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ISO 9001:2015 – Planejamento de mudanças (Parte 1)

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Camila Tondelli

Camila Tondelli

Sou formada em Letras Anglo
Portuguesa na Universidade Estadual do Norte do Paraná, faço parte da equipe de marketing na produção de conteúdo da empresa ForLogic. Adoro curtir a família, amigos e ainda mais se for fazendo um bom churrasco. Você também pode me encontrar no Facebook e Linkedin.

Com a versão da ISO 9001:2015 alguns requisitos sofreram alterações e um destes itens é o 6.3 Planejamento de mudanças. Para entendermos melhor o que mudou vamos ver o antes e depois do requisito.Na versão 2008 o item era nomeado 5.4.2 Planejamento do sistema de gestão da qualidade:
A Alta direção deve assegurar que: a) O planejamento do sistema de gestão da qualidade seja realizado de forma a satisfazer os requisitos citados em 4.1, bem como os objetivos da qualidade, eb) A integridade do sistema de gestão da qualidade seja mantida quando mudanças no sistema de gestão da qualidade são planejadas e implementadas.
Na ISO 9001:2015, este requisito agora é o 6.3 Planejamento de mudanças:
Quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática. A organização deve considerar:a) o propósito das mudanças e suas potenciais consequências;b) a integridade do sistema de gestão da qualidade;c) a disponibilidade de recursos;d) a alocação ou relocação de responsabilidades e autoridades.

E o que mudou então?

Na versão 2008, a ISO dizia que a integridade do sistema de gestão não podia ser comprometida quando alterações fossem planejadas e implementadas na organização.
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Já na nova versão, a integridade do sistema ainda deve ser mantida, porém o foco maior deve estar em garantir a eficácia da mudança. Por isso, você deverá considerar o propósito das alterações e suas potenciais consequências, disponibilizar os recursos e atribuir as responsabilidades necessárias, para que a implementação da mudança seja realizada de forma organizada e sistemática na empresa. Além disso, será preciso analisar ainda se novos riscos ou oportunidades foram gerados a partir dessas novas mudanças.

Quando uma mudança deve ser considerada?

A ISO 9001:2015 trouxe uma estrutura que fornece uma base sólida para a sustentar a gestão estratégica da empresa, portanto, quando a organização define seu contexto e as partes interessadas, identifica e determina os processos e analisa os riscos e oportunidades que serão tratados e monitorados para alcançar a visão a médio e longo prazo, podem surgir algumas mudanças necessárias para ajustar as coisas e atingir o resultado esperado.Estas alterações podem estar relacionadas com qualquer elemento do processo: entradas, recursos, atividades, saídas, controles, medidas… Enfim, elas devem ser implementadas buscando o aumento da performance do processo para melhorar o resultado, e por isso devem ser executadas conforme foram determinadas.Essas mudanças não ficam restritas apenas aos processos de negócio da organização: podem haver também mudanças no próprio sistema de gestão da qualidade, e essas podem vir a partir do feedback do cliente, feedback de colaboradores, falha do produto, determinação de um risco ou oportunidade, resultados de auditoria interna, não conformidade identificada, avaliação de resultados.Sendo assim, a organização precisa pensar em todos os tipos de alterações necessárias para alcançar os resultados planejados. Quando você analisa todas essas mudanças, você verá que algumas delas precisarão ser cuidadosamente controladas e outras poderão ter um nível baixo ou nenhum controle, principalmente porque essas mudanças “menores” serão monitoradas através das rotinas da empresa.Para distinguir o que precisa de maior planejamento e controle, você pode classificar e priorizar as mudanças através de métodos, como o GUT, e de critérios, como: se a mudança envolver mais de 2 departamentos, ela deverá ser controlada.Você pode também determinar a prioridade das mudanças levando em conta:
  • Consequências da mudança;
  • Probabilidade desta consequência;
  • Impacto sobre os clientes;
  • Impacto sobre as partes interessadas;
  • Impacto nos objetivos de qualidade;
  • Eficácia dos processos que são parte do SGQ;
Se seus processos estiverem estruturados no ciclo PDCA, fica mais fácil identificar os pontos que podem gerar mudanças, pois todos eles estarão relacionados com a etapa CHECK, ou seja, a etapa que você faz uma análise crítica de algo.Depois de considerar a mudança, é preciso trabalhar para que a nova atividade aconteça de forma planejada e sistemática. Isso ajudará a acabar com mudanças que “finalizam” pela metade ou que não tem controle, deixando a organização sem saber que resultado deu. Por isso é importante definir cronogramas, responsáveis e os recursos necessários para fazer com que essa mudança seja concretizada na rotina da empresa.Quando a empresa muda de forma organizada e sistemática, ela fomenta um processo de evolução, pois aprende a se desenvolver sempre que não tiver os resultados esperados, e segue implementando mudanças até atingir seus objetivos. Leia todos os artigos do Blog da Qualidade sobre ISO 9001:2015! Referência APB Consultant

Sobre o autor (a)

10 comentários em “ISO 9001:2015 – Planejamento de mudanças (Parte 1)”

  1. O requisito 5.4.2(versão 2008) foi desdobrado em dois outros requisitos nesta nova versão, e, talvez, uma ferramenta que possa ser utilizada no planejamento deste tipo de mudanças no SGQ seria o SDCA que pode nos ajudar a manter padrões e resultados previamente alcançados mesmo com mudanças significantes no processo.

  2. Olá Monise,
    Uma dúvida:
    Sobre o planejamento de mudanças, TODAS as mudanças devem ser planejadas ou somente as mudanças definidas pela organização, por exemplo, mudanças que tratem de:
    – requisitos de clientes;
    – novas legislações, etc.
    Obrigado!
    Alex

    1. Olá Alex, tudo bem? O que a ISO diz é que você deve planejar mudanças… você é quem define o grau de planejamento que você quer ter para cada nível de mudanças. Só precisa deixar claro isso e então conduzir dentro da sua empresa. Mudanças “repentinas” como essas que você comentou, devem ser trabalhadas como riscos, ou ameaças ou oportunidades, e aí você deverá pelo menos refletir sobre elas e definir uma estratégia. É isso, abraço! 😀

  3. Bom dia Monise,
    Sou do setor de Melhoria Continua de uma empresa, que recentemente era um grupo com mais 2 empresas, no final de 2017 o grupo se separou e tambem este ano, vamos trocar o ERP que usamos. Minha pergunta é quais documentos devemos aprensentar na auditoria para comprovar que as mudanças foram planejadas?

    1. Ola Franciela, tudo bem? A documentação é importante, mas mais importante ainda vai ser contar a história de como essa mudança entrou na lista de prioridades da empresa, como isso foi conduzido, como envolveu outras pessoas, como vocês pensaram no impacto e tudo mais. Se foi realmente planejada, é muito provável, você terá como mostrar isso para o auditor! Não se atenha a documentos apenas.

      Como benchmark, nós, aqui na Forlogic, usamos o Qualiex, então essa “história de mudança planejada” fica registrada lá no nosso software, seja como projeto, plano de ação, ou o que for.

      Forte abraço!

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