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ISO 9001:2015 – Informação Documentada (Parte 1)

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    Monise Carla

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    Auditora Líder ISO 9001:2015, ISO 22000:2018 e ISO 31000:2016. Redatora do Blog da Qualidade e Especialista de Comunicação no Qualiex! Eu ajudo profissionais a resolverem problemas de qualidade por meio de tecnologia e acredito que esse é o primeiro passo para uma vida de Excelência. Gosto de rock, desenho animado e vejo qualidade e excelência em tudo isso. Não me leve tão a sério no Twitter, mas se preferir, você também pode me encontrar no Facebook e Linkedin.

    Desde o lançamento da ISO 9001:2015, o que na versão anterior era documentos e registros, agora chamamos de informação documentada, que é um termo comum das normas ISO e sistemas de gestão que estão aderentes ao Anexo SL.
    Apesar da terminologia nova, os requisitos do item 7.5 não diferem tanto assim da versão 2008, o que fará com que as atividades de controle de documentos não tenham tanto impacto, a maior mudança é que precisamos olhar para os documentos de outra forma e os formatos ficaram mais flexíveis, ou seja, está mais claro que a informação pode estar documentada em qualquer meio, seja este um documento em papel, vídeo, foto, disco de computador, software, etc. O requisito 7.5.1 da ISO 9001:2015 fala sobre as generalidades da Informação documentada:
    O sistema de gestão da qualidade da organização deve incluir:   a) Informação documentada requerida por esta norma; b) Informação documentada determinada pela organização como sendo necessária para eficácia do sistema de gestão da qualidade.   NOTA: A extensão da informação documentada para um sistema de gestão da qualidade pode diferir de uma organização para outra devido:   – ao porte da organização e seu tipo de atividade, processos, produtos e serviços; – à complexidade de processos e suas interações; – à competência de pessoas.
    Esta documentação é a informação que deve ser controlada e mantida pela organização no formato em que ela está contida. Isso significa que se você decidir guardar uma informação em foto, por exemplo, você terá que controlar e manter neste formato, tomando os cuidados e medidas necessárias para isso, ou seja, a foto terá um código? Você tem um lugar apropriado para guardar, identificar e conseguir encontrar a foto quando necessário? Independente dos formatos que você decidir trabalhar, você deve guardar informações pertinentes ao:
    • sistema de gestão da qualidade, incluindo processos relacionados;
    • informação que foi criada para que a organização possa operar (documentação);
    • evidência de resultados alcançados (registros).
    Um dos objetivos da revisão da ISO 9001:2015 é tornar a documentação exigida pela organização mais relevante para os resultados da organização, ou seja, não é para cair na constante avalanche de documentação sem propósito, é para ter a informação documentada necessária para apoiar o crescimento da organização e evidenciar esses resultados. Desta forma, nós começamos a entender a documentação e o seu controle como parte do apoio necessário para se alcançar a estratégia da empresa. A partir dessa mudança de mentalidade, precisamos fazer uma análise crítica dos documentos existentes e identificar oportunidades de otimizar nosso sistema, ou seja, eliminar, unificar ou criar documentos, se necessário. Você pode começar este trabalho perguntando:
    • TODOS nossos documentos estão contribuindo para cumprirmos o nosso planejamento estratégico?
    • Todos são entradas, saídas ou meio de um processo que tem um indicador? Ou seja, contribui para algum resultado relevante da organização?
    • Entrega algum valor para as partes interessadas que eu defini como importantes?
      Leia todos os artigos do Blog da Qualidade sobre ISO 9001:2015!

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    9 comentários em “ISO 9001:2015 – Informação Documentada (Parte 1)”

    1. Olá, após ler este conteúdo, tive o seguinte pensamento.
      Como a norma resolveu simplificar os processos / procedimentos / etc., seria possível e conforme, a criação de um único documentos, como se fosse o “Manual da Organização”, onde entraria todas as áreas e nele descreveria os processos macros, levantando os pontos de registros para medição e acompanhamento das entradas e saídas. Será que este pensamento tem procedência ?
      Forte Abraço.

      1. Olá Denis! Pelo que eu entendi, você está falando de mapeamento de processos, e sim essa atividade é fundamental para ter uma visão geral dos processos da sua empresa e melhorar sua gestão, mas não que seja uma informação documentada obrigatória, seria para melhorar sua gestão, tudo bem? Convido você a ler alguns artigos no Blog da Qualidade falando sobre gestão de processos: https://blogdaqualidade.com.br/category/gestao-de-processos/. Abraço!

    2. Rubens Alexandre de Arruda

      Boa noite.
      Muito bom artigo. Sua colocação dos tipos de armazenamento das informações foi perfeita. Com o avanço das tecnologias nas empresas, os registros são cada vez mais amigáveis e de forma simples, de prática recuperação e entendimento. A nuvem e os sistemas web estão aí para comprovar. E a versão 2015 da ISO 9001 é flexível neste sentido.

    3. A nova estrutura da norma facilita e muito a decisão quanto a necessidade e importância de uma informação documentada(um procedimento). Se implantarmos os requisitos em ordem sequencial, ao chegarmos no item 4.4 e analisarmos os processos e interações dentro do nosso SGQ, a viabilidade e praticidade de um procedimento ficará nítida, e poderemos optar em talvez não implantar um procedimento para o processo. Se partirmos do ponto de analisarmos o processo AS-IS e estrategicamente propormos um TO-BE poderemos alinhar até mesmo a necessidade de um registro documentado no processo, algo que sem sombra de dúvida desincharia e muito o sistema documentado do SGQ. Porém cabe análise, principalmente se a empresa estiver implantando os requisitos da norma, levando em consideração a familiaridade dos colaboradores, a estrutura informal e formal da organização, porém, isso já é assunto para a questões internas da organização (requisito 4.1).

    4. Monise, Boa Noite.
      Nesta nova abordagem podemos considerar que procedimentos relacionados aos processos de elaboração, emissão, revisão, aprovação, cópias, distribuição de documentos oficiais não se fazem mais necessários?

      1. Olá Sávio. Acho que não precisa ser tão radical assim. Cabe uma avaliação se os documentos são necessários, e isso dependerá da complexidade do processo e assim por diante. Lembre-se, a informação documentada é um APOIO para a execução do processo! Obviamente a decisão é sua, mas é importante fazer essa avaliação criteriosamente.

        1. Ola Monise. Obrigado pelas considerações. A propósito, você aceitaria um convite para palestrar na Universidade Metodista de São Paulo aos alunos do curso de gestão da qualidade?

    5. Pingback: ISO 9001:2015 – 4.3 Determinando o escopo do sistema de gestão da qualidade (parte 2) - Blog da Qualidade

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