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Blog da Qualidade

Por que simplificar os processos da empresa?

Imagem ilustrando a simplificação dos processos

Burocratizar os processos, ou seja, deixar os processos mais complexos, é um grande erro que muitas empresas cometem. E para as organizações que buscam expansão a simplificação dos processos é essencial.

Quando trazemos a expressão “simplificar processos”, estamos falando em garantir melhor eficiência para a empresa. Dessa forma, a organização terá mais lucro, pessoas mais engajadas e motivadas em cumprir as atividades mapeadas, eliminará os desperdícios e alcançará o objetivo esperado de forma simplificada, consistente e  com mais qualidade.

Processos extensos ou complexos tendem a ser um problema, pois provocam mais erros. Quando os colaboradores não se lembram de como executar as tarefas ou não conseguem fazê-las sozinhas, fica fácil perder o foco. Por isso, o processo deve ser definido com o menor número de etapas

O que o colaborador ganha?

Um processo é composto por pessoas e é essencial valorizar os colaboradores que atuam para que os processos alcancem os seus objetivos. 

E o fato de simplificar os processos, apoia, também, os colaboradores. É maior a chance de os membros que compõem aquele processo alcançarem os objetivos, isso porque um processo simplificado gera mais clareza, os colaboradores conseguem atuar de forma mais rápida e, além disso, quando o processo é mais simples, é possível otimizar o tempo dos colaboradores, para que eles consigam atuar mais proativamente. Assim, eles se sentem  mais seguros em atuar com as atividades que lhes são demandadas. 

E a consequência de tudo isso: colaboradores satisfeitos! Afinal ninguém merece trabalhar em um ambiente complexo, sem clareza e correndo o risco de cometer falhas a qualquer momento!

O que a empresa ganha com isso?

Quase toda empresa almeja crescer e a ampliação do negócio gera  um aumento nas opções de produtos e serviços que são oferecidos. Por consequência, há a necessidade de contratar mais colaboradores e tudo isso gera aumento e complexidade nos processos.

Entretanto, quanto mais complexo um processo, maiores são as chances de erros acontecerem. E sabemos que quando algo negativo ocorre, é prejuízo na certa! É retrabalho, é desperdício, é atraso na produção que consequentemente impacta no prazo de entrega e a satisfação do cliente “cai por terra”!

A simplificação dos processos tem o objetivo de otimizar os gastos. Um processo mais enxuto facilita enxergar quais são os gargalos, quais os possíveis pontos de melhoria, além de gerar mais clareza e produtividade para quem executa aquelas atividades. 

Além disso, quando problemas obscuros acontecerem, pode ter certeza que, se você atua com um processo simples, o tempo de solução será bem menor!

Para apoiar na simplificação dos processos da sua organização, separamos um passo-a-passo: 

1. Conheça seus processos 

Antes de simplificar devemos começar do início, descobrir quais são os processos de trabalho da sua empresa hoje. Essa etapa auxilia você a visualizar melhor todas as estruturas de trabalho na organização, deixando claro as forças e fraquezas dos processos.

Para isso, é aconselhável realizar um levantamento de todas as atividades que acontecem nas áreas, quais são as entradas e saídas e como você está medindo os resultados dos processos, lembrando que é impossível melhorar aquilo que não se conhece e que não mede!

Uma dica muito simples é: entreviste e envolva os colaboradores que atuam diretamente no processo, pois eles são as melhores fontes nessa etapa! Quem melhor que eles para saber o que dá certo e o que dá errado no dia-a-dia?

2. Defina o resultado esperado 

A partir do seu mapeamento, descubra o objetivo de cada processo e defina prioridades. Veja quais pontos podem ser removidos ou simplificados no seu fluxo de tarefas. 

Antes de começar qualquer ação com o objetivo de otimizar os processos, é preciso ter clareza aonde você quer chegar, qual a missão, visão e valores da sua empresa. Essa parte é fundamental para a sua estratégia.

Então, defina qual é o resultado esperado dos processos para apoiar a estratégia!

3. Desenhe o fluxograma.

O fluxograma ajuda a aumentar a produtividade do seu time e garantir a qualidade de serviço por meio da documentação das suas atividades. Com o fluxograma é possível conhecer o padrão de execução do processo.

Fluxograma nada mais é que o detalhamento do fluxo, (sequenciamento) de atividades no processo, colocar em ordem de acontecimentos todas as etapas necessárias à realização de um produto ou serviço.

4. Conheça seus colaboradores 

Como já mencionamos anteriormente, um processo é composto por colaboradores e é essencial que você conheça as pessoas que atuam no processo, quais são suas habilidades, conhecimentos, experiência e ideias para o futuro da empresa.

Com essas informações você conseguirá entender o que você ainda precisa para capacitar os colaboradores, identificar se você tem um time qualificado para atuar no processo e, caso não tenha, possa atuar com treinamentos e alinhamentos da equipe.

Lembrando que capacitar colaboradores também faz parte da simplificação dos processos, pois quando um colaborador é qualificado, ele atua melhor.

5. Conheça os gargalos do seu processo.  

Gargalos são restrições existentes no processo que impedem a obtenção dos resultados esperados. 

Se o resultado não é o esperado, é preciso rever os processos pensando em como torná-los eficientes otimizando todas as áreas relacionadas. 

6. Padronize seus processos

Padronizar é um ingrediente essencial para o sucesso do seu negócio! 

A padronização busca organizar os processos a fim de aumentar a produtividade e efetivar os lucros. Isso faz com que o produto ou serviço atenda, ou até mesmo supere, as expectativas do mercado de maneira mais simples e prática com menor custo e oscilação possível.

Se você chegou até aqui, já conheceu os seus processos, fez um fluxograma e detalhou as atividades dos processos, você já deu um grande passo para a padronização. Agora nós recomendamos que você treine os colaboradores nesses processos e faça-os entender o significado e a importância das atividades.

Além disso, defina métricas! No processo de gestão, os indicadores são grandes aliados, pois medem a diferença entre o resultado desejado e o realizado. Através deles é possível identificar se os resultados dos seus processos estão oscilando muito ou se estão padronizados!

 7. Crie uma periodicidade de revisão dos processos.  

Não é porque simplificou uma vez que nunca mais o processo vai precisar mudar. Os processos precisam ser vivos!

Diariamente nos deparamos com situações do nosso dia-a-dia em que é necessário cada vez mais evoluir os processos, mas lembrando que evoluir não é sinônimo de deixar o processo complexo!

É importante ter uma periodicidade de revisão para que cada vez mais os processos na sua organização sejam claros, objetivos e simples! Isso é melhoria contínua! A melhoria é um processo cíclico sem fim, afinal sempre há novas oportunidades de melhoria para serem identificadas e colocadas em prática.

Fechamento

Nós somos da Implantação Qualiex e constantemente nos deparamos com clientes que chegam até nós com algumas dores nas empresas em que atuam. E entre elas a questão de atuarem com processos complexos.

Porém, aos poucos, vamos conscientizando da importância de simplificar seus processos, a fim de gerar mais lucro, engajamento dos colaboradores e expansão no mercado!

As coisas no mundo vêm acontecendo muito rápido e, para acompanhar essa velocidade, é preciso atuar com processos menos complexos, tornando-os mais simples! 

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