Auditor Líder ISO 9001:2015 e autor de centenas de artigos sobre Gestão da Qualidade, sempre acreditei que as pessoas têm o poder de mudar o mundo a sua volta, desde que estejam verdadeiramente engajadas nisso. Por isso me dedico a ajudar as pessoas a criar laços verdadeiros com seu trabalho, porque pessoas engajadas mudam o mundo!
Nos meus últimos dois artigos sobre Plano de Contingência, falei sobre os principais aspectos dessa metodologia e sugeri alguns passos para elaborar um plano consistente. Hoje, quero falar de um ponto fundamental para o sucesso de qualquer Plano de contingência: os gatilhos!
O que é um gatilho?
Todo Plano de contingência acontece em situações muito específicas. Esse tipo de plano é acionado quando um risco incide, então o plano é executado pra lidar com os efeitos desse risco. Assim: se acontecer A, faremos X, Y e Z para lidar com essa situação.
Os gatilhos são situações que vão “ligar o alerta” na empresa e indicar que o Plano de contingência precisa ser posto em ação. Uma espécie de sinal de que chegou a hora de executar o planejado.
Porque os gatilhos são tão importantes
Imagine que você montou um 5w2h para, por exemplo, trocar máquinas da sua empresa ou treinar os colaboradores. Nesse caso, você decide quando vai executar o plano de ação, certo? Você determina o início e o fim da execução.
Entretanto, os Planos de contingência geralmente são preparados para conter situações com efeito negativo muito alto, diria até extremo. Enquanto o Plano precisa ser muito bem engendrado e pré-estabelecido, as situações que levam ao plano não avisam quando vão ocorrer. Ou seja, o Plano de contingência não vai ter data e hora certas para ser executado.
Dessa forma, se não houver uma definição muito clara dos gatilhos que levam a execução do plano, é possível que ele seja executado tarde demais (ou nem mesmo seja). Isso pode fazer com que o plano perca grande parte do seu potencial de contenção.
Quantos gatilhos são necessários?
A resposta para essa pergunta vai depender muito do seu contexto. Então você vai ter de fazer uma análise aprofundada do processo e dos efeitos que o risco pode causar à sua empresa.
Em alguns casos, geralmente mais severos, as empresas montam diversos Planos de contingência. As organizações fazem isso de acordo com o nível de dano da incidência do risco. Isso requer um estudo muito mais sério sobre o risco e seus impactos, porém pode ajudar a lidar melhor com as situações e economizar recursos.
Nesse caso, por exemplo, podem haver gatilhos diferentes para diferentes níveis de impacto. Cada gatilho inicia um Plano de contingência diferente ou, até mesmo, uma etapa específica de um Plano de Contingência maior.
Os gatilhos são os próprios riscos?
Uma dúvida comum tem a ver como utilizar os próprios riscos como gatilhos. Alguns profissionais acreditam que simplesmente mapear os riscos já determina os gatilhos. Porém, isso nem sempre acontece.
Por exemplo, no meu segundo post sobre Plano de contingência, citei o exemplo do risco de uma Caldeira industrial explodir. Nesse caso, o Risco poderia ser nomeado assim mesmo: Risco de Explosão da Caldeira X. Se o risco for usado como gatilho do plano, somente depois de a caldeira explodir é que as ações se iniciariam. Até aqui tudo certo.
Porém, se pensarmos, nem sempre um Plano de contingência precisa ser ativo apenas depois que as coisas dão errado. Um exemplo simples: imagine que é identificado que a pressão dentro da caldeira já alcançou níveis críticos. O risco (explosão) não incidiu ainda, mas sabemos que não é mais possível atuar para impedir que ele ocorra. Assim, mesmo antes da incidência, podemos começar a executar o plano de contenção para reduzir os efeitos da incidência.
Os gatilhos são o ponto chave do Plano de contingência
Já disse nos artigos anteriores: Plano de contingência é coisa séria! E precisa ser tratado como tal. Cada detalhe precisa ser cuidadosamente pensado e planejado para que o resultado seja o esperado. Evitando danos maiores às empresas e às pessoas.
Ter o timing correto é o primeiro passo para evitar estragos maiores. Por isso é importante mapear os gatilhos que irão dar início aos planos de contenção. De nada adianta ter um plano perfeito se ele não for executado na hora certa.
Assim, ter um Plano de contingência sem os gatilhos certos é como ter um guarda-chuva e só abrir depois da tempestade. Você já gastou recursos, tem as ferramentas certas em mãos, sabe exatamente o que precisa fazer; mas, ainda assim, vai se molhar.
