizados importantes. Alguns deles, quebram paradigmas da qualidade.

Bom, vamos para o assunto!

Gestão de mudanças segundo a ISO 9001:2015

Eu não sei você, mas sendo da Qualidade, acredito que a maneira mais adequada de falar isso é recorrendo à ISO 9001:2015, a norma mundial que reúne as melhores práticas de sistemas de gestão.

O requisito da ISO 9001:2015 que fala especificamente sobre gestão de mudanças que é este aqui:

6.3 Planejamento de mudanças 

 

Quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática (ver 4.4). 

 

A organização deve considerar: 

 

a) o propósito das mudanças e suas potenciais consequências; 

 

b) a integridade do sistema de gestão da qualidade; 

 

c) a disponibilidade de recursos; 

 

d) a alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades.

A ISO é uma norma voltada para melhoria contínua do sistema de gestão, por isso tem como base o nosso bom PDCA. As mudanças servem para melhorar as empresas, por isso há esse cuidado de fazer isso olhando riscos, oportunidades, consequências, recursos e a integridade do sistema de gestão.

Primeiro impasse: realizar mudanças de uma maneira planejada e sistemática

A primeira orientação da ISO é que “as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática”. Desculpa, mas eu ri levemente aqui. Não porque a gente não fez isso, mas porque realizamos esse requisito de uma maneira diferente.

Eu lembro que quando eu lia esse trecho antigamente eu pensava: “nossa, planejada e sistemática, eu preciso realmente gastar energia no planejamento e pensar em todos impactos que isso vai causar”. E logo depois, eu pensava “vai demorar”.

Aí eu lembro da gente aqui na ForLogic que, em uma semana, colocamos 100% da equipe em home office, um projeto que estávamos procrastinando há anos pois “tinha que ser de maneira planejada e sistemática”.

Foi planejado? Sim! Levamos a equipe para casa gradativamente, em uma semana. Levamos cadeiras e mesas para quem não tinha infraestrutura para trabalhar em casa. Direcionamos as ligações de telefone fixo para tocarem nos celulares da empresa, redefinimos nossa ferramenta de comunicação, enfim. 

Foi sistêmico? Claro, passou por todos os processos da organização! Todos os líderes conversaram com seus times, tiraram dúvidas, adaptaram suas rotinas nas novas ferramentas, estão adaptando rotinas de trabalho e fortalecendo nossa cultura. Avaliamos riscos, oportunidades, estabelecemos novos planos de ação, enfim, a coisa aconteceu!

É claro que, existem dificuldades e desafios que estão aparecendo agora, e estamos tratando-os, um por um. Mas no geral, pensamos na maior parte dos impactos, nos pontos mais críticos. 

Nas conversas entre liderança, trazemos as percepções do trabalho e levantamos novos riscos para atuar, portanto, a mudança vem sendo trabalhada em melhoria contínua e de maneira planejada e sistemática.

Por que não fizemos isso antes?

Esse é apenas um exemplo, mudamos várias as coisas aqui de maneira rápida e que tornou nossos processos melhores do que antes! Dá pra acreditar? Já tínhamos esse objetivo quando direcionamos o nosso trabalho em meio a crise: fortalecer nossos processos. Mas a gente nunca imagina realmente como vai ser, né?

Descobrimos várias coisas que entraram para uma lista do “se tivesse…”. Se tivéssemos rodado o home office antes, hoje seria mais fácil. Se tivéssemos testado aquela ferramenta de comunicação interna antes, esse assunto estaria resolvido. Se tivéssemos… enfim, por aí vai.

Alguns destes itens tem sido trabalhados agora, de forma ágil e melhorando a cada dia. E quer saber? Tem funcionado bem!

E aqui temos um paradigma da qualidade sendo quebrado: não precisa ser demorado! 

Esse tempo todo, quem fez a qualidade ou a ISO parecer esse poço de burocracia somos nós mesmos. Nossas crenças, e talvez até o nosso anseio de querer fazer o perfeito antes do feito.

No fim, dentro do requisito de gestão de mudanças, o que eu considero de maior importância é “a integridade do sistema de gestão”. Esse é o resultado que temos que gerar! 

É claro, vamos mudar a forma de fazer as coisas, mas é possível gerar um resultado conforme nessas novas condições? Entregar um produto ou serviço livre de defeitos, ou seja, conforme os requisitos que estabelecemos e aumentar a satisfação do cliente. Isso é manter a integridade do sistema de gestão: fazer as entregas de acordo com os requisitos mesmo em tempos difíceis.

Com a limitação de recursos nesse período, estamos aprendendo a encontrar soluções mais criativas, simples e ágeis. Estamos conseguindo dar passos no caminho da excelência e continuar o trabalho. E eu realmente acredito que vamos mostrar uma qualidade que gera muito mais valor para organização.

Não estamos vendo a qualidade como “passar na prova” (ou auditoria, se preferir, rs), mas como um processo que nos permite fazer mudanças com o máximo de efetividade possível.

E claro que existem outras variáveis como: resistência das pessoas, colaboração, autonomia. Pra mim, isso abre vários aprendizados que podemos ter neste momento. Por que todos entenderam a seriedade do momento? Por que tivemos tanto engajamento? Dá pra fazer mais uns 15 posts, haha.

No fim, vale a reflexão sobre a forma que temos conduzido as mudanças planejadas e sistemáticas na organização e o que podemos aprender nesse tempo.

Você tem quebrado muitos paradigmas da qualidade por aí? Compartilha aí nos comentários, vou gostar de interagir e aprender com você!