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Por que minhas não conformidades são reincidentes?

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    Jeison

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    Sou co-fundador da ForLogic Software, hoje atuo com gente, cultura e gestão. Sou um dos criadores do Qualiex, do Qualicast (o 1º Podcast nacional focado em qualidade), criador do Blog da Qualidade (o maior blog sobre Qualidade do Brasil). Mestre em Engenharia da Produção pela UTFPR (Universidade Tecnológica Federal do Paraná), auditor líder formado com orgulho pela ATSG na ISO9001 e 22000, pai, empreendedor, e um inconformado de plantão!
    Acredito na responsabilidade do indivíduo, no poder da qualidade e que podemos fazer diferente. Me acompanhe no Linkedin e no Instagram.

    Não conformidades surgem a todo momento. Em qualquer processo. Com qualquer pessoa. E é normal, afinal não conformidades são o resultado indesejado de um trabalho, ou seja, sempre que algo dá errado posso criar uma não conformidade, certo? E você já teve aquela sensação de estar documentando praticamente a mesma não conformidade que escreveu ontem? É, isso pode acontecer em muitas empresas, mas não é nem um pouco normal. Uma vez que eu resolvo um problema, não quero que ele se repita, já que trabalhei duro para solucioná-la: fiz uma força tarefa com toda a equipe, gastamos 20 horas no planejamento, 30 dias para reprogramar o processo e 6 meses para avaliar os resultados. Mas olha ela aí de novo! “Olá, não conformidade! Eu não estava com saudades…” No fim das contas, foi tempo, dinheiro e trabalho perdidos, gerando muita frustração. Tratar não conformidades parece simples, pois podemos usar como controle o ciclo PDCA, e em cada fase (planejar, executar, verificar e padronizar) temos várias etapas e ferramentas que nos auxiliam em busca do objetivo. Mas a gestão, entendida como o ato ou efeito de gerir, é uma ação, que só pode ser executada por pessoas e através de processos. E o processo pode ser lindo no papel, mas ele tem que ser lindo também na prática. OU SEJA, todo o processo só será executado se as pessoas envolvidas realmente entenderem a melhor forma de executá-lo.
    Neste sentido, e voltando ao meu drama inicial, como eu posso conduzir o processo de uma maneira que eu encontre de fato a causa raiz e elabore o plano de ação que realmente elimine minha não conformidade? Existem vários fatores que podem influenciar negativamente o processo, e aqui vou citar 4 erros que geralmente acontecem nas empresas: 1 – Má coleta de informações A análise da não conformidade depende das informações que você possui. Para uma boa análise, é necessário ter boas informações – e centralizadas, pois também de nada adianta eu ter todas as informações possíveis mas não encontrá-las na hora em que eu precisar. Para ter boas informações, é necessário compreender a não conformidade e coletar todos os detalhes. Analisar somente as informações “mais importantes” é uma péssima forma de começar o trabalho, pois perde-se informações que eram vistas como pequenas, mas tem uma grande interferência no entendimento da ocorrência. As ferramentas existentes (5 porques, Diagrama de Ishikawa, Brainstorming) só serão realmente úteis para chegar à causa raiz da não conformidade se elas puderem ser alimentadas corretamente com todas as informações possíveis sobre a não conformidade 2 – Conclusões precipitadas Fatores como: análise superficial da ocorrência, não conhecimento do assunto, já ter analisado não conformidades parecidas anteriormente, falta de tempo, entre outros, podem levar a conclusões precipitadas, e essas conclusões nos levam a formulação de hipóteses. Ao começar a identificação da causa raiz pela formulação de uma hipótese, seu cérebro começa a considerar “fatos” para provar que esta hipótese está correta, criando assim um bloqueio para todas as outras informações que vão dizer que você está errado. E então? O restante do processo será orientado pelo que você acha, e não pelos dados que foram coletados, o que pode resultar em ações ineficazes que desperdiçam seu tempo, esforço e dinheiro. A gestão deve ser baseada em fatos e dados, não em “achômetro”. 3 – Ações óbvias Precisamos formular ações que sejam fortes o suficiente para garantir que a não conformidade nunca mais se repita. Não queremos retrabalho, não é? E para tanto, pare de pensar no óbvio. Se for assim, podemos dizer que todos os problemas seriam resolvidos se treinássemos as pessoas envolvidas. Vamos começar a pensar no sistema como um todo. Você está no escritório e a luz apaga espontaneamente. A primeira ação que a gente toma é ir até o interruptor e tentar acender a luz novamente. Acabou a energia? A luz queimou? Trocar a lâmpada resolve? Talvez… mas e se o problema for no sistema elétrico? Geralmente, a resposta não está no óbvio. 4 – Não envolver a equipe Na análise, elaboração e execução da ação é necessário contar com pessoas da equipe que entendam dos processos e procedimentos na prática, pois são elas que possuem o conhecimento do dia a dia das tarefas da empresa, e podem ter melhor entendimento de como o processo funcionaria com as mudanças propostas. Assim, o processo terá melhor andamento e um menor risco de ficar travado porque fulano não entendeu, ou ciclano não sabe o que fazer diante da situação. Sem falar que ao envolver a equipe, você estará abrindo as portas para novas ideias que podem te surpreender!   Enfim, reunir somente as informações “mais importantes” pode levar a uma análise superficial da situação, persuadindo a formulação equivocada de hipóteses, que levam a elaboração de planos de ação óbvios e ineficazes, e a sensação de que, como já encontrei o problema, não preciso das opiniões dos membros da minha equipe. Por isso suas não conformidades voltam a acontecer! As informações devem ser coletadas e processadas criteriosamente para que não haja nenhum tipo de conclusão sem fundamento na análise. Centralizar as informações e envolver a equipe no processo de discussão das melhores alternativas pode ajudar na hora de elaborar um plano de ação que seja forte o suficiente para eliminar de vez o problema. Prestando atenção nestes erros, podemos conduzir melhor nossos processos e gerar respostas mais eficazes! Identificou mais algum erro comum no processo de análise de não conformidades? tracker-gestao-de-nao-conformidades-software-acabando-com-problemas-reincidentes

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    5 comentários em “Por que minhas não conformidades são reincidentes?”

    1. Esta é uma das principais atribuições de um Sistema de Gestão da Qualidade: Eliminar a raíz dos problemas (reais ou potenciais), porém é justamente nesta atribuição que temos maior dificuldade. Mas por quê ? Acredito que a falta de comprometimento com a Qualidade de forma geral (colaboradores, líderes, gerentes e direção), faz com que apenas o SGQ assuma a responsabilidade por “correr atrás das não-conformidades”.
      Precisamos envolver o pessoal na resolução das NC’s, assim como orienta a cultura oriental da Toyota, onde todos os colaboradores (TODOS) são capacitados em análise e resolução de problemas…

      Parabéns pelo seu artigo Marina.

    2. Pingback: Não conformidades: os 3 principais erros que profissionais da qualidade cometem - Blog da Qualidade

    3. Pingback: O segredo (guardado a 7 chaves) da reincidência das Não Conformidades!

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