Plano de Contingência: Como se relaciona com a Gestão de Riscos?

Semana passada, recebi uma dúvida no Blog a respeito de Plano de Contingência. E é relativamente comum receber dúvidas sobre isso por aqui. Então resolvi escrever alguns artigos sobre isso. Hoje, pretendo explicar o que é um Plano de Contingência e dar algumas informações importantes sobre ele. Vão rolar mais posts, mas vamos por partes.

O Plano de Contingência, em alguns casos, é uma extensão natural da Gestão de Riscos. Assim, se ela for feita de forma séria e responsável, a necessidade de um plano de contingência aparecerá em diversos contextos.

O que é um plano de Contingência?

Um plano de contingência é um conjunto de procedimentos e ações predefinidas que uma organização ou indivíduo deve seguir para lidar com eventos imprevistos ou emergências que possam surgir. Ele é projetado para ajudar a minimizar danos, manter a continuidade das operações e facilitar a rápida recuperação após a ocorrência de um evento adverso.

O plano de contingência geralmente inclui uma análise detalhada dos possíveis riscos e ameaças que uma organização pode enfrentar, bem como medidas específicas que serão tomadas para mitigar esses riscos ou responder a essas ameaças.

Isso pode envolver a designação de responsabilidades claras para membros da equipe, a identificação de recursos necessários, a criação de linhas de comunicação eficazes e a preparação de procedimentos operacionais padrão para lidar com diferentes cenários.

O Plano de Contingência faz parte da Gestão de Riscos?

De forma simplificada, gerenciar riscos significa:

a) identificar aquilo que pode, em algum momento futuro, afetar a sua empresa;

b) se preparar para lidar com esses efeitos.

A partir disso, temos algumas possibilidades de ação, que podem ser:

• eliminar a possibilidade de o risco acontecer (prevenir, evitar);
• reduzir a chance de ele acontecer (mitigar);
• terceirizar os efeitos desse risco (transferir);
• aceitar que o risco pode acontecer.

O plano de Contingência entra em uma situação em que não é possível eliminar o risco. Ele é usado em situações em que, por mais que reduzamos a chance de que o risco aconteça, sempre haverá uma possibilidade (mesmo que pequena e bem monitorada) de incidência. Dessa forma, mesmo atuando preventivamente, é preciso fazer mais.

Ouça um episódio do Qualicast especial sobre gestão de riscos com foco no cliente:

Como fazer um plano de contingência?

Elaborar um plano de contingência envolve várias etapas importantes para garantir que ele seja abrangente e eficaz. Aqui estão algumas diretrizes gerais para ajudá-lo a elaborar um plano de contingência:

1. Identificar os riscos e ameaças: Faça uma análise detalhada dos diferentes tipos de riscos e ameaças que sua organização pode enfrentar, como desastres naturais, falhas de infraestrutura, ciberataques, entre outros.
2. Priorizar os riscos: Classifique os riscos identificados com base em sua probabilidade de ocorrência e no impacto que podem ter nas operações da organização.
3. Estabelecer objetivos e metas: Defina claramente os objetivos e metas do plano de contingência, como minimizar o tempo de inatividade, proteger dados sensíveis ou garantir a segurança dos funcionários.
4. Designar responsabilidades: Atribua responsabilidades específicas para diferentes membros da equipe ou departamentos, incluindo líderes de equipe, especialistas técnicos e comunicadores de crises.
5. Desenvolver procedimentos operacionais padrão (POP): Crie procedimentos detalhados para lidar com diferentes cenários de emergência, incluindo ações a serem tomadas antes, durante e após a ocorrência de um evento adverso.
6. Identificar recursos necessários: Liste os recursos necessários para implementar o plano de contingência, como equipamentos de segurança, sistemas de comunicação de emergência e fornecedores de serviços de recuperação de desastres.
7. Estabelecer linhas de comunicação: Desenvolva um plano de comunicação claro para garantir que todas as partes interessadas sejam informadas durante uma emergência, incluindo funcionários, clientes, fornecedores, mídia e autoridades locais.
8. Testar e revisar regularmente: Realize exercícios de simulação e testes regulares do plano de contingência para garantir que ele funcione conforme o esperado e faça revisões conforme necessário para mantê-lo atualizado.
9. Treinamento da equipe: Certifique-se de que todos os membros da equipe estejam familiarizados com o plano de contingência e saibam como agir em caso de emergência, realizando treinamentos e simulações regularmente.
10. Documentar e manter registros: Mantenha uma documentação detalhada de todas as atividades relacionadas ao plano de contingência, incluindo incidentes passados, ações tomadas e lições aprendidas para orientar a melhoria contínua do plano.

Seguindo essas diretrizes e adaptando o plano de contingência às necessidades específicas de sua organização, você estará melhor preparado para lidar com uma ampla gama de situações de emergência e garantir a continuidade das operações.

Ouça mais um episódio do Qualicast sobre as Ferramentas de Gerenciamento e Mentalidade de Riscos:

Todo risco precisa de um Plano de Contingência?

Não! Essa metodologia não se aplica a todos os riscos. O que acontece é que alguns riscos podem trazer impactos muito severos para a empresa. Como a gente costuma dizer: “podem fazer muitos estragos!”.

E esses estragos podem ter diferentes efeitos. Eles podem causar danos à reputação da organização, fazendo com que ela perca clientes. Podem prejudicar a cadeia de abastecimento, fazendo com que a empresa fique sem fornecedores, o que pode fazer com que a produção pare. Podem até mesmo dizer respeito à vida das pessoas que trabalham na empresa, colocando os colaboradores em risco.

Entenda que todos os riscos são importantes e devem ser gerenciados. Porém, cada risco deve ser tratado com a intensidade necessária. Assim, quando o impacto é muito alto e a probabilidade também, mesmo trabalhando muito fortemente na prevenção, às vezes é preciso ter um “Plano B” caso o risco venha a incidir. Um plano que ajude a empresa a lidar da melhor forma possível com os efeitos da incidência do risco. E isso é um Plano de Contingência.

Uma ressalva importante

Os Planos de Contingência são mais frequentemente ligados a acontecimentos negativos, com grandes percas e danos. Entretanto, é possível criar Planos de Contingencia para fatores positivos também, como uma entrada alta e inesperada de caixa (R$), estoque ou outro recurso.

Dessa forma, podemos dizer que um Plano de Contingência é algo feito para lidar com as consequências de um risco. Seja ele uma ameaça ou oportunidade!

Plano de Contingência requer treinamento

O Plano de contingência, além de servir para minimizar danos, também serve para manter as pessoas da empresa calmas na hora da tempestade. Eles são destinados a conter efeitos muito graves, ou seja, situações que as pessoas teriam dificuldades para contornar.

Assim, é fundamental que você promova treinamento sobre esse plano, incluindo simulações, exercícios e tudo que for necessário.

Não adianta nada ter um Plano de Contingência perfeito no papel, mas ninguém saber que ele existe. As pessoas têm de saber que ele existe, tem de ser conscientizadas a respeito de sua seriedade. Mais importante ainda, elas têm de saber como executá-lo caso necessário.

É obrigatório ter um plano de contingência na minha empresa?

Para saber se é necessário ou não elaborar um Plano de Contingencia, é preciso analisar o contexto da empresa. Entender os processos e analisar os riscos e efeitos que eles podem gerar. Da mesma forma, a necessidade deles também pode ser uma determinação legal ou estatutária (como em indústrias químicas por exemplo, em que uma série de planos de Contingência são requisitados).

Além disso, a demanda de um plano de contenção também pode surgir de um cliente importante. É comum, por exemplo, algumas empresas requisitarem planos de Contingência para garantir que o abastecimento daquilo que compram não seja interrompido.

Por exemplo, tenho uma casa de materiais de construção que aposta no alto giro, assim, cimento é o meu produto chave. E ficar sem esse produto é um risco para mim. Então requisito dos meus fornecedores de cimento Planos de Contenção para o caso de eles não conseguirem as matérias primas necessárias para produzir o produto. Dessa forma, sei que meu abastecimento não será prejudicado.

Assista esse episódio especial sobre Gestão de riscos na prática:

Não confunda a importância das coisas!

Você não fará um Plano de Contingência para qualquer coisa. Ele é um aspecto importante do SGQ e que tratará de assuntos muito sérios, de situações que podem ser muito prejudiciais para a sua empresa. É como se ele fosse um Plano B tão ou mais importante que o Plano A.

De qualquer forma, muitos profissionais estão tão empolgados com o Plano A que não dão devida atenção ao Plano de Contingência. Porém, é como eu disse no topo do artigo, o Plano de Contingência é uma extensão da sua gestão. Ele só deverá ser feito em caso de necessidade do processo e para garantir a segurança da empresa. Então, se ele for  realmente necessário, não caia na armadilha de planejar qualquer coisinha. Em algumas situações, o futuro da empresa depende disso!

Se você tem alguma experiência em Planos de Contingência, deixe nos comentários. Vai ser bom conhecer a sua opinião. No próximo artigo, vou dar algumas orientações sobre como fazer um Plano de contingência, então, até lá!

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