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ISO 9001:2015 – Planejamento de mudanças (Parte 1)

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    Camila Tondelli

    Camila Tondelli

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    Sou formada em Letras Anglo
    Portuguesa na Universidade Estadual do Norte do Paraná, faço parte da equipe de marketing na produção de conteúdo da empresa ForLogic. Adoro curtir a família, amigos e ainda mais se for fazendo um bom churrasco. Você também pode me encontrar no Facebook e Linkedin.

    Com a versão da ISO 9001:2015 alguns requisitos sofreram alterações e um destes itens é o 6.3 Planejamento de mudanças. Para entendermos melhor o que mudou vamos ver o antes e depois do requisito. Na versão 2008 o item era nomeado 5.4.2 Planejamento do sistema de gestão da qualidade:
    A Alta direção deve assegurar que:   a) O planejamento do sistema de gestão da qualidade seja realizado de forma a satisfazer os requisitos citados em 4.1, bem como os objetivos da qualidade, e b) A integridade do sistema de gestão da qualidade seja mantida quando mudanças no sistema de gestão da qualidade são planejadas e implementadas.
    Na ISO 9001:2015, este requisito agora é o 6.3 Planejamento de mudanças:
    Quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática.   A organização deve considerar: a) o propósito das mudanças e suas potenciais consequências; b) a integridade do sistema de gestão da qualidade; c) a disponibilidade de recursos; d) a alocação ou relocação de responsabilidades e autoridades.

    E o que mudou então?

    Na versão 2008, a ISO dizia que a integridade do sistema de gestão não podia ser comprometida quando alterações fossem planejadas e implementadas na organização.
    Já na nova versão, a integridade do sistema ainda deve ser mantida, porém o foco maior deve estar em garantir a eficácia da mudança. Por isso, você deverá considerar o propósito das alterações e suas potenciais consequências, disponibilizar os recursos e atribuir as responsabilidades necessárias, para que a implementação da mudança seja realizada de forma organizada e sistemática na empresa. Além disso, será preciso analisar ainda se novos riscos ou oportunidades foram gerados a partir dessas novas mudanças.

    Quando uma mudança deve ser considerada?

    A ISO 9001:2015 trouxe uma estrutura que fornece uma base sólida para a sustentar a gestão estratégica da empresa, portanto, quando a organização define seu contexto e as partes interessadas, identifica e determina os processos e analisa os riscos e oportunidades que serão tratados e monitorados para alcançar a visão a médio e longo prazo, podem surgir algumas mudanças necessárias para ajustar as coisas e atingir o resultado esperado. Estas alterações podem estar relacionadas com qualquer elemento do processo: entradas, recursos, atividades, saídas, controles, medidas… Enfim, elas devem ser implementadas buscando o aumento da performance do processo para melhorar o resultado, e por isso devem ser executadas conforme foram determinadas. Essas mudanças não ficam restritas apenas aos processos de negócio da organização: podem haver também mudanças no próprio sistema de gestão da qualidade, e essas podem vir a partir do feedback do cliente, feedback de colaboradores, falha do produto, determinação de um risco ou oportunidade, resultados de auditoria interna, não conformidade identificada, avaliação de resultados. Sendo assim, a organização precisa pensar em todos os tipos de alterações necessárias para alcançar os resultados planejados. Quando você analisa todas essas mudanças, você verá que algumas delas precisarão ser cuidadosamente controladas e outras poderão ter um nível baixo ou nenhum controle, principalmente porque essas mudanças “menores” serão monitoradas através das rotinas da empresa. Para distinguir o que precisa de maior planejamento e controle, você pode classificar e priorizar as mudanças através de métodos, como o GUT, e de critérios, como: se a mudança envolver mais de 2 departamentos, ela deverá ser controlada. Você pode também determinar a prioridade das mudanças levando em conta:
    • Consequências da mudança;
    • Probabilidade desta consequência;
    • Impacto sobre os clientes;
    • Impacto sobre as partes interessadas;
    • Impacto nos objetivos de qualidade;
    • Eficácia dos processos que são parte do SGQ;
    Se seus processos estiverem estruturados no ciclo PDCA, fica mais fácil identificar os pontos que podem gerar mudanças, pois todos eles estarão relacionados com a etapa CHECK, ou seja, a etapa que você faz uma análise crítica de algo. Depois de considerar a mudança, é preciso trabalhar para que a nova atividade aconteça de forma planejada e sistemática. Isso ajudará a acabar com mudanças que “finalizam” pela metade ou que não tem controle, deixando a organização sem saber que resultado deu. Por isso é importante definir cronogramas, responsáveis e os recursos necessários para fazer com que essa mudança seja concretizada na rotina da empresa. Quando a empresa muda de forma organizada e sistemática, ela fomenta um processo de evolução, pois aprende a se desenvolver sempre que não tiver os resultados esperados, e segue implementando mudanças até atingir seus objetivos.   Leia todos os artigos do Blog da Qualidade sobre ISO 9001:2015!   Referência APB Consultant

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    10 comentários em “ISO 9001:2015 – Planejamento de mudanças (Parte 1)”

    1. O requisito 5.4.2(versão 2008) foi desdobrado em dois outros requisitos nesta nova versão, e, talvez, uma ferramenta que possa ser utilizada no planejamento deste tipo de mudanças no SGQ seria o SDCA que pode nos ajudar a manter padrões e resultados previamente alcançados mesmo com mudanças significantes no processo.

    2. Olá Monise,
      Uma dúvida:
      Sobre o planejamento de mudanças, TODAS as mudanças devem ser planejadas ou somente as mudanças definidas pela organização, por exemplo, mudanças que tratem de:
      – requisitos de clientes;
      – novas legislações, etc.
      Obrigado!
      Alex

      1. Olá Alex, tudo bem? O que a ISO diz é que você deve planejar mudanças… você é quem define o grau de planejamento que você quer ter para cada nível de mudanças. Só precisa deixar claro isso e então conduzir dentro da sua empresa. Mudanças “repentinas” como essas que você comentou, devem ser trabalhadas como riscos, ou ameaças ou oportunidades, e aí você deverá pelo menos refletir sobre elas e definir uma estratégia. É isso, abraço! 😀

    3. Bom dia Monise,
      Sou do setor de Melhoria Continua de uma empresa, que recentemente era um grupo com mais 2 empresas, no final de 2017 o grupo se separou e tambem este ano, vamos trocar o ERP que usamos. Minha pergunta é quais documentos devemos aprensentar na auditoria para comprovar que as mudanças foram planejadas?

      1. Ola Franciela, tudo bem? A documentação é importante, mas mais importante ainda vai ser contar a história de como essa mudança entrou na lista de prioridades da empresa, como isso foi conduzido, como envolveu outras pessoas, como vocês pensaram no impacto e tudo mais. Se foi realmente planejada, é muito provável, você terá como mostrar isso para o auditor! Não se atenha a documentos apenas.

        Como benchmark, nós, aqui na Forlogic, usamos o Qualiex, então essa “história de mudança planejada” fica registrada lá no nosso software, seja como projeto, plano de ação, ou o que for.

        Forte abraço!

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