Gestão de processos

O Plano de Contingência e a Gestão de Riscos

Imagem de uma placa de acidente nuclear, simbolizando a gestão de riscos e a importância de um bom Plano de Contingência.
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Semana passada, recebi uma dúvida no Blog a respeito de Plano de Contingência. E é relativamente comum receber dúvidas sobre isso por aqui. Então resolvi escrever alguns artigos sobre isso. Hoje, pretendo explicar o que é um Plano de Contingência e dar algumas informações importantes sobre ele. Vão rolar mais posts, mas vamos por partes.

O Plano de Contingência, em alguns casos, é uma extensão natural da Gestão de Riscos. Assim, se ela for feita de forma séria e responsável, a necessidade de um plano de contingência aparecerá em diversos contextos. Então, para começar, vamos falar um pouco sobre riscos.

O Plano de Contingência faz parte da Gestão de Riscos?

De forma simplificada, gerenciar riscos significa: a) identificar aquilo que pode, em algum momento futuro, afetar a sua empresa, e; b) se preparar para lidar com esses efeitos. A partir disso, temos algumas possibilidades de ação, que podem ser:

  • eliminar a possibilidade de o risco acontecer (prevenir, evitar);
  • reduzir a chance de ele acontecer (mitigar);
  • terceirizar os efeitos desse risco (transferir);
  • aceitar que o risco pode acontecer.

O plano de Contingência entra em uma situação em que não é possível eliminar o risco. Ele é usado em situações em que, por mais que reduzamos a chance de que o risco aconteça, sempre haverá uma possibilidade (mesmo que pequena e bem monitorada) de incidência. Dessa forma, mesmo atuando preventivamente, é preciso fazer mais.

Todo risco precisa de um Plano de Contingência?

Não! Essa metodologia não se aplica a todos os riscos. O que acontece é que alguns riscos podem trazer impactos muito severos para a empresa. Como a gente costuma dizer: “podem fazer muitos estragos!”.

E esses estragos podem ter diferentes efeitos. Eles podem causar danos à reputação da organização, fazendo com que ela perca clientes. Podem prejudicar a cadeia de abastecimento, fazendo com que a empresa fique sem fornecedores, o que pode fazer com que a produção pare. Podem até mesmo dizer respeito à vida das pessoas que trabalham na empresa, colocando os colaboradores em risco.

Entenda que todos os riscos são importantes e devem ser gerenciados. Porém, cada risco deve ser tratado com a intensidade necessária. Assim, quando o impacto é muito alto e a probabilidade também, mesmo trabalhando muito fortemente na prevenção, às vezes é preciso ter um “Plano B” caso o risco venha a incidir. Um plano que ajude a empresa a lidar da melhor forma possível com os efeitos da incidência do risco. E isso é um Plano de Contingência.

Uma ressalva importante

Os Planos de Contingência são mais frequentemente ligados a acontecimentos negativos, com grandes percas e danos. Entretanto, é possível criar Planos de Contingencia para fatores positivos também, como uma entrada alta e inesperada de caixa (R$), estoque ou outro recurso.

Dessa forma, podemos dizer que um Plano de Contingência é algo feito para lidar com as consequências de um risco. Seja ele uma ameaça ou oportunidade!

Plano de Contingência requer treinamento

O Plano de contingência, além de servir para minimizar danos, também serve para manter as pessoas da empresa calmas na hora da tempestade. Eles são destinados a conter efeitos muito graves, ou seja, situações que as pessoas teriam dificuldades para contornar. Assim, é fundamental que você promova treinamento sobre esse plano, incluindo simulações, exercícios e tudo que for necessário.

Não adianta nada ter um Plano de Contingência perfeito no papel, mas ninguém saber que ele existe. As pessoas têm de saber que ele existe, tem de ser conscientizadas a respeito de sua seriedade. Mais importante ainda, elas têm de saber como executá-lo caso necessário.

É obrigatório ter um plano de contingência na minha empresa?

Para saber se é necessário ou não elaborar um Plano de Contingencia, é preciso analisar o contexto da empresa. Entender os processos e analisar os riscos e efeitos que eles podem gerar. Da mesma forma, a necessidade deles também pode ser uma determinação legal ou estatutária (como em indústrias químicas por exemplo, em que uma série de planos de Contingência são requisitados).

Além disso, a demanda de um plano de contenção também pode surgir de um cliente importante. É comum, por exemplo, algumas empresas requisitarem planos de Contingência para garantir que o abastecimento daquilo que compram não seja interrompido.

Por exemplo, tenho uma casa de materiais de construção que aposta no alto giro, assim, cimento é o meu produto chave. E ficar sem esse produto é um risco para mim. Então requisito dos meus fornecedores de cimento Planos de Contenção para o caso de eles não conseguirem as matérias primas necessárias para produzir o produto. Dessa forma, sei que meu abastecimento não será prejudicado.

Não confunda a importância das coisas!

Você não fará um Plano de Contingência para qualquer coisa. Ele é um aspecto importante do SGQ e que tratará de assuntos muito sérios, de situações que podem ser muito prejudiciais para a sua empresa. É como se ele fosse um Plano B tão ou mais importante que o Plano A.

De qualquer forma, muitos profissionais estão tão empolgados com o Plano A que não dão devida atenção ao Plano de Contingência. Porém, é como eu disse no topo do artigo, o Plano de Contingência é uma extensão da sua gestão. Ele só deverá ser feito em caso de necessidade do processo e para garantir a segurança da empresa. Então, se ele for  realmente necessário, não caia na armadilha de planejar qualquer coisinha. Em algumas situações, o futuro da empresa depende disso!

Se você tem alguma experiência em Planos de Contingência, deixe nos comentários. Vai ser bom conhecer a sua opinião. No próximo artigo, vou dar algumas orientações sobre como fazer um Plano de contingência, então, até lá!

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