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Reuniões produtivas: Elas existem?

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    Aryana Martins

    Aryana Martins

    Na minha adolescência eu adorava assistir ao Globo Repórter, principalmente quando o assunto era relacionado a algo pouco conhecido, como um lugar inexplorado, um mistério da ciência ou uma descoberta recente. Ainda lembro das chamadas para o programa, onde o apresentador lançava o tema e jogava uma série de perguntas, atiçando a curiosidade dos telespectadores. Foi nisso que me inspirei para definir o título do artigo de hoje, pois o que vamos abordar é uma revelação desejada por muitos profissionais: o segredo para realizar reuniões produtivas.

    Reunião é aquela coisa que toda empresa faz, independente do porte, segmento ou faturamento. Uma ferramenta que é amada por alguns e odiada por muitos, dizem até que muitas delas, poderiam ser substituídas por um e-mail. Trata-se daqueles momentos em que várias pessoas da empresa se juntam, de forma presencial ou remota, para tratar sobre um ou vários assuntos, apresentam informações, discutem sobre a pauta (e às vezes sobre o resultado do futebol, a cotação do dólar, o cenário político etc.) e depois encerram o evento, muitas vezes com a sensação de que não fizeram nada.

    Você já passou por isso? Eu já passei e vou confessar que estou no time daqueles que odeiam momentos assim. Por isso apresentarei adiante algumas estratégias que adoto para tornar as reuniões mais produtivas e eficazes. Continue lendo para entender que com organização e controle isso é possível.

    Etapas para realizar uma reunião produtiva

    Uma forma simples e funcional para realizar uma boa reunião é entender que ela é um processo, que pode ser organizado em três etapas principais: O antes, o durante e o depois. Cada um destes momentos exige preparação e condução adequadas e é isso que vai assegurar aquela sensação de missão cumprida no final. Vamos entender como podemos nos preparar para cada um deles.

    Antes da reunião

    Toda reunião nasce da necessidade de definir alguma coisa em conjunto com outras pessoas. Essa é uma abordagem bem genérica e se você deseja que a sua reunião seja produtiva, deve preocupar-se em definir alguns pontos essenciais antecipadamente, como: A definição clara destas informações permitirá seguir para o próximo passo, que seria:

    • Definir a data, o horário, o local e o método (presencial ou remoto);
    • Convidar os participantes para a reunião;
    • Disponibilizar documentos para leitura dos envolvidos, se necessário;
    • Solicitar que os participantes preparem algum material para apresentação no evento, se for o caso;
    • Organizar a infraestrutura necessária, dependendo do método adotado. Se for presencial, deve-se reservar o local e assegurar que os equipamentos necessários estarão disponíveis. Se for remota, deve-se definir qual aplicativo será utilizado e confirmar se todos os participantes já estão habituados com o uso da ferramenta.

    Durante a reunião

    É recomendável que reunião tenha um mediador, alguém que assuma a responsabilidade de controlar o tempo, moderar as discussões e tão importante quanto tudo isso: Elaborar a ata, esse documento de nome tão pequeno,  é fundamental para garantir que os objetivos da reunião sejam alcançados. Falarei mais sobre isso adiante, pois quero primeiramente apresentar alguns cuidados importantes para o momento no qual a reunião está acontecendo:

    A importância da ata de reunião

    Uma ata de reunião não precisa ser complicada, muito pelo contrário, quanto mais simples melhor. O importante mesmo é que ela contenha todas as informações definidas durante a reunião realizada. É interessante que a sua empresa tenha um padrão previamente estabelecido para este documento, pois isso facilitará o uso e o controle das informações. Acredito que um bom modelo de ata deve conter, pelo menos:

    • As informações sobre a reunião, tais como a data, hora, nome dos participantes, pauta discutida, responsável pelo preenchimento da ata;
    • Local para apresentar as decisões tomadas que não geram ações, mas são informações que devem ficar registradas;
    • Espaço para registrar as ações a serem realizadas. É importante considerar que devem ser definidos a ação, o responsável e o prazo previsto para realização.
    • Campo para assinatura dos participantes.

     Depois da reunião

    Dizem que uma reunião só acaba quando vira ação e eu acredito nisso. Para finalizar  com chave de ouro, assegure que a ata seja enviada para todos os participantes sem demora indevida.

    Concluindo

    Talvez a dificuldade em fazer boas reuniões aconteça porque as pessoas tentam complicar, por isso recomendo que você não burocratize e faça o óbvio. Seja simples, reúna as pessoas certas e faça acontecer. Você vai descobrir duas coisas:

    1. Não precisa ter medo de ir na cozinha a noite e encontrar um link de reunião;
    2. Nem toda reunião pode ser substituída por e-mail.

    Por isso, desejo muitas reuniões produtivas para você e sua equipe.

     

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