O que eu aprendi sobre como engajar colaboradores na Qualidade

Dentre as maiores dúvidas, reclamações e desabafos que chegam para gente aqui no blog, a falta de engajamento está com certeza no Top 5. As pessoas nos mandam e-mails e mais e-mails perguntando sobre como engajar os colaboradores na Qualidade, sobre como fazê-los cumprirem as rotinas e melhorar os processos, como fazê-los viver a Qualidade. E quando o assunto é Alta Direção, a história não é muito diferente.

O engajamento não acontece por acaso, e é necessário trabalhar muito para que ele aconteça. Estamos falando de um trabalho de conquista que começa no desenvolvimento de consciência e depois vai para o desenvolvimento de competência. Engajamento não é sobre as pessoas saberem ou não usar um Ishikawa, mas sobre ACREDITAREM que fazer um Ishikawa dá mais resultado do que não fazer.

Portanto, não existe fórmula mágica nem receita universal. Porém, no artigo de hoje, gostaria de compartilhar um pouco do que aprendi sobre como trazer os colaboradores para mais perto da Qualidade. Pretendo propor alguns conceitos e dar ideias práticas de como colocá-los em execução. Apesar de eles estarem enumerados (de 1 a 7), nenhum deles é mais ou menos importante, e juntos poderão aumentar muito os níveis de engajamento da sua empresa.

1 – Traga as pessoas para perto

Engajar as pessoas significa envolvê-las no SGQ, o que significa que elas irão trocar informações, ideias e perspectivas com esse sistema. Muitas vezes, líderes e gestores se esquecem disso, fazendo com que a Qualidade se torne apenas um ritual de procedimentos e processos.

Se você quiser que as pessoas se engajem no SGQ, tem de fazer com que elas ajudem a construí-lo. E isso significa ouvir as pessoas, permitir que elas opinem, tenham e debatam ideias, questionem modelos. As pessoas que mais entendem o seu processo são as que trabalham nele, e se elas não puderem apontar falhas, propor melhorias e discutir acerca dos resultados, porque motivo irão “se engajar no SGQ”?

Para fazer isso, você pode usar várias ferramentas, como:

• Brainstormings
• Mesas redondas
• Pesquisas internas
• Os famosos Círculos da Qualidade
• Até uma conversa no cafézinho pode servir

Além disso, você precisa fazer com que esses debates sobre a qualidade da sua empresa sejam periódicos. De tempos em tempos, você precisa ter a iniciativa de reunir as pessoas para falar dos problemas da sua empresa e para que todos, juntos, ajudem a resolvê-los. O que nos leva ao próximo tópico:

2 – Ajude a resolver problemas

As pessoas não se engajam na Qualidade (ou em qualquer outro processo) porque não veem conexão com seu trabalho do dia a dia. Apesar de parecer óbvio para nós, às vezes o colaborador não percebe que identificar os riscos ou tratar as NCs irá melhorar os resultados dele e também os da empresa.

Então, reúna as pessoas e pergunte quais os maiores problemas que elas têm no trabalho, quais partes dos processos são mais difíceis, que dificuldades elas têm no dia a dia. Depois de fazer uma lista de tudo que elas apontarem, ajude a melhorar o trabalho das pessoas, a simplificá-lo, criar planos de ações para melhorar os resultados e fazer com que eles façam parte da rotina das pessoas.

Isso vai gerar confiança nas pessoas, elas saberão que você não está ali para fazê-las preencher milhares de formulários e afogá-las em burocracia e tralhado extra. Então, elas saberão que a Qualidade quer ajudar todos a fazer mais e melhor, a trazer mais resultados. Isso é muito poderoso, e vai engajar as pessoas!

3 – Ajude as pessoas a entender como o trabalho delas é importante!

Não adianta fazer tudo certo e não deixar claro para as pessoas o que você espera delas! As pessoas têm de saber quais são suas responsabilidades e quais tarefas elas precisam priorizar, tem de saber como o trabalho delas impacta a empresa inteira (ou o SGQ, como diz a ISO 9001:2015).

Então, ajude as pessoas mostrando o que acontece se a tarefa que ela executa não entregar o que deveria entregar. Mostre para elas como o que elas fazem compõem o resultado final da empresa, como o trabalho delas é importante para o colaborador que está logo à frente na linha de produção ou para a pessoa que vai utilizar aquele produto/serviço.

Tudo isso tem a ver com o propósito, afinal, uma coisa é “produzir um pneu” para vender; outra bem diferente é “produzir um pneu para ser usado em ônibus que transportam crianças para a escola”.

4 – Capriche na integração

Pode até ser que você não tenha percebido isso, mas a sua empresa é única, não existe nenhuma empresa no mundo que seja igual a ela. E quando o colaborador entrar na sua empresa, você tem de mostrar isso para ele.

Se você tem ISO 9001:2015, isso não é nenhuma novidade, você já tem essas informações no seu SGQ. Pois, em essência, isso corresponde a fazer com que seu colaborador entenda o Contexto da sua Organização e quais as Necessidades das partes interessadas da sua empresa.

Então, você precisa ter um meio (leia-se um processo) de mostrar sua empresa, de dizer o quanto o que vocês fazem é importante para a sociedade e o quanto a Qualidade é importante para vocês alcançarem esse objetivo.

5 – Tenha “rituais” da qualidade

Diversos estudos mostram que ler livros, ouvir músicas, assistir filmes, documentários e palestras provocam alterações nas sinapses do cérebro mesmo alguns dias após a exposição. E isso pode ser uma arma poderosíssima para o engajamento.

Então, promova palestras sobre Qualidade, chame especialistas para conversar com seus colaboradores, comemore o Dia Mundial da Qualidade na sua empresa, promova dias específicos para as atividades importantes do seu SGQ.

Talvez você esteja pensando: “Mas Davidson, eu não tenho orçamento para isso!”, certo? Vamos lá:

Não tenho livros na minha empresa:

Temos centenas de artigos no blog, você pode usá-los à vontade aí na sua empesa, a gente não cobra nada! Temos um leitor que encadernou alguns artigos (os que ele mais gostava) e distribuiu na empresa dele.

Não tenho dinheiro para contratar palestrantes:

As pessoas da sua empresa podem palestrar, não precisa contratar ninguém. E se o pessoal não topar, existem diversas palestras na internet que valem muito a pena! Reúna o pessoal numa sala e coloque a palestra para rodar.

Como assim, músicas?

Aqui na Forlogic, toda manhã tem rock! Todo dia quem chega cedo liga o som na nossa playlist interna do Spotify e o rock toca até por volta das 8:10h. E fazemos isso porque, nas palavras do Jeison: “O rock é cientificamente o estilo musical mais estimulante que existe, ajuda o pessoal acordar!” (e eu concordo, hehe). O rock está enraizado na nossa cultura, assim como a Qualidade, e isso nos ajuda a começar o dia nos lembrando de quem nós somos e de como fazemos as coisas aqui! E não gastamos nada com isso.

Filmes?

Aqui, nós temos um checklist de integração, com materiais e conteúdos teóricos sobre a função que iremos exercer e conteúdos comuns que compõem a nossa cultura. Além de indicações de livros, artigos, palestras e do link da nossa playlist do Spotify, também há a indicação do filme Whiplash: Em Busca da Perfeição, que fala sobre a importância do esforço e de buscar ser melhor a cada dia, que também são crenças nossas. E isso é um meio de dizer a quem está chegando como nós somos, o que ajuda as pessoas a entrar no mesmo modelo mental, “na mesma vibe”.

Pipoca!

Sei que não falei de “comida” lá na introdução desse capítulo, mas aqui na Forlogic nós temos a Semana do Indicador. Toda 1ª semana do mês é voltada a coleta e análise de indicadores e nós distribuímos pipoca para todo mundo, para as pessoas lembrarem que “Os indicadores estão pipocando!” e colocarem em dia suas coletas e análises.

A Marina, nossa Gestora da Qualidade, escreveu um artigo muito legal falando dessa e de outras práticas da qualidade aqui na FL.

Preciso usar músicas, filmes, artigos, palestras, livros e pipoca na minha empresa?

Não necessariamente!

Você precisa avaliar o seu contexto e a sua cultura e usar todas as armas disponíveis para unir as pessoas no mesmo objetivo.

Provavelmente, o que nós fazemos aqui não vai funcionar na sua empresa! Isso acontece porque cada empresa é única, e do mesmo modo, precisa de medidas únicas para engajar pessoas, melhorar os processos e aumentar os resultados.

6 – Conte com o apoio da Alta direção

Se a diretoria não apoia, ou não vê valor no seu trabalho, as coisas serão com certeza mais complicadas. Então, você precisa engajá-los primeiro! Do contrário, vai ser você falando “trate NC’s” e eles dizendo “resolva os problemas logo, esqueça as NC’s, esqueça a Qualidade”.

Mesmo que eles não estejam a frente, garanta que os “cabeças da empresa” vão apoiar o seu trabalho, e para isso, convide-os para participar destas ações, opinar, ver qual é prioridade, como serão feitos os trabalhos da equipe, os planos de ação, etc.

Esse é um outro assunto bastante interessante e vamos falar dele mais à frente no blog, então assine nossa newsletter para não perder nenhum conteúdo que produzimos.

7 – Utilize um Software para automatizar a Gestão da Qualidade

O software é uma ferramenta que ajuda a consolidar as rotinas da Qualidade nos processos da empresa, focando nas ações. Isso é importante porque o que vai melhorar os seus processos são as ações executadas, e não as planilhas e formulários que o seu colaborador preenche.

Ter um software para gestão da qualidade vai ajudar você a simplificar as coisas na sua empresa, e as pessoas estarão mais propensas a participar da ações e atividades. Muitas vezes, a burocracia gerada em volta do SGQ é mais complexa do que as ações que deveriam ser executadas, e as pessoas travam antes mesmo da execução. Mas isso não tem de ser assim!

Atualmente, o Qualiex, nosso software para gestão da qualidade ajuda mais de 300 empresas a alcançar mais resultados simplificando o SGQ e engajando as pessoas na qualidade. Acesse nosso site e entre em contato com a gente para podermos conversar sobre como melhorar a gestão na sua empresa também:

Encontre o seu próprio caminho

Se você leu até aqui, percebeu que nada do que eu disse é prescritivo, nada é uma ordem do tipo “faça isso” ou “faça aquilo”. O que tentei fazer foi apresentar um conjunto de ideias que te ajudem a pensar sobre o seu SGQ, procurando formas de aplicar o conceito aí na sua rotina.

Também procurei escrever de forma a valorizar as pessoas, porque respeitá-las como os indivíduos únicos que são é a arma mais poderosa de todas para engajar as pessoas. Por isso, para finalizar, uma última dica que pode até parecer mais abstrata, mas que certamente é a mais importante de todas:

Não importa o que você fará ou como você fará para aumentar o engajamento, o que importa é que você faça algo e que esse algo seja verdadeiro, simples e focado nas pessoas. Afinal, se a intenção estiver certa, o resto você acerta durante o caminho!