Você realmente entendeu o que é orientação por processos?

Tudo bem, eu admito! Sou completamente apaixonado pela orientação por processos. Quando a descobri, ainda na faculdade de administração, foi amor à primeira vista.

Antes disso, eu não entendia direito como uma organização podia colocar dezenas, centenas, milhares de pessoas para trabalhar em conjunto. E, mais que isso, sinceramente não entendia como era possível organizar algumas coisas. Quando pensava nas grandes companhias, aqueles gigantes que todo mundo conhece, achava que eles faziam algum tipo de mágica.

Porém, aprendendo o básico, comecei a entender como tudo isso é possível. Algum tempo depois eu comecei escrever para o blog, trabalhar com sistemas de gestão e falar sobre ISO 9001. E o amor só foi aumentando.

A parte mais doida disso é que quanto mais estudo e aprendo mais percebo que não entendo completamente a orientação por processos. Mais percebo que a gente tem uma visão redutivista dela. Às vezes tão redutivista que chega a ser prejudicial para empresa.

Subprocesso e Macroprocesso

Muitas vezes, percebo que não conseguimos enxergar o todo. Não temos a capacidade mental de analisar tudo que o processo faz e, assim, melhorá-lo como um todo. Subprocesso e Macroprocesso, por exemplo, são termos bastante conhecidos nossos. Certo?

Subprocessos são “partes” ou “etapas” menores de um processo maior, ou seja, de um macroprocesso. É relativamente simples entender. O problema é que essa visão geralmente só nos mostra o que está dentro da empresa. Ela geralmente está centrada no interior, no “pra dentro”, da organização.

Dessa forma, o que acontece antes da produção se iniciar, como a relação com fornecedores; e o que acontece depois que a produção se encerra, como o transporte até o cliente final; nem sempre é levado em consideração.

Isso significa que estamos trabalhando como se nossas entregas e produtos não fossem sair da empresa. Como se estivéssemos produzindo apenas para atender demandas internas. Basta pensar um pouco para entender que isso está muito, mas muito errado mesmo. Imagine se sua empresa produzisse apenas para si mesma? Quem iria pagar as contas?

Nesse momento surge um novo conceito, que irá “alargar” as fronteiras que nós impomos aos nossos processos: o Processo Ponta-a-ponta (em inglês End-to-end)! Esse sim é um processo completo, pois começa fora da nossa empresa e termina fora da nossa empresa. Como deve ser!

E a melhoria de processos?

Esse é outro ponto chave da Gestão por processos. Nós nos orientamos assim para poder melhorar o que fazemos, tornando os processos mais organizados, sistemáticos e padronizados.

Porém, mesmo aqui somos bastante redutivistas…

Pense um pouco e responda antes de continuar a leitura: quantas formas diferentes você conhece para promover melhoria contínua? Talvez você tenha pensado em ou outra ferramenta, como o PDCA ou o MASP, e em indicadores.

Você acertou, mas essas são apenas algumas formas de promover melhoria continua. Você sabia que existem 8 gatilhos para melhoria de processos. E que indicadores não alcançados são apenas um deles?

Orientação por processos é mais que mapear setores

Com o tempo, entendi que a “Orientação por processos” que pensei ter aprendido na faculdade era apenas uma divisão em caixas. Que, na verdade, eu só dividia a empresa e mapeava processos de forma individual. Só “retalhava” os setores.

Não estou dizendo que isso está errado. Tem sua utilidade e precisa ser feito! Porém isso ainda é muito, mas muuuito pouco! A Orientação por processos é muito mais completa e complexa. Envolve uma visão maior, mais direcionada à melhoria e aos resultados que pretendemos alcançar.

A falta de engajamento das pessoas, por exemplo, é fruto da falta de uma visão completa da orientação por processos. Sabe o colaborador que é ótimo em executar os processos dele, mas não dá importância para as “rotinas da qualidade”? Então, ele não entendeu que coletar indicadores, tratar NCs e etc são rotinas de um processo completo!

Para finalizar, gostaria de dizer que não é fácil para uma empresa alcançar essa maturidade de processos. Entretanto, acredito que somente a busca incessante dela é que garante outra busca muito importante e que nós temos batido muito por aqui: a busca pela excelência!

Entenda a orientação por processos e mude sua empresa!

Se eu for contar, estudo Qualidade (e com isso a Gestão por processos) há pouco tempo: uns 5 anos apenas. Desses 5, quase 3 foram para escrever para o Blog da Qualidade, o que potencializou, e muito, o meu aprendizado. Além de que, nesses 3 anos também trabalhei nos processos aqui da ForLogic. Tanto nos que eu atuo diretamente, no marketing; quanto em outros setores, pois atuei como auditor interno.

Assim, não me considero completamente leigo no assunto.

Porém, mesmo depois de tanto estudo, fiz um curso do Orlando Pavani semana passada que me ensinou muito sobre a Gestão por processos. A gestão do processo Ponta-a-ponta e os gatilhos para melhoria de processo, por exemplo, aprendi com ele. O Pavani já faz parte da nossa cultura aqui, já até falei um pouquinho sobre isso no meu artigo sobre indicadores, ele está até nos nossos processos de integração aqui na ForLogic.

Então, recomendo muito o curso dele. Se você estiver realmente disposto a fazer uma revolução nos processos da sua empresa, esse curso vai te dar insights de melhorias enormes. Vai te ensinar a desenhar processos da forma certa, pensando nos atores do processo. Vai falar sobre indicadores e sobre monitoramento. E também vai apresentar e explicar os 8 gatilhos para melhoria de processos.

Sabe quando você já fez tudo que tinha de fazer e mesmo assim o processo apresenta falhas, está lento e não apresenta evolução? Esse curso vai te mostrar o que está errado e como fazer para encontrar e corrigir essas falhas.

Aprenda Gestão por processos