ISO 9001:2015 – Planejamento de mudanças (Parte 1)

Com a versão da ISO 9001:2015 alguns requisitos sofreram alterações e um destes itens é o 6.3 Planejamento de mudanças. Para entendermos melhor o que mudou vamos ver o antes e depois do requisito.
Na versão 2008 o item era nomeado 5.4.2 Planejamento do sistema de gestão da qualidade:

A Alta direção deve assegurar que:

a) O planejamento do sistema de gestão da qualidade seja realizado de forma a satisfazer os requisitos citados em 4.1, bem como os objetivos da qualidade, e
b) A integridade do sistema de gestão da qualidade seja mantida quando mudanças no sistema de gestão da qualidade são planejadas e implementadas.

Na ISO 9001:2015, este requisito agora é o 6.3 Planejamento de mudanças:

Quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática.

A organização deve considerar:
a) o propósito das mudanças e suas potenciais consequências;
b) a integridade do sistema de gestão da qualidade;
c) a disponibilidade de recursos;
d) a alocação ou relocação de responsabilidades e autoridades.

E o que mudou então?

Na versão 2008, a ISO dizia que a integridade do sistema de gestão não podia ser comprometida quando alterações fossem planejadas e implementadas na organização.
Já na nova versão, a integridade do sistema ainda deve ser mantida, porém o foco maior deve estar em garantir a eficácia da mudança. Por isso, você deverá considerar o propósito das alterações e suas potenciais consequências, disponibilizar os recursos e atribuir as responsabilidades necessárias, para que a implementação da mudança seja realizada de forma organizada e sistemática na empresa. Além disso, será preciso analisar ainda se novos riscos ou oportunidades foram gerados a partir dessas novas mudanças.

Quando uma mudança deve ser considerada?

A ISO 9001:2015 trouxe uma estrutura que fornece uma base sólida para a sustentar a gestão estratégica da empresa, portanto, quando a organização define seu contexto e as partes interessadas, identifica e determina os processos e analisa os riscos e oportunidades que serão tratados e monitorados para alcançar a visão a médio e longo prazo, podem surgir algumas mudanças necessárias para ajustar as coisas e atingir o resultado esperado.
Estas alterações podem estar relacionadas com qualquer elemento do processo: entradas, recursos, atividades, saídas, controles, medidas… Enfim, elas devem ser implementadas buscando o aumento da performance do processo para melhorar o resultado, e por isso devem ser executadas conforme foram determinadas.
Essas mudanças não ficam restritas apenas aos processos de negócio da organização: podem haver também mudanças no próprio sistema de gestão da qualidade, e essas podem vir a partir do feedback do cliente, feedback de colaboradores, falha do produto, determinação de um risco ou oportunidade, resultados de auditoria interna, não conformidade identificada, avaliação de resultados.
Sendo assim, a organização precisa pensar em todos os tipos de alterações necessárias para alcançar os resultados planejados. Quando você analisa todas essas mudanças, você verá que algumas delas precisarão ser cuidadosamente controladas e outras poderão ter um nível baixo ou nenhum controle, principalmente porque essas mudanças “menores” serão monitoradas através das rotinas da empresa.
Para distinguir o que precisa de maior planejamento e controle, você pode classificar e priorizar as mudanças através de métodos, como o GUT, e de critérios, como: se a mudança envolver mais de 2 departamentos, ela deverá ser controlada.
Você pode também determinar a prioridade das mudanças levando em conta:

• Consequências da mudança;
• Probabilidade desta consequência;
• Impacto sobre os clientes;
• Impacto sobre as partes interessadas;
• Impacto nos objetivos de qualidade;
• Eficácia dos processos que são parte do SGQ;

Se seus processos estiverem estruturados no ciclo PDCA, fica mais fácil identificar os pontos que podem gerar mudanças, pois todos eles estarão relacionados com a etapa CHECK, ou seja, a etapa que você faz uma análise crítica de algo.
Depois de considerar a mudança, é preciso trabalhar para que a nova atividade aconteça de forma planejada e sistemática. Isso ajudará a acabar com mudanças que “finalizam” pela metade ou que não tem controle, deixando a organização sem saber que resultado deu. Por isso é importante definir cronogramas, responsáveis e os recursos necessários para fazer com que essa mudança seja concretizada na rotina da empresa.
Quando a empresa muda de forma organizada e sistemática, ela fomenta um processo de evolução, pois aprende a se desenvolver sempre que não tiver os resultados esperados, e segue implementando mudanças até atingir seus objetivos.

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Referência
APB Consultant