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Blog da Qualidade

[WEBINAR] Como tornar o processo de emissão de certificados mais eficaz

Imagem de um homem medindo um aparelho. Essa imagem é para o artigo de Como tornar o processo de emissão de certificados mais eficaz
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Eu ajudo as pessoas na área de Relacionamento com Cliente, trabalhando no Metroex. Vim de São Paulo para cursar ciências contábeis na UENP. Apaixonada pela série Friends, amo cachorros, sou muito eclética para música e visto preto quase todos os dias!

No texto de hoje, vou falar um pouco sobre o webinar feito pelo Fábio Assis, que explica como tornar o processo de emissão de certificados mais produtivo. Porém, antes, preciso começar falando algo importante: não existe fórmula mágica que faça o laboratório emitir certificados super rápido. Então, não é isso que você vai encontrar por aqui!

O webinar e o artigo vão te ajudar a entender como essa operação pode ser mais eficiente!

Aqui no texto, vou apenas resumir os pontos principais para facilitar o processo em sua empresa, mantendo em mente a ideia de que não se ganha um cliente por preço, mas pela entrega de um certificado de qualidade, o qual o cliente sabe que não vai ter problemas em auditorias ou com retrabalho.

Se você gostar do que vai ler aqui, pode se aprofundar um pouquinho no assunto assistindo o webinar. Lá no final eu deixo o link de acesso.

Fábrica de certificados

Falar que um laboratório de calibração é uma fábrica de certificados é algo polêmico, mas vamos entender com calma o que isso significa.

Para emitir um certificado, existe um processo e esse processo deve ser feito com agilidade, o que não é a mesma coisa que pressa, já que pressa é ligada a desorganização; enquanto agilidade, a um processo organizado. No webinar, o Fábio explica melhor sobre o assunto.

Todas as fases desse processo de emissão de certificados devem ser feitas com qualidade, pois o certificado é o produto final. Garantindo que todas as fases sejam bem-executadas, o resultado será muito bom e não haverá retrabalho, garantindo a eficácia do processo e, claro, a qualidade do produto final.

Portanto, temos sim uma “fábrica de certificados”, porque há uma linha a ser seguida, como em toda fábrica. Por isso, não fique bravo quando falamos que um laboratório é uma fábrica de certificados, isso não é algo ruim, e sim um sinal de que, como em todo processo, a emissão dos certificados também pode ser mais ágil e segura.

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Para isso, vamos entender quais são as fases do processo dessa fábrica e como isso pode te ajudar a entregar melhor e mais rápido o seu produto final: o certificado.

As fases do processo de emissão

Agora sim posso falar quais são essas fases e como melhorá-las para atingir o objetivo de agilizar o processo de emissão de certificado. São seis etapas, que estão interligadas, vamos lá:

  1. Recebimento: a pessoa encarregada de receber os instrumentos deve conhecê-los bem, pois, dessa forma, a pessoa já vai poder verificar se há realmente como calibrar o produto e, se não houver, o processo termina ali mesmo. Essa etapa deve ser vista como uma triagem;
  2. Análise técnica: aqui será verificado o que realmente o instrumento precisa, parece simples, mas é a base para o comercial. Diferente do recebimento, nessa fase a análise é aprofundada e o cliente saberá exatamente o que será feito nos seus instrumentos;
  3. Comercial: a tarefa nessa parte é ajudar o cliente, formalizando tudo o que aconteceu até então. Para isso, é importante conhecer o cliente, suas especificações e necessidades, assim o cliente terá tranquilidade ao pagar pelo serviço e receber seu instrumento de volta;
  4. Execução: após a aprovação do cliente, a execução poderá ser feita e, se todo o processo tiver sido realizado com qualidade, o técnico poderá realizar o trabalho com confiança, pois ele irá saber exatamente o que foi acordado com o cliente e, assim, tudo o que precisa ser feito;
  5. Faturamento: pode parecer óbvio, mas é importante lembrar que o faturamento também faz parte do todo. Novamente, se o processo estiver correto, o faturamento saberá exatamente o que cobrar e o cliente terá mais confiança no serviço prestado;
  6. Expedição e entrega do certificado: o processo é finalizado, fechando o ciclo. O cliente recebe seu instrumento de volta, sabendo quais foram os procedimentos realizados, e seu certificado, que não trará nenhuma preocupação em auditorias. 

Sem fórmula mágica

Acredito que, depois de ter explicado as fases, fica mais fácil entender que tudo está interligado, por isso é importante manter a qualidade no todo. Não é possível investir em apenas uma etapa para emitir certificados de maneira mais ágil. O ideal é verificar se as etapas estão sendo realizadas de forma correta, pois, dessa maneira, não haverá retrabalho e o produto final, o certificado, será de qualidade.

O resultado sendo de qualidade, o cliente não terá o trabalho de verificar o certificado, ele ficará tranquilo ao passar por uma auditoria, formando uma relação de confiança com você e seu laboratório, e não uma relação pautada apenas em preço. 

Espero que o artigo tenha ajudado a deixar mais claro sobre como tornar o processo mais ágil, porém o texto é um resumo, um primeiro contato com o assunto e, para se aprofundar melhor, convido a assistir o webinar completo.

No vídeo, o Fábio traz maiores detalhes, exemplos de erros comuns em laboratórios e traça todo o cenário ideal para, enfim, tornar o processo de emissão de certificados mais eficaz e com maior qualidade sem precisar de “fórmulas mágicas”. Para assistir o webinar, basta clicar no botão abaixo:

Assista agora!

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