O Processo de Benchmarking

Benchmarking é uma técnica muito usada como ferramenta de gestão, as vezes, você a pratica e nem sabe. Sabe quando você vê que em uma empresa eles desempenham um processo de forma mais eficaz do que a forma que você sabe? Aí você tenta implementar o mesmo processo na sua organização? Então, isso é benchmarking, comparar práticas de uma organização com medidas de quem melhor sabe fazer as mesmas práticas. Assim, você observa e adapta para conseguir um melhor resultado. O bom do dessa técnica é que ele é uma experiência que deu certo, então é um argumento a mais para convencer as pessoas mudarem suas práticas e adaptar mudanças.
No geral há 3 tipos de benchmarking:
Interno: onde se troca informações e conhecimentos entre departamentos, grupos, sedes, etc.
Competitivo: que é a comparação dos melhores concorrentes diretos, é o menos utilizado pela dificuldade de se conseguir informações das concorrentes, obviamente, mas superficialmente é bem utilizado.
Genérico ou multi-setorial: este é quando empresas de diferentes setores e segmentos se comparam para identificar melhores práticas e aplicá-las.
Se você quer se aprofundar um pouco mais sobre o conceito, recomendo que leia o artigo “Benchmarking” que está um pouco mais específico sobre o conceito, mas eu quero falar um pouco do processo de benchmarking. Por ter uma definição simples, as empresas não se estruturam muito para fazer Benchmarking, e as vezes desorientadamente perdem boas oportunidades de terem uma melhoria contínuo e por isso é tão importante ter um processo bem definido.
Não vamos segmentar e estender muito o assunto, vou descrever um processo geral, então o primeiro passo é escolher um tipo de benchmarking a ser feito para estruturar a linha de ação.
Para implementá-lo, primeiro precisamos de um planejamento, você pode definir planos de ações para cada etapa e controlá-los no decorrer do processo, uma dica é utilizar o Forlogic Action. Vamos começar definindo qual o objetivo do estudo. Defina bem o que você quer e será mais fácil de chegar ao resultado esperado.
Defina quem você vai envolver no processo, quem você vai estudar? Quem é a referência no assunto para servir como referencia? É um processo de pesquisa delicado, se você escolher uma referencia que não é confiável isso vai comprometer o seu resultado diretamente. Nesse estágio defina também os responsáveis por colher essas informações.
Extraia os dados, sejam eles publicados em mídias na internet, jornais, revistas, contate diretamente a empresa e converse sobre a possibilidade de saber mais sobre os processos, elabore questionários, agende visitas. Aqui você vai definitivamente conseguir as informações que precisa.
Analise os dados, compare as diferenças de desempenho, busque entender o porque dessas diferenças, converse com os responsáveis por essas melhores performaces, filtre dados necessários, aprenda!
Faça a adequação, mas seja bem criterioso, haverão processos na sua empresa que irão precisar só de melhorias e não de mudar completamente! Veja como aquilo se aplica dentro do seu segmento, dentro da cultura da sua organização, principalmente se for um benchmarking do tipo Genérico ou Multi-setorial.
É comum as trocas de benchmarking, suponhamos que uma empresa é muito boa no processo de venda e outra muito boa no processo de RH, então as duas empresas envolvidas trocam conhecimento sobre as áreas acordadas e todas ganham.
Esse assunto é bem extenso, falaremos mais sobre isso por aqui, fique ligado!